Het zakelijke klimaat van vandaag wordt gedomineerd door technologie en mobiliteit. Starters hebben vaak minder budget, maar dat betekent niet dat ze minder mogelijkheden hebben. Virtueel is daarbij het codewoord. Denk maar aan een virtual assistant die niet op de loonlijst staat, een virtual computer in de cloud en aan een virtual office. Een virtual office of een virtueel kantoor is een aantrekkelijke optie voor starters. Het voorkomt namelijk dat je dure kantoorruimte moet huren, terwijl je toch over een professionele setting beschikt en vaak ook van ondersteunende diensten geniet.
Wat is een virtual office?
Een virtual office is een dienst die de voordelen van een fysiek kantoor biedt zonder dat je daadwerkelijk over eigen kantoorruimte beschikt. Het stelt ondernemers en bedrijven in staat om over een professioneel adres te beschikken, alsook over aan een kantoor gerelateerde diensten. Denk hierbij aan postbeheer, telefoonbeantwoording, een live telefoonreceptionist(e) en toegang tot vergaderruimtes. Dit alles terwijl je vanaf elke locatie kunnen werken. Dit concept is vooral populair bij kleine bedrijven, freelancers en startende ondernemers die kosten willen besparen, maar toch een professionele uitstraling willen behouden naar klanten en zakenpartners toe.
Kostenefficiëntie
Een van de grootste voordelen van een virtueel kantoor is hoe kostenefficiënt het kan zijn. Traditionele kantoorruimtes zijn duur. Er is de huur, het onderhoud, kosten voor kantoormeubilair, belastingen en andere overheadkosten. Al deze kosten kunnen snel oplopen. Een virtueel kantoor snijdt door veel van deze kosten heen. Bedrijven betalen alleen voor wat ze nodig hebben en dat blijkt vaak niet eens zo gek veel te zijn. Als je dan toch eens een vergaderruimte nodig hebt, kun je deze eenvoudig huren.
Wendbaarheid
Wendbaarheid is een belangrijke behoefte voor een startende onderneming, aangezien deze vaak te maken hebben met onzekerheid en veranderende klanteneisen. Een virtueel kantoor is schaalbaar. Het is vaak mogelijk om extra diensten af te nemen, uiteraard niet gratis. En dit zonder dat je zelf extra personeel in dienst moet nemen of extra ruimte moet regelen. Sommige virtuele kantoren bieden uiteenlopende mogelijkheden, gaande van vergaderruimtes met diverse groottes tot soms zelfs conferentieruimtes met cateringmogelijkheden. Als je behoeften groeien, heb je altijd weer passende oplossingen.
Uitstraling
Een professionele uitstraling helpt klanten en zakelijke partners om vertrouwen in jouw bedrijf te hebben. Via een virtueel kantoor kan een bedrijf toegang hebben tot een gerenommeerd zakelijk adres in een bekende zakenwijk, wat de uitstraling en geloofwaardigheid van het bedrijf ten goede komt. Sommige aanbieders van virtuele kantoren bieden zelfs aanvullende diensten aan die de uitstraling ten goede komt. In ieder geval hoef je niet je persoonlijk adres op je website en op visitekaartjes te vermelden, wat de privacy ten goede komt.
Netwerk vergroten
Met kantoren in verschillende landen of steden kan een ondernemer zijn bedrijfsnetwerk internationaal vergroten zonder persoonlijk op elk afzonderlijk kantoor aanwezig te hoeven zijn. Dit is vooral handig voor bedrijven die klanten of partners in verschillende landen of steden hebben. Als je er eens een vergaderruimte huurt, loop je ook andere ondernemers tegen het lijf. Dit helpt om je netwerk uit te breiden.
Milieu
Ten slotte is een virtueel kantoor ook een groene oplossing. Omdat er minder reizen plaatsvinden en je geen eigen kantoor hoeft te verwarmen, wordt ook de CO2-voetafdruk verkleind. Dit is niet alleen een voordeel voor het milieu, maar het kan ook helpen om de reputatie van een bedrijf op te bouwen, omdat duurzaamheid steeds populairder wordt. Bovendien heb je geen echt gebouw nodig en worden de stenen door velen gedeeld. Dat zijn alleen maar ecologische voordelen!
