In het kader van de coronacrisis werd er maximaal ingezet op thuiswerk. Dat bracht voor de werknemer kosten met zich mee, denk maar aan internet en elektriciteit. Net zoals voorheen konden werkgevers tijdelijk een forfaitaire kostenvergoeding toekennen. Deze vergoeding is niet onderhevig aan belastingen en sociale bijdragen, op voorwaarde dat het ook echt gaat om een kostenvergoeding en niet om verdoken loon. De werkgever moet dan bewijzen dat de vergoeding is toegekend om de kosten te dekken, maar ook dat de vergoeding daadwerkelijk is besteed aan dergelijke kosten. Dat wil zeggen dat er voor iedere werknemer een andere berekening zou moeten worden gemaakt. Dat is te gek voor waarden en daarom was het altijd al zo dat bedrijven daarvoor een ruling konden aanvragen. Dit is natuurlijk vrij omslachtig en het brengt nodeloze kosten met zich mee. Door de coronacrisis en de toename van het thuiswerken bracht de fiscus duidelijkheid.

Circulaire 2020/C/100

In het kader van de coronacrisis had de fiscus daarom de circulaire 2020/C/100 (14 juli 2020) uitgebracht met duidelijke richtlijnen over deze forfaitaire kostenvergoeding. Het forfaitaire karakter wil zeggen dat de eerdergenoemde bewijzen niet moeten worden geleverd. Niet alleen werkt deze circulaire met terugwerkende kracht door naar 1 maart 2020, maar bovendien heeft het ook een permanent karakter. De draagwijdte van de circulaire is echter beperkt.

In de eerste plaats moet het volgens de circulaire gaan om regelmatig en structureel thuiswerk. Dat wil zeggen dat de werknemer minstens vijf werkdagen per maand thuis moet werken en dit volgens een bepaalde regelmaat. Daarnaast moet de forfaitaire kostenvergoeding worden toegekend aan alle werknemers die regelmatig en structureel thuiswerk verrichten. Het is dus niet toegestaan om het enkel toe te kennen aan bijvoorbeeld de hogere of lagere bedienden: een onderscheid naargelang de functie is niet toegestaan. Wanneer een groep werknemers niet aan de voorwaarden voldoet (bv. omdat ze maar vier werkdagen per maand thuiswerken) moet de in dat geval belastbare vergoeding niet worden toegekend.

In de circulaire is verder opgenomen dat deze forfaitaire vergoeding maximaal 126,94 euro per maand mag bedragen. Dit bedrag wordt geïndexeerd en bedraagt hierdoor 129,48 euro met ingang van 1 april 2020. Hierbij gelden volgende regels:

  • De forfaitaire kostenvergoeding moet niet evenredig worden verminderd bij deeltijds werk
  • De forfaitaire kostenvergoeding mag niet worden gecombineerd met andere kostenvergoedingen die betrekking hebben op de inrichting en het gebruik van een thuisbureau in de verblijfplaats van de werknemer
  • De forfaitaire kostenvergoeding kan ook tijdens de normale verlofperiode worden toegekend
  • De forfaitaire kostenvergoeding moet wel worden verminderd bij een andere lange afwezigheid (bv. ziekte)

Het blijft voor de werkgever uiteraard mogelijk om alsnog een ruling aan te vragen, bijvoorbeeld wanneer een werknemer veel hogere kosten moet maken en de werkgever daarvoor een hogere vergoeding wil toekennen of wanneer er niet aan de voorwaarden is voldaan (bv. geen vijf werkdagen per maand).

Gevolgen van deze forfaitaire thuiswerkvergoeding

De forfaitaire thuiswerkvergoeding is voor de werknemer vrijgesteld van belastingen, maar ook hier zijn er een aantal regels. Zo moet de forfaitaire thuiswerkvergoeding afgetrokken worden van de bewezen beroepskosten in de inkomstenbelasting.

De werkgever is ten slotte verplicht om de forfaitaire thuiswerkvergoeding te vermelden op de fiscale fiche 281.10. Hiervoor vult de werkgever bij rubriek b) van vak 26 “JA – ernstige normen” in.