Debiteurenbeheer is een uitdagend aspect van het runnen van een bedrijf. Veel ondernemers proberen de klassieke tips te volgen: stuur op tijd facturen, volg ze regelmatig op en zorg ervoor dat de betalingsvoorwaarden duidelijk zijn. Succesvol debiteurenbeheer kan echter verder gaan dan dat. We benoemen een aantal minder alledaagse tips die je kunnen helpen om niet alleen het proces soepeler te laten verlopen, maar om ook je relatie met de klant te versterken.

1. Maak vroegtijdig betalen interessanter

De meeste bedrijven hebben wel al gehoord van boetes voor te late betalingen, maar waarom zou je het niet eens omdraaien en beloningen aanbieden voor een vroegtijdige betaling? Door bijvoorbeeld een kleine korting (bijvoorbeeld 2-3%) te geven als een klant binnen een week na ontvangst van de factuur betaalt, creëer je een stimulans voor een snellere afhandeling. Deze aanpak kan je cashflow aanzienlijk verbeteren en creëert een win-winsituatie voor zowel jou als je klant.

2. Bouw een relatie op met debiteuren

Het klinkt misschien niet direct als een debiteurenbeheerstrategie, maar investeren in een goede relatie met je klanten kan écht een verschil maken. Wanneer je een klant persoonlijk kent en er wederzijds respect is, zijn klanten vaak meer geneigd om jou als prioriteit te zien wanneer facturen betaald moeten worden. Een vriendelijke relatie kan ervoor zorgen dat een klant sneller bereid is om betalingen te voldoen en om zich aan afspraken te houden.

3. Automatisering én menselijk contact

Automatisering is tegenwoordig overal en is zeker een meerwaarde. Met de juiste software kun je geautomatiseerde herinneringen instellen en betalingen eenvoudiger opvolgen. Toch kan automatisering wat kil overkomen als het te ver wordt doorgevoerd. Debiteuren hebben ook wel door dat het gaat om een geautomatiseerd mailtje en dat schrikt hen niet wakker. Daarom is het essentieel om ook menselijk contact te onderhouden. Wanneer een klant een geautomatiseerde herinnering negeert, kan een vriendelijk, persoonlijk telefoontje vaak het verschil maken en de klant over de streep trekken om toch te betalen.

4. Analyseer de betalingsgeschiedenis

Doorspit de betalingspatronen van je klanten om te achterhalen wie structureel te laat betaalt en waarom. Deze inzichten kunnen helpen om potentiële problemen vroegtijdig te herkennen en op te lossen. Als je merkt dat een klant altijd te laat betaalt, maar wel betrouwbaar is, kun je overwegen om aangepaste voorwaarden met deze klant af te spreken. Door je factureringsvoorwaarden aan te passen aan het specifieke betaalgedrag van klanten, kun je problemen voorkomen en tegelijkertijd je klanttevredenheid verbeteren.

5. Personaliseer herinneringen

Veel facturen en betalingsherinneringen zijn nogal standaard en onpersoonlijk. Door je herinneringen te personaliseren, kun je de kans op een snelle betaling vergroten. Gebruik bijvoorbeeld de voornaam van de klant in je e-mails en verwijs naar eerdere gesprekken of afspraken. Een persoonlijke benadering maakt dat een klant zich meer betrokken voelt.

6. Gebruik humor waar het kan

Dit klinkt misschien als een vreemde tip, maar humor kan een krachtig instrument zijn. Een speelse herinnering kan soms veel effectiever zijn dan een serieuze boodschap. Een e-mail die begint met een luchtige opmerking kan een glimlach op het gezicht van de klant toveren en de klant motiveren om snel te betalen. Wees wel voorzichtig met humor, want niet elke situatie is er geschikt voor.