Aan wie mogen goederen voor Oekraïne worden geschonken?
De btw-terugstortvrijstelling is er enkel voor goederen die normaal voor de verkoop bestemd waren. Daarnaast moet de gift volledig gratis zijn. Administratiekosten, transportkosten, logistieke kosten en dergelijke meer mogen niet in rekening worden gebracht. Om te garanderen dat de goederen daadwerkelijk op de juiste plaats terechtkomen, mogen de goederen enkel worden geschonken via:
- Belgische ngo’s die gespecialiseerd zijn in het verstrekken van humanitaire hulp op internationale schaal
- Het Belgische Rode Kruis
- Belgische overheidsinstellingen die goederen verzamelen voor Oekraïense burgers
- De Oekraïense ambassade
Deze organisaties dienen zich er bovendien schriftelijk toe te verbinden om de ontvangen goederen enkel onder de door de crisis getroffen Oekraïense burgers te verdelen. Ze hoeven dit echter niet zelf te doen, maar kunnen bijvoorbeeld de hulp inschakelen van een andere humanitaire instelling om de goederen naar Oekraïne te brengen en er te verdelen.
Als goederen met andere woorden rechtstreeks aan vluchtelingen of aan particulieren worden geschonken, is de reeds in aftrek genomen btw wel gewoon te betalen.
Welke goederen voor Oekraïne mogen worden geschonken?
De algemene regel is dat enkel goederen die normaal bestemd zijn voor de verkoop mogen worden geschonken. Het gaat dan bijvoorbeeld om een supermarkt die voedingsmiddelen schenkt, een reiswinkel die slaapzakken schenkt of een kledingwinkel die broeken schenkt.
De administratie stelt zich echter coulant op en accepteert dat ook reclameartikelen (bv. monsters van bepaalde producten) kunnen worden geschonken, net als materiaal dat normaal gesproken ter sponsoring dient. Ook relatiegeschenken of gelegenheidsgeschenken die normaal gesproken voor het personeel zijn en meubilair of spullen voor op kantoor mogen worden geschonken. Het is echter zo dat het niet is toegestaan om goederen te kopen met het doel om ze weg te schenken. In dat geval mag de btw niet in aftrek worden gebracht.
Formaliteiten bij het gunstig schenken van goederen voor Oekraïne
Het is verplicht om aan te tonen dat de goederen de organisatie hebben verlaten met het doel om ze te schenken aan Oekraïners in nood. Dit kan met een aantal documenten worden aangetoond. De begunstigde instelling zal bijvoorbeeld een schriftelijk attest uitreiken waarop wordt bevestigd dat de goederen zijn ontvangen en dat ze gratis en uitsluitend verdeeld zullen worden onder de doelgroep.
Zelf maak je dan weer een schenkingsdocument waarin de volgende gegevens worden opgenomen:
- Gegevens van de schenker (naam, adres en btw-identificatienummer)
- Gegevens van de begunstigde instelling (naam, adres en eventueel ook het ondernemingsnummer)
- Datum van de schenking
- Volledige en nauwkeurige omschrijving van de goederen die zijn geschonken, inclusief de hoeveelheden
- De waarde (excl. btw) van de goederen
- Duidelijk vermelden dat het om een schenking gaat
- De volgende vermelding: “Goederen geschonken aan slachtoffers van een ramp (crisis in Oekraïne 2022)”
Ten slotte moet je een ontvangstbevestiging voorzien die wordt ondertekend door de begunstigde instelling. Het volstaat ook om een handtekening op het schenkingsdocument te plaatsen waarop de ondertekenaar zijn naam vermeldt.
