Hoe boek ik de verwerving van immateriële vaste activa?

De verwerving van immateriële vaste activa kan op drie manieren gebeuren. Zo kan het dat immateriële vaste activa bij derden wordt aangekocht. Daarnaast kan immateriële vaste activa ook intern ontstaan, bijvoorbeeld ten gevolge van een intern ontwikkelingsproces. Ten slotte kan de immateriële vaste activa ontstaan ten gevolge van het overnemen van een onderneming of bedrijfstak. Het is de aanschaffingsprijs of de vervaardigingsprijs die voor activering in aanmerking komt.

Voorafgaande voorwaarden

Het is steeds vereist dat de immateriële vaste activa identificeerbaar zijn, dat ze toekomstige economische voordelen opleveren en dat de onderneming er zeggenschap over heeft. Volgens het CBN zijn er vijf voorwaarden waaraan voldaan moet zijn vooraleer kosten kunnen worden geactiveerd:

• De gemaakte kosten moeten bedrijven aan de verwezenlijking van het ondernemersdoel of de concurrentiepositie linken
• De gemaakte kosten moeten aan het project gerelateerd zijn en afzonderlijk zijn bepaald
• Het proces of product moet nauwkeurig worden gedefinieerd en geïndividualiseerd
• De technische uitvoerbaarheid moet zijn aangetoond
• De financiële uitvoerbaarheid moet zijn aangetoond

Wanneer er aan deze voorwaarden is voldaan, kunnen de kosten worden geactiveerd. Voor de boekhoudkundige verwerking maken we een onderscheid tussen drie verwervingsmethoden, namelijk de aankoop bij derden, de ‘aanschaf’ door eigen werken en de overname van een onderneming of bedrijfstak[1].

Verwerving van immateriële activa door aankoop bij derden

In dit geval worden de immateriële activa aan de aanschafprijs geboekt. Dit is de som van de aankoopprijs en de bijkomende kosten. Wat de bijkomende kosten betreft, moeten die wel rechtstreeks verband houden met de immateriële activa, onvermijdbaar zijn en waardetoevoegend zijn. De aanschaffingsprijs komt rechtstreeks terecht op de activarekening en kan uiteraard onderhevig zijn aan waardevermeerderingen en waardeverminderingen.

Verwerving van immateriële activa door eigen werken

In dit geval boeken we de vervaardigingsprijs. De vervaardigingsprijs bestaat uit alle kosten die aan de vervaardiging verbonden zijn, op voorwaarde dat ze niet onredelijk zijn. Zo mogen ze de voorzichtige raming van de gebruikswaarde of de voorzichtige raming van het toekomstig rendement niet overschrijden. Als er leningen werden aangegaan voor de vervaardiging van immateriële activa mogen ze in de aanschaffingswaarde worden opgenomen. In onderstaand (vereenvoudigd) voorbeeld gaat het om kosten van onderzoek en ontwikkeling waarbij de arbeidstijd wordt geactiveerd.

Eerst en vooral worden de kosten op de klassieke manier geboekt:

Op de inventarisdatum wordt de vervaardigingsprijs vastgesteld en geactiveerd.

Verwerving van immateriële vaste activa door de overname van een bedrijfstak of onderneming

Wanneer een onderneming een andere onderneming overneemt kan er sprake zijn van goodwill. Dat is het geval wanneer de overnameprijs hoger ligt dan de boekhoudkundige waarde van het vermogen van de overgenomen onderneming. Het verschil daartussen wordt eveneens geactiveerd.

Stel bijvoorbeeld dat onderneming Jean BV de onderneming Pierre BV, met onderstaande balans, overneemt voor een prijs van 77.500 euro (contante betaling). De netto boekhoudkundige waarde van Pierre BV bedraagt slechts 62.500 euro. Het verschil van 15.000 euro is de waarde van de goodwill die wordt geactiveerd.

Jean BV boekt dit als volgt:

[1] Herwerkte voorbeelden uit: De Lembre, E., Laschet, C., Mannekens, M., Claes, N., De Wielemaker, E., Mercier, S., & vander Linden, M. (2019). Boekhouden in de praktijk (Vol. 2019). Mechelen, België: Wolters Kluwer.