Hoe boek ik borgtochten betaald in contanten?

Een borgtocht neemt boekhoudkundig een bijzondere plaats in. Een betaalde waarborgsom is immers nog geen kost die de winstcijfers beperkt, maar maakt nog steeds deel uit van de vaste activa van een onderneming. Pas wanneer de waarborgsom verloren gaat, zal dat wel het geval zijn.

Wat is een borgtocht?

Een borgtocht is een waarborgsom waarbij degene die de borgtocht doet, via die waarborgsom garandeert dat hij een bepaalde verbintenis zal nakomen. Dat kan een verbintenis tot betalen zijn (bv. betalen van de huurwaarborg), maar ook een verbintenis om iets te doen (bv. het bouwen van een woning binnen de Wet Breyne) of een verbintenis om iets niet te doen (bv. de opdrachtgever geen concurrentie aandoen bij het ondertekenen van een concurrentiebeding). De borgtocht kan daarbij verschillende vormen aannemen. Het kan gaan om:

• Een borgtocht in contanten;
• Een borgtocht in effecten;
• Een solidaire borgtocht door een financiële instelling of verzekeringsonderneming.

Regels verwerking borgtochten betaald in contanten

Wanneer borgtochten als doorlopende waarborg worden gestort, dienen ze als deel van de financiële vaste activa te worden geboekt omdat ze duurzaam worden aangehouden. Dit volgt uit artikel 95 KB W.Venn. Wanneer een borg binnen twaalf maanden vervalt, moet het dan ook worden opgenomen op de rekening 418 Borgtochten betaald in contanten. In het andere geval gebruik je de rekening 288 Borgtochten betaald in contanten. Wanneer de borg wordt terugbetaald, voer je de tegenovergestelde boeking uit. Bij het verlies van de borg dient de borg als een verlies te worden verwerkt.

Enkel voor borgtochten betaald in contanten

De rekeningen 288 en 418 zijn voorbehouden voor borgtochten die in contanten worden betaald. Een andere borgtocht, zoals een borgtocht in effecten, wordt in principe niet op deze rekening geboekt (zie CBN-advies 2017/04 – Gegeven borgtochten in contanten en effecten).

Hoe boek ik een borgtocht betaald in contanten?

Stel bijvoorbeeld dat je in het kader van een huurovereenkomst een borgtocht in contanten doet van 5.000 euro. Wanneer je je huurverplichtingen nakomt, zal je de waarborgsom terugkrijgen. Bij het betalen van de waarborgsom (vervalt niet binnen twaalf maanden) boek je:

Hoe boek ik de verrekening van een borgtocht betaald in contanten?

Op het einde van de overeenkomst krijg je de borgtocht in principe terug. Indien er echter nog een openstaande schuld is, wordt de waarborgsom verrekend. Stel bijvoorbeeld dat je een waarborgsom van 5.000 euro neerlegde ten overstaan van een leverancier. Hiervan wordt uiteindelijk 2.000 euro gebruikt om de leverancier terug te betalen, waardoor je slechts 3.000 euro terugkrijgt.

De 3.000 euro die je terugkrijgt, boek je als volgt:

De betaling van de factuur van de leverancier met een deel van de waarborgsom (2.000 euro) wordt verwerkt met de rekening 440 Leveranciers:

Hoe boek ik het verlies van een betaalde borgtocht?

Ten slotte is het verlies van een betaalde waarborgsom eveneens mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan het niet naleven van het concurrentiebeding. Wanneer de waarborgsom in dat geval verloren gaat, wordt het niet aangewend ter betaling van een openstaande schuld, maar wordt het als verlies verwerkt. Stel dat de waarborgsom van 5.000 euro volledig verloren gaat: