Hoe boek ik goederen onder zichtzending?

Bij goederen onder zichtzending krijgt de klant een aantal goederen toegestuurd. De klant kan ze vervolgens inspecteren op zicht en kan op basis van die inspectie beslissen om ze te kopen of niet te kopen. Zolang de klant niet aangeeft de goederen te willen kopen, blijven ze eigendom van de leverancier die ze ook niet factureert. In principe blijft de leverancier ook alle risico’s dragen, zoals het risico op verlies, maar vaak zullen de algemene voorwaarden wel in een andere regeling voorzien. Boekhoudkundig stellen er zich maar weinig problemen, maar zowel de leverancier als de klant moeten een extracomptabel overzicht bijhouden.

Goederen onder zichtzending vanuit het perspectief van de leverancier

Vanuit het perspectief van de leverancier blijven de goederen zijn eigendom. Zelfs al zijn deze goederen niet meer in het bezit en dit tot de klant ook effectief tot de aankoop overgaat. Pas dan wordt er een factuur opgemaakt en ontstaat er een vordering. Dat wil zeggen dat ze ook nog steeds tot de voorraad van de leverancier behoren, hoewel dergelijke zichtzendingen bij de inventarisopname niet aanwezig zijn. Hierdoor kunnen ze niet in de inventaris worden opgenomen. De leverancier moet echter een extracomptabele administratie bijhouden waaruit de handelsgoederen onder zichtzending moet blijven.

Boekhoudkundig gebeurt er verder niks bijzonders en gaat het gewoon om een verkoop. Bij de inventarisopname moeten de goederen die zich onder zichtzending bij de klant bevinden gewoon tot de voorraad van de leverancier worden gerekend.

Voorbeeld goederen onder zichtzending verzonden vanuit het perspectief van de leverancier

Een leverancier heeft een beginvoorraad van 1.000 euro. De leverancier verzendt op 01/02 voor 100 euro goederen, berekend aan de kostprijs, op zicht aan zijn klant RP. RP beslist op 10/02 om voor 60 euro (kostprijs) goederen te houden en zendt voor 30 euro (kostprijs) goederen terug. Er bevinden zich nog voor 10 euro goederen op zicht bij de leverancier. De onderneming stuurt op 20/02 een factuur van 90 euro (excl. btw) voor de verkochte goederen (60 euro aan kostprijs).

Buiten de boekhouding wordt volgende extracomptabele staat bijgehouden:

We boeken de verkoopfactuur op 20/02:

Bij de inventarisopname heeft de onderneming nog voor 930 euro handelsgoederen in zijn magazijn (1000 – 100 + 30). Daarnaast heeft de onderneming voor 10 euro handelsgoederen die zich op zicht bij de klant bevinden. Dat maakt een handelsvoorraad van 940 euro (60 euro lager dan de beginvoorraad). We boeken de voorraadwijziging:

Goederen onder zichtzending vanuit het perspectief van de klant

Hier geldt de omgekeerde redenering. Hoewel de klant de goederen al in zijn bezit heeft, mag hij ze nog niet tot zijn voorraad rekenen. De eigendom gaat pas over wanneer hij ter kennisneming geeft dat hij de goederen zal kopen. Op dat moment boekt de klant de aankoopfactuur en wordt de inventaris natuurlijk beïnvloed.

Tijdens een fiscale controle zou de fiscus vragen kunnen hebben over aanwezige handelsgoederen die niet in de voorraad zijn opgenomen. Daarom moet de klant wel een extracomptabel overzicht bijhouden van de goederen onder zichtzending die hij in zijn bezit heeft. In de toelichting van de jaarrekening moet hij hierover rapporteren.