Bij de stopzetting van een eenmanszaak eindigen niet alleen de commerciële activiteiten. Ook fiscaal en administratief moet de onderneming correct worden afgesloten. Een belangrijk aandachtspunt is de btw-correctie op goederen en investeringen die tijdens de activiteit beroepsmatig werden gebruikt. Denk aan machines, computers, voertuigen, kantoorinrichting of voorraad. Wanneer op die aankopen eerder btw werd afgetrokken, kan bij de stopzetting een herziening of afrekening nodig zijn. Een correcte waardering van de activa en een tijdige stopzettingsaangifte voorkomen discussies met de btw-administratie.

De stopzetting officieel doorgeven

Wie een btw-activiteit volledig en definitief stopzet, moet dit binnen de maand melden aan de btw-administratie. Dat gebeurt via formulier 604C, dat verplicht online wordt ingediend via de toepassing e604. De indiening kan door de ondernemer zelf gebeuren, maar ook via een accountant of een erkend ondernemingsloket. Na verwerking wordt het btw-nummer stopgezet en volgt doorgaans een kennisgeving via eBox of MyMinfin. De stopzetting van het btw-nummer staat daarnaast niet los van de Kruispuntbank van Ondernemingen. Ook de inschrijving in de KBO moet worden aangepast of geschrapt via een ondernemingsloket.

De timing is belangrijk. Een laattijdige melding kan leiden tot administratieve problemen, mogelijke boetes en bijkomende verplichtingen. Bovendien blijven bepaalde btw-formaliteiten bestaan, ook nadat de economische activiteit feitelijk is beëindigd. Zo moet de laatste periodieke btw-aangifte nog worden ingediend, net als de jaarlijkse klantenlisting indien die van toepassing is.

Wat gebeurt er met de goederen van de zaak?

Bij een eenmanszaak bestaat er juridisch geen aparte vennootschap die eigenaar is van de bedrijfsgoederen. Toch maakt de boekhouding wel een onderscheid tussen privégebruik en beroepsgebruik. Goederen die beroepsmatig werden aangekocht en waarvoor kosten of btw werden ingebracht, verdwijnen bij de stopzetting niet zomaar uit de administratie.

Wanneer de ondernemer goederen uit de beroepssfeer haalt en privé blijft gebruiken, wordt dit fiscaal behandeld alsof de goederen aan zichzelf worden overgedragen. Voorbeelden zijn een laptop die privé wordt behouden, een bestelwagen die niet langer beroepsmatig wordt gebruikt of kantoorinrichting die thuis blijft staan. In dat geval moet een waarde worden bepaald die overeenkomt met de marktwaarde op het moment van de stopzetting. Die marktwaarde is niet noodzakelijk gelijk aan de boekwaarde of restwaarde in de boekhouding.

Btw op de overdracht naar privé

De btw-correctie draait vooral rond het principe dat eerder afgetrokken btw niet onbeperkt behouden blijft wanneer goederen later buiten de economische activiteit worden gebruikt. Als bij de aankoop btw werd gerecupereerd, moet bij de stopzetting worden nagegaan of de goederen nog een waarde hebben en of er nog btw verschuldigd is op de onttrekking of overdracht naar privé.

In de praktijk betekent dit dat op goederen die privé worden behouden vaak btw moet worden berekend op de normale waarde. Die waarde moet realistisch zijn. Een recente tweedehandswaarde, een schatting of vergelijkbare marktprijs kan helpen om dit te onderbouwen. Een volledig afgeschreven computer kan bijvoorbeeld boekhoudkundig geen restwaarde meer hebben, maar toch nog verkoopbaar zijn. Omgekeerd kan een oude printer die defect is, economisch geen waarde meer hebben. Dan zal er in principe ook geen btw-basis meer zijn.

Herziening van eerder afgetrokken btw

Naast de btw op de overdracht kan ook de herziening van eerder afgetrokken btw een rol spelen. Voor bepaalde investeringsgoederen geldt een herzieningstermijn. Voor roerende investeringsgoederen, zoals machines, computers of ander materiaal, bedraagt die termijn doorgaans vijf jaar. Voor onroerende investeringsgoederen, zoals gebouwen, is de termijn veel langer en kan die vijftien jaar bedragen.

Een voorbeeld maakt dit duidelijk. Een machine werd drie jaar geleden aangekocht en de btw werd volledig afgetrokken. Als de activiteit nu stopt en de herzieningstermijn nog niet voorbij is, kan een deel van de oorspronkelijk afgetrokken btw moeten worden terugbetaald. Het terug te betalen deel hangt af van het aantal jaren dat nog binnen de herzieningstermijn valt.

Meerwaarde, minderwaarde en boekhoudkundige afrekening

De btw-correctie staat niet los van de bredere fiscale afrekening. Bij de stopzetting moeten de activa worden vergeleken met hun boekwaarde. Is de marktwaarde hoger dan de resterende boekwaarde, dan kan er een belastbare meerwaarde ontstaan. Is de marktwaarde lager, dan kan dit boekhoudkundig tot een minderwaarde leiden. Vooral bij voertuigen, machines en vastgoed kan dit verschil aanzienlijk zijn.

Voor ondernemers is het daarom belangrijk om de stopzetting niet alleen administratief, maar ook boekhoudkundig voor te bereiden. Alle beroepsgoederen moeten worden opgelijst, gewaardeerd en correct verwerkt. Ook voorraad die nog aanwezig is, moet worden bekeken. Wordt die verkocht, overgedragen aan een andere onderneming of privé behouden, dan moet de btw-behandeling daarmee overeenstemmen.

Belang van bewijsstukken en correcte timing

Een stopzetting van een eenmanszaak kan aanleiding geven tot bijkomende vragen van de fiscus. Daarom is een goed onderbouwd dossier belangrijk. Marktwaarden, verkoopdocumenten, interne overboekingen, facturen, afschrijvingstabellen en berekeningen van btw-herzieningen worden best zorgvuldig bewaard. Dat maakt het eenvoudiger om aan te tonen waarom een bepaalde waarde werd gebruikt of waarom geen btw-correctie nodig was.