omzetting boekhouding (expert M + clearfacts) tgv verandering boekhouder

Dag Wim,

Ik ben niet bekend met de software van Wolters Kluwer dus ik moet mijn antwoord noodgedwongen wat vaag houden en dus eerder op wat gangbaar is in de sector.

In de praktijk klopt je redenering grotendeels: een nieuw boekhoudkantoor kan je bestaande dossier wél gebruiken, maar een “volledige” migratie van het ene pakket naar het andere is zelden één-op-één mogelijk.

Hoe werkt zo’n overstap meestal? Het oude dossier of de oude informatie blijft over het algemeen integraal beschikbaar, ook als je van boekhouder verandert. Je nieuwe boekhouder kan toegang krijgen tot je bestaande dossier op voorwaarde dat jouw huidige boekhouder dat overdraagt of dat jij zelf de rechten herverdeelt. Zo kunnen ze bij controles perfect terugvallen op deze historische documenten.

Wat wordt niét zomaar gemigreerd? De interne boekhoudkundige verwerkingen zijn vaak moeilijker uitwisselbaar tussen pakketten. Meestal exporteert de oude boekhouder een volledige jaarbalans, historieken en auditfiles, die de nieuwe boekhouder in zijn eigen pakket kan inlezen. Dat geeft voldoende basis voor fiscale controles.

Waarop moet je letten bij de overstap? Maak vooral goede afspraken met de oude en de nieuwe boekhoudpartner. Vraag expliciet om een technisch dossier: balans, resultatenrekening, detailrekeningen, investeringsfiches, openstaande posten en de auditfiles. Zorg dat al je documenten in Clearfacts blijven staan en dat de nieuwe boekhouder toegang krijgt. Leg duidelijke afspraken vast met beide partijen over het moment van overdracht, zodat niets verloren gaat.

Weet in ieder geval dat je oude boekhouder het dossier niet mag achterhouden: wettelijk zijn ze verplicht alle stukken vrij te geven die nodig zijn voor een correcte voortzetting van je boekhouding.