Voor starters blijkt de btw-aangifte vaak heel lastig te zijn. En dat heeft alles te maken met de fiscale scheidingslijn: wat aftrekbaar is in de inkomstenbelasting is dat nog niet automatisch voor de btw waar striktere vereisten en bijzondere regels gelden. Toch is het belangrijk om de btw-aangifte tijdig en accuraat in te dienen, want de btw-boetes kunnen hoog oplopen. Tenzij je natuurlijk niet btw-plichtig bent of geniet van de btw-vrijstellingsregeling. Dan hoef je je over de btw-aangifte natuurlijk geen zorgen te maken.

De btw-aangifte: wat geef je aan?

In de btw-aangifte wordt het verschil gemaakt tussen de ontvangen en de betaalde btw. Echter is het vaak iets ingewikkelder omdat de betaalde btw niet altijd integraal mag worden afgetrokken. Denk bijvoorbeeld aan de aftrekbaarheidsbeperkingen die aan wagens zijn verbonden of aan het privégebruik ervan. Daarmee rekening houdende is het verder vrij eenvoudig: het verschil tussen de ontvangen en de (aftrekbare) betaalde btw stort je door of krijg je terug. In theorie althans, want in de praktijk is het toch nog steeds iets ingewikkelder.

Forfaitaire btw-regeling

In sommige gevallen kan je ook opteren voor een forfaitaire btw-regeling. Indien maar weinig facturen worden uitgereikt, kan dat immers een optie zijn. Denk bijvoorbeeld aan kapsalons of horecagelegenheden. Anderzijds is dat geen verplichting en is dat lang niet altijd interessant.

Wanneer btw-aangifte doen?

In principe moet je de btw-aangifte indienen op de twintigste van de maand volgende op het einde van de betrokken maand (maandaangifte) of het betrokken kwartaal (kwartaalaangifte). Echter is het iets ingewikkelder dan dat.

Maandelijkse btw-aangifte

In principe moet de btw-aangifte maandelijks gebeuren. Dit wil zeggen dat je op de twintigste van de maand, op feestdagen of tijdens weekends te verschuiven naar de eerstvolgende werkdag, de aangifte van de vorige maand moet doen. Indien je de btw-aangifte maandelijks moet indienen maar voldoet aan de voorwaarden voor een kwartaalaangifte (zie verder), kan je vrijwillig overstappen naar het stelsel van de kwartaalaangifte. Echter is een goedkeuring van de btw-administratie dan wel noodzakelijk.

Btw-aangifte per kwartaal

De meeste starters zullen hun btw-aangifte echter per kwartaal indienen. Dan moet je de twintigste van de maand volgende op het einde van het kwartaal, de btw-aangifte indienen. Ook hier kan er een verschuiving zijn naar de eerstvolgende werkdag.

Opdat je elk kwartaal jouw aangifte mag doen, mag jouw jaaromzet wel niet hoger zijn dan 2,5 miljoen euro excl. btw. Bovendien gelden er voor een aantal sectoren (bv. de handel in energieproducten) afwijkende grensbedragen. De keuze voor een kwartaalaangifte moet uitdrukkelijk worden gemaakt. Indien je een kwartaalaangever bent en de betrokken jaaromzetgrens overschrijdt, zal je verplicht over moeten stappen naar de maandelijkse btw-aangifte. Een vrijwillige overstap is hier eveneens mogelijk.

Extra marge tijdens de zomermaanden

Tijdens de zomermaanden krijg je zowel voor de maandelijkse aangifte als voor de kwartaalaangifte enkele weken extra om jouw btw-aangifte in te dienen en de btw door te storten. Ook voor de intracommunautaire opgaven is dat overigens het geval. Zo kan je extra lang aan het zwembad vertoeven.

Sancties bij laattijdige btw-aangifte

Bij een laattijdige indiening kan (en zal) de btw-administratie een boete opleggen. Bovendien kan men de aanvraag tot terugbetaling weigeren of kan men een bijzondere rekening mits strikte controles opleggen. En vooral dat laatste moet je absoluut vermijden!

Hoe btw-aangifte indienen?

Het indienen van de btw-aangifte moet online gebeuren. Hiervoor dien je de Intervat-toepassing van de FOD Financiën te gebruiken. Tegenwoordig hoef je niet langer over een kaartlezer of over tokens te beschikken. Je kan immers ook de nieuwste tools zoals ItsMe gebruiken om in te loggen bij de digitale overheid.

Op aanvraag kan je de toestemming verkrijgen om een papieren aangifte in te dienen. Deze aanvraag moet je motiveren. Het niet beschikken over een computer of internet volstaat om zo’n toestemming te verkrijgen. Bij een papieren aangifte is het wel belangrijk dat de aangifte op de twintigste dag van de volgende maand (behoudens verlenging tot de eerstvolgende werkdag) in het scanningscentrum aankomt. Je moet jouw aangifte dus al vroeger op de bus doen.

Natuurlijk kan je een boekhouder zoeken om de btw-aangifte voor jou te doen, maar eigenlijk kan je het dus ook perfect zelf doen. De meeste boekhoudprogramma’s zullen jou immers automatisch een overzicht bezorgen met daarop de bedragen die je online dient aan te geven.

Doorstorten en terugbetaling btw

De deadline voor het indienen van de btw-aangifte is ook de deadline voor het doorstorten van de btw. De vroegere kwartaalvoorschotten werden in 2017 afgeschaft. Het decembervoorschot blijft wel behouden.

Voor het doorstorten van de btw moet je de correcte gestructureerde mededeling gebruiken. De gestructureerde mededeling bestaat uit het ondernemingsnummer. Dit is een nummer van 12 cijfers, namelijk: het btw-nummer zonder de vermelding “BE”. De gestructureerde mededeling is eveneens weergegeven op de voorgedrukte overschrijvingsformulieren.

Decembervoorschot btw-aangifte

In december moet men de verschuldigde btw reeds vooraf betalen, in plaats van de integrale doorstorting op 20 januari van het volgende jaar. Dit is het zogenoemde decembervoorschot. Een kerstcadeau voor de overheid, zou je het ook wel kunnen noemen. Het voorschot heeft betrekking op de periode tot en met 20 december en het voorschot is door te storten tegen ten laatste 24 december.

Omdat het niet voor iedereen mogelijk is om op korte termijn zijn administratie in orde te maken, mag het voorschot ook gelijk zijn aan de verschuldigde btw van de vorige btw-aangifte. Het betaalde decembervoorschot wordt uiteindelijk bij de volgende betaling in mindering gebracht. Indien er sprake is van een btw-tegoed dien je een nihilaangifte te doen.

Terugbetaling btw

Indien het verschil tussen de betaalde en de ontvangen btw in jouw voordeel is, kan je ook btw terugkrijgen. Terugkrijgen is echter moeilijker dan betalen. Zo moeten jouw bankgegevens wel gekend zijn. Bovendien moet aan een aantal extra voorwaarden zijn voldaan. Zo moet jouw btw-aangifte tijdig zijn ingediend (net zoals de voorgaande btw-aangiftes). Je moet de terugbetaling ook uitdrukkelijk aanvragen en tot slot moet het bedrag van het btw-tegoed de toepasselijke grenzen overschrijden.

Ongeveer zes tot tien weken na de aanvraag tot terugbetaling zal je het btw-restant ontvangen. Indien de btw niet wordt terugbetaald, wordt het overgedragen.

Wat als je de btw-aangifte te laat of foutief indient?

De btw-administratie is heel strikt en staat geen fouten of laattijdigheden toe. Wie zijn btw-aangifte te laat indient, zal dan ook altijd een fikse boete in de bus krijgen. Maar ook wanneer je een fout begaat tijdens het invullen van jouw btw-aangifte loop je tegen dergelijke boetes aan.

Daarom is het belangrijk dat je ofwel de btw-aangifte door jouw boekhouder laat doen, ofwel gebruikmaakt van een geschikt boekhoudprogramma dat concreet aangeeft wat je voor jouw btw-aangifte moet invullen. Zo loop je niet tegen onaangename verrassingen aan.

Zijn er nog andere verplichtingen?

Uiteraard moet je een bewijskrachtige administratie voeren omdat ook btw-controles niet ongewoon zijn. Hiernaast moet je een jaarlijkse klantenlisting indienen. Dit is een lijst van alle Belgische klanten die over een btw-nummer beschikken. Ook het indienen van een intracommunautaire lijst met buitenlandse klanten is verplicht. Zo’n intracommunautaire lijst moet elk kwartaal worden ingediend.

Net zoals de btw-aangifte moet je ook deze 2 lijsten online indienen via de toepassing van Intervat. Wij maakten alvast een overzicht met goede boekhoudprogramma’s die ook de btw-aangifte vereenvoudigen. Dat maakt de zoektocht naar een geschikt boekhoudprogramma veel eenvoudiger.