In België kunnen kleine ondernemingen genieten van de zogenoemde btw-vrijstellingsregeling. Hierbij hoeven ze in tegenstelling tot andere ondernemingen geen btw aan te rekenen. Bovendien moeten ze ook geen btw-aangifte doen. Hoewel dat in de praktijk klinkt als rozengeur en maneschijn, hoeft dat niet altijd het geval te zijn. Vaak blijkt de btw-vrijstellingsregeling immers niet zo interessant te zijn, terwijl starters er toch iets te vaak voor opteren.

Voor wie geldt de btw-vrijstellingsregeling?

De btw-vrijstellingsregeling is een bijzonder regime en wordt gekoppeld aan de omzet van de onderneming. Niet alleen een eenmanszaak maar ook een besloten vennootschap (bv) of een andere vennootschapsvorm kan dus opteren voor de btw-vrijstellingsregeling. Echter moet de jaaromzet dan minder bedragen dan €25.000,- excl. btw.

Ter bepaling van de maximale jaaromzet dien je enkel de omzet uit je Belgische activiteiten te bepalen. Hiervoor dien je in principe enkel de verkopen en dienstprestaties mee te rekenen die normaal wel aan de btw onderworpen zijn, maar ook hier gelden er een aantal uitzonderingen.

Btw-vrijstellingsregeling en omrekening omzetdrempel

Wie tijdens de loop van het jaar als zelfstandige start, dient het bedrag van €25.000,- om te rekenen. Hiervoor vermenigvuldig je het aantal actieve kalenderdagen met €25.000,-. Het resultaat hiervan deel je door 365 of 366 (schrikkeljaar). Wie bijvoorbeeld op 1 september zelfstandig wordt, mag in dat jaar een maximale omzet van zo’n €8.288 boeken.

Voor wie is de btw-vrijstellingsregeling niet mogelijk?

Hoewel de btw-vrijstellingsregeling breed toepasbaar lijkt te zijn, heeft de wetgever een aantal uitzonderingen voorzien. Wie werken in onroerende staat verricht kan bijvoorbeeld geen beroep doen op de btw-vrijstellingsregeling. Ook niet indien het om een beperkte omzet gaat. In de praktijk gaat het om een verbod op zowel eigenlijke als oneigenlijke werken in onroerende staat.

Geen btw-vrijstellingsregeling bij eigenlijke werken in onroerende staat

Bij eigenlijke werken in onroerende staat gaat het om werken die rechtstreeks verband houden met onroerende goederen. Het gaat met name om het reinigen, onderhouden, herstellen, inrichten, afwerken, afbreken, verbouwen of bouwen van een (deel van een) onroerend goed.

Zij mogen geen beroep doen op de btw-vrijstellingsregeling. Het gaat om heel diverse activiteiten, zoals:

  • Het onderhouden van een tuin
  • Het wassen van ramen
  • Dakwerken
  • Levering en plaatsing van een keuken
  • Behangen.

Geen btw-vrijstellingsregeling bij oneigenlijke werken in onroerende staat

Bij oneigenlijke werken in onroerende staat gaat het in principe niet om eigenlijke werken in onroerende staat. Echter mogen ook zij niet genieten van de btw-vrijstellingsregeling. Voorbeelden van dergelijke activiteiten zijn:

  • Levering en plaatsing van een elektrische belinstallatie
  • Levering en plaatsing van een huistelefoon
  • Herstellen van rolgordijnen die aan de buitenkant van het gebouw worden geplaatst.

Wat houdt de btw-vrijstellingsregeling in?

Indien je aan de btw-vrijstellingsregeling onderhevig bent, moet je geen btw aan jouw klanten aanrekenen. Hierdoor zijn jouw diensten of producten goedkoper. Ook moet je geen btw-aangifte indienen. Anderzijds geldt de btw-vrijstellingsregeling slechts in één richting: op jouw aankopen moet je wel nog steeds btw betalen. Omdat je geen btw-aangifte indient, kan je deze btw echter ook niet recupereren. Anderzijds is de betaalde btw wel als kost aftrekbaar.

Een klantenlisting moet je nog steeds indienen indien je meer dan 250 euro omzet maakte ten aanzien van Belgische klanten met een btw-nummer. Omdat de btw-vrijstellingsregeling meestal wordt gekozen door kleine ondernemingen die voornamelijk producten of diensten aan consumenten leveren, is dit meestal niet zo relevant en slechts een beperkte administratieve last.

Verplichte vermelding btw-vrijstellingsregeling

Wie de btw-vrijstellingsregeling geniet mag niet gewoon een btw-tarief van 0% op zijn facturen noteren. Je bent immers wettelijk verplicht om uitdrukkelijk te vermelden dat de btw-vrijstellingsregeling van toepassing is. Dit doe je door één van volgende twee vermeldingen onderaan jouw factuur op te nemen: ‘Bijzondere vrijstellingsregeling kleine onderneming’ of ‘Vrijgesteld van btw’.

Uitzonderingen op de btw-vrijstellingsregeling
De wetgever heeft tot slot een aantal handelingen expliciet uitgesloten van de btw-vrijstellingsregeling. Het gaat om heel uiteenlopende handelingen, zoals:

  • De verkoop van sigaretten, roltabak, e.d.
  • De vangstverkoop door een visser in de gemeentelijke vismijnen van de aanvoerhavens
  • De bij een controle vastgestelde niet aangegeven handelingen.

Hoe vraag je de btw-vrijstellingsregeling aan?

De btw-vrijstellingsregeling is niet automatisch van toepassing. Je moet het zelf aanvragen. Wanneer je als zelfstandige start doe je dit op het moment dat je jouw btw-nummer aanvraagt. Wanneer je naar het ondernemingsloket gaat, geef je jouw voorkeur met andere woorden gewoon even door. Ook een bestaande onderneming kan echter overstappen naar de btw-vrijstellingsregeling. Hiervoor moet je voor 1 juni jouw voorkeur kenbaar maken aan het bevoegde KMO-team.

Voordelen van de btw-vrijstellingsregeling

Aan de btw-vrijstellingsregeling zijn een aantal voordelen verbonden en dit zowel voor jezelf als voor jouw klanten.

  • Verkoop zonder btw (goedkopere producten)
  • Hogere prijszetting mogelijk
  • Geen btw doorstorten aan overheid
  • Geen periodieke btw-aangiften indienen.

Nadelen van de btw-vrijstellingsregeling

In de praktijk is de btw-vrijstellingsregeling lang niet altijd de meest interessante piste. Wanneer je vooral aan bedrijven levert, is dat bijvoorbeeld het geval. Jij kan de betaalde btw immers niet recupereren en moet jouw prijzen dus hoger plaatsen. Het feit dat er geen btw van toepassing is, speelt voor zakelijke klanten echter geen rol. Zij kunnen de btw immers recupereren. Ook wanneer je veel moet aankopen is het vaak interessanter om de btw zelf te recupereren. Tenzij het sop de kool niet waard is…

  • Je kan de betaalde btw niet recupereren
  • Niet geschikt voor groeiondernemingen (consumenten slikken het niet dat er ineens wél 21% btw van toepassing is)
  • Niet geschikt voor B2B-gerichte ondernemingen
  • Niet geschikt voor ondernemingen die zelf veel inkopen
  • Voortdurend omzet monitoren.

Kies een geschikt boekhoudprogramma

Indien je van de btw-vrijstellingsregeling geniet, is jouw boekhouding extra eenvoudig. Het is dan ook niet onlogisch dat je zelf jouw boekhouding wilt doen. Echter is het dan wel belangrijk om een geschikt boekhoudprogramma te kiezen. Het boekhoudprogramma moet immers met de btw-vrijstellingsregeling om kunnen gaan. Bovendien moet het eenvoudig mogelijk zijn om, bij een overschrijding van de omzetdrempel, opnieuw naar het regulier btw-stelsel over te stappen.

Omdat de zoektocht naar een geschikt boekhoudprogramma niet eenvoudig is, stelden wij voor jou een overzicht met boekhoudprogramma’s samen. Hierbij gingen wij voor jou na welke boekhoudprogramma’s geschikt zijn voor zelfstandigen die van de btw-vrijstellingsregeling genieten.