Wanneer een bedrijf software maakt of koopt, komt er heel wat bij kijken. Dit is ook het geval op het gebied van boekhouding. Software gaat niet alleen over de software die je op je computer of smartphone gebruikt, zoals een tekstverwerker of een app, maar ook over de diepere software die ervoor zorgen dat je toestellen en machines correct werken. In de boekhoudwereld wordt dit onderscheid ook gemaakt: de software die je direct gebruikt, wordt boekhoudkundig anders behandeld dan de software die in je toestellen zit ingebouwd.

Twee soorten software: applicatiesoftware en firmware

Als we het hebben over de software die je gebruikt voor bijvoorbeeld je administratie of om klantenbestanden te beheren, dan praten we over applicatiesoftware. Deze wordt apart bekeken in de boekhouding. Over het algemeen gaat het gewoon om een kost die als dusdanig in de boekhouding wordt verwerkt.

De software die ervoor zorgt dat je computer, telefoon of machine opstart en werkt, is een ander verhaal. Dit wordt de firmware genoemd. De firmware wordt samen met de fysieke onderdelen van je toestel, zoals de chips en de batterij, als één geheel beschouwd. Stel je voor dat je een computer koopt, dan wordt die computer met alles erop en eraan in de boeken gezet, niet de software en de hardware apart. Dit alles wordt dan samen als een investering (actief) beschouwd en net als andere investeringen afgeschreven. Er is wel een speciale regel voor bedrijven die zelf software ontwikkelen die ervoor zorgt dat hun eigen apparaten en systemen werken. Voor deze bedrijven gelden dezelfde regels als voor de software die je gebruikt om taken uit te voeren (applicatiesoftware).

Software als activum

Volgens de wet van 30 juni 1994 is software een vermogensbestanddeel. Dit maakt software een bezit dat potentieel als activa kan worden beschouwd. Wanneer een bedrijf geld uitgeeft aan het kopen of maken van software, rijst dan ook de vraag of deze uitgaven op de balans kunnen worden gezet.

Om software-uitgaven als activa te herkennen, moeten ze bijdragen aan de bedrijfsactiviteiten en moet er een toekomstig economisch voordeel van verwacht worden. Dit betekent dat als software langdurig gebruikt zal worden binnen de onderneming, het gezien wordt als een vast actief. Dit komt overeen met Europese richtlijnen die aangeven dat software geactiveerd wordt als vast actief wanneer deze duurzaam ingezet wordt voor de activiteiten van het bedrijf. Het bijzondere aan software is dat, hoewel het fysiek kan bestaan op zaken als papieren, schijfjes of chips, het in wezen gaat om de fysieke manifestatie van een intellectueel werk. Daarom wordt software in de boekhouding behandeld als een immaterieel vast actief.

Als de software niet aan deze voorwaarde van duurzaam gebruik voldoet, wordt het beschouwd als voorraad of als een bestelling in uitvoering.

Verkregen applicatiesoftware voor intern gebruik

Bij standaardsoftware koopt een bedrijf eigenlijk een licentie om de software te gebruiken. Dit betekent dat het bedrijf betaalt voor het recht om de software te gebruiken, niet voor het eigendom van de software zelf. De maker van de software behoudt namelijk het auteursrecht. Deze kosten voor het verkrijgen van de licentie kunnen worden opgenomen op de balans als een immaterieel vast actief onder de post van concessies, octrooien, licenties en dergelijke. De waarde van deze software wordt dan over de nuttige levensduur afgeschreven, wat inhoudt dat de kosten geleidelijk worden afgetrokken over de jaren dat de software naar verwachting zal worden gebruikt.

Voor software op maat, software die specifiek is ontwikkeld om aan de unieke behoeften van een bedrijf te voldoen, kan het auteursrecht soms worden overgedragen aan de koper, waardoor het bedrijf een intellectueel eigendomsrecht op de software verkrijgt. De aanschafwaarde omvat dan zowel de koopprijs als de bijkomende kosten die nodig zijn om de software operationeel te maken. Net als bij standaardsoftware wordt deze investering geboekt als een immaterieel vast actief en over de verwachte gebruiksduur afgeschreven.

Verkregen applicatiesoftware voor commercialisatie

Wanneer een bedrijf software koopt om deze te verkopen, al dan niet na aanpassingen, zijn er verschillende manieren waarop deze transactie in de boekhouding kan worden verwerkt.

Als het bedrijf alleen het recht krijgt om de software door te verkopen, zonder wijzigingen aan te mogen brengen, wordt deze software beschouwd als een deel van de voorraad. In de boekhouding valt deze dan onder de categorie Handelsgoederen. Dit is vergelijkbaar met de behandeling van fysieke producten die voor doorverkoop zijn aangeschaft. Als het bedrijf echter het recht verkrijgt om de software aan te passen of te wijzigen, verandert de situatie. In dit geval wordt de software niet langer als een eenvoudig door te verkopen goed beschouwd. Door de mogelijkheid en het recht om de software aan te passen, krijgt het een meer blijvende waarde voor het bedrijf. Daarom wordt de software in de boekhouding opgenomen als een immaterieel vast actief.

Als het bedrijf besluit de software te vermenigvuldigen voor verkoop, worden de nog niet verkochte exemplaren beschouwd als gereed product en opgenomen in de voorraad. Dit is vergelijkbaar met hoe onverkochte, fysieke producten die klaar zijn voor verkoop worden behandeld in de boekhouding.

Zelf ontwikkelde applicatiesoftware voor intern gebruik

Bij zelf ontwikkelde applicatiesoftware voor intern gebruik, moet men nauwkeurig kijken naar de regels rond het boeken van immateriële vaste activa. Belangrijk is dat deze activa duidelijk moeten bijdragen aan het doel of de concurrentiepositie van de onderneming, goed gedefinieerd moeten zijn en toekomstige economische voordelen moeten bieden. De uitgaven moeten direct verband houden met het project en apart kunnen worden geïdentificeerd. Ook moeten de technische en financiële uitvoerbaarheid bewezen zijn, wat inhoudt dat het management over de nodige middelen beschikt of dat het een en ander redelijkerwijs verwacht kan worden.

De kosten die in aanmerking komen voor activering zijn de directe kosten en eventueel een deel van de indirecte kosten en rentekosten die zijn gerelateerd aan de financiering van het project. Dit gebeurt vanaf het moment dat de onderneming besluit te investeren in een duidelijk afgebakend project met bewezen haalbaarheid. De uitgaven gerelateerd aan de programmering, het testen en in sommige gevallen het onderhouden van de software, kunnen worden geactiveerd. Deze geactiveerde kosten worden dan opgenomen onder de post van immateriële vaste activa en moeten worden afgeschreven.

Zelf ontwikkelde applicatiesoftware voor commercialisatie

Bij zelf ontwikkelde software die bedoeld is voor de verkoop, zijn er twee hoofdcategorieën: software op maat gemaakt voor specifieke klanten en intern ontwikkelde standaardsoftware. Software op maat valt onder de boekhoudkundige behandeling van bestellingen in uitvoering. Dit betekent dat de uitgaven voor dergelijke softwareprojecten worden gevolgd totdat het project is voltooid en geleverd aan de klant.

Voor intern ontwikkelde standaardsoftware is de commerciële levensvatbaarheid cruciaal. Dit houdt in dat er een marktonderzoek moet aantonen dat er een directe en meetbare opbrengstenstroom van het product kan worden verwacht. Bovendien moet aangetoond worden dat er voldoende financiële middelen beschikbaar zijn om het product op de markt te brengen. Als aan deze voorwaarden is voldaan, worden de initiële uitgaven voor de ontwikkeling van de standaardsoftware als immaterieel vast actief geboekt, terwijl de kosten van nog niet verkochte reproducties als voorraad worden aangemerkt.