Het beschermen van bedrijfsgeheimen is van groot belang voor elke zelfstandige. Dit kan gaan om commerciële geheimen, zoals klantenlijsten en prijsafspraken, maar ook om technologische innovaties of andere bedrijfskennis. Het beschermen van deze geheimen kan helpen om een concurrentievoordeel te behouden en kan voorkomen dat de concurrentie dezelfde informatie gebruikt. In dit artikel bespreken we enkele manieren waarop een zelfstandige zijn bedrijfsgeheimen kan beschermen.

Wat is een bedrijfsgeheim?

Bedrijfsgeheimen is een verzamelnaam voor informatie die van belang is voor de bedrijfsvoering en die geheimgehouden wordt om een bepaald voordeel te hebben en te behouden. Dit kan gaan om een scala aan informatie, zoals een klantenbestand, werkprocessen, technische kennis, een concept, software, onderzoeksgegevens, een strategie, contracten, formules en recepten enzovoort. Bedrijfsgeheimen kunnen van groot belang zijn voor een bedrijf en bescherming ervan is daarom van groot belang. Om voor bescherming in aanmerking te komen, moeten bedrijfsgeheimen aan drie voorwaarden voldoen: de informatie moet geheim zijn, de informatie moet commerciële waarde hebben en de ondernemer moet redelijke maatregelen treffen om de geheimhouding te verzekeren.

Vertrouwelijkheidsovereenkomsten

Een van de beste manieren om bedrijfsgeheimen te beschermen, is door het afsluiten van vertrouwelijkheidsovereenkomsten met werknemers, consultants of andere derden die toegang hebben tot de geheimen. Een dergelijke overeenkomst verbiedt de andere partij om de geheimen te delen of te gebruiken voor eigen doeleinden. Soms spreken we ook wel eens over geheimhoudingsverklaringen of NDA’s (non-disclosure agreements). Aan dergelijke overeenkomsten kunnen sancties worden gekoppeld, zoals een boetebeding.

Encryptie en beveiliging

Encryptie is een techniek waarmee informatie kan worden beveiligd. Door gegevens te versleutelen, kan deze alleen worden gelezen door degene met de juiste sleutel. Men kan de informatie niet onderscheppen. Dit is een efficiënte manier om bedrijfsgeheimen te beschermen, vooral als deze geheimen digitaal worden opgeslagen of verzonden. Fysieke beveiliging is een andere manier om bedrijfsgeheimen te beschermen. Dit kan gaan om de beveiliging van gebouwen, kluizen of documenten. Hierdoor kan worden voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de geheimen. En uiteraard mag ook het belang van andere vormen van beveiliging, zoals digitale beveiliging, niet worden onderschat. Daarbij is onder meer het i-DEPOT noemenswaardig. Dit is een digitale kluis waarin het bedrijfsgeheim veilig kan worden opgeslagen.

Beperkte toegang

De toegang tot bedrijfsgeheimen beperken, is een effectieve manier om bedrijfsgeheimen te beschermen. Hiermee kan worden bepaald wie toegang heeft tot welke geheimen en onder welke omstandigheden. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een systeem met gebruikersnamen en wachtwoorden. Beperk niet alleen de toegang, maar registreer ook de logs. Zo weet je wie zich op welk moment toegang heeft verschaft tot de bedrijfsgeheimen.

Bescherming door patenten

In plaats van het bedrijfsgeheim te beschermen, kan je ook overwegen om een patent aan te vragen. Je verliest dan een stukje geheimhouding, omdat bepaalde gegevens publiek worden gemaakt, maar het doel wordt wel bereikt: voorkomen dat een ander je uitvinding namaakt. Patenten en octrooien kunnen worden aangevraagd voor allerlei soorten uitvindingen, zoals machines, processen en samenstellingen. Het aanvragen van een patent kan een tijdrovend en kostbaar proces zijn, maar het biedt wel een sterk bescherming voor bedrijfsgeheimen die gerelateerd zijn aan technologische innovaties.