Hoe boek ik facturen die zijn betaald met de kmo-portefeuille?

De kmo-portefeuille is een steunmaatregel van de Vlaamse overheid. Dit heeft tot doel om de bedrijfsvoering bij kmo’s te verbeteren door middel van advies en opleiding. Het gaat om een subsidie voor opleidingen en adviezen via een externe dienstverlener over ondernemen, internationaliseren en innoveren. Er gelden specifieke steunpercentages en -plafonds. Het CBN-advies 2011/22 biedt duidelijkheid over de boekhoudkundige verwerking van de kmo-portefeuille.

Werking van de kmo-portefeuille

De subsidieaanvraag is in te dienen via de webapplicatie van de kmo-portefeuille en dit nadat er een overeenkomst is gesloten met de externe dienstverlener of nadat men is ingeschreven voor de opleiding. Indien de onderneming voldoet aan de voorwaarden dient men slechts 50% of 75% van de factuur zelf te betalen, de rest wordt gedragen door de Vlaamse overheid. Hiervoor dient de onderneming geld te storten naar de kmo-portefeuille, waarna Vlaanderen de rest stort en de dienstverrichter kan worden betaald.

Boeken van de kmo-subsidie en betaling

De eigen bijdrage van de onderneming is binnen dertig dagen na het akkoord van de subsidieaanvraag te betalen. Deze eigen bijdrage wordt in de boekhouding verwerkt door de eigen bijdrage op een subrekening van de liquide middelen (bijvoorbeeld 57 Kassen) te boeken. Dit kan op de volgende manier:

De subsidie van de Vlaamse overheid dient ook te worden geboekt. Het gaat om een bedrijfsopbrengst die moet worden geboekt eenmaal men het bedrag van de subsidie kent en het recht op de subsidie vaststaat. De subsidie dient dus als een opbrengst te worden geboekt en niet als een vermindering van de kosten. Je voert de volgende boeking uit eenmaal het recht vaststaat:

Het kan enige tijd duren voordat de Vlaamse overheid het bedrag ook daadwerkelijk op de elektronische kmo-portefeuille plaatst. Eenmaal dit wordt gedaan, moet dit als volgt worden geboekt. Opgelet: het kan gebeuren dat de effectieve toekenning van de subsidie niet samenvalt met het jaar waarop de opleiding of het advies wordt genoten. Dan moet aanvullend ook worden gewerkt met een overlopende rekening (493).

Eenmaal het geld op de elektronische kmo-rekening staat, is het mogelijk om de betaling van de dienstverlener uit te voeren. De factuur kan worden betaald via de kmo-rekening. Dit is het moment waarop de subsidie wordt afgeboekt. Houd hierbij rekening met de btw-boeking. Een meer gedetailleerde uitwerking van de betaling via de kmo-portefeuille vind je hier.

Betalingen kmo-portefeuille verwerken in een boekhoudprogramma

Wanneer wordt gewerkt met een boekhoudprogramma is het over het algemeen eenvoudig om facturen die gedeeltelijk werden betaald via de kmo-portefeuille in te boeken. De hele factuur van de opleiding of het advies wordt als een aankoop in de boekhouding verwerkt en de ontvangen subsidie wordt als een inkomst verwerkt (met btw-percentage 0% en het niet opnemen van de verkoop in de btw-aangifte). Vervolgens maak je een rekening KMO-portefeuille aan. De eigen bijdrage verwerk je als een interne overboeking en de betaling van de inkomst-subsidie schrijf je toe aan deze rekening. De betaling van de factuur van de dienstverlener wijs je vervolgens ook toe aan deze rekening, waarna de KMO-rekening een saldo van 0 euro vertoont.