Hoe boek ik inkomende en uitgaande retouren?

Zeker bij de online verkoop is het herroepingsrecht vaak schering en inslag. Het kan echter ook dat een zakelijke klant bepaalde goederen retourneert. Dergelijke retouren hebben zowel aan de kant van de verkoper als aan de kant van de koper boekhoudkundige gevolgen. De koper die een uitgaande retour doet, zal immers een inkomende creditnota ontvangen, terwijl de originele verkoper wegens inkomende retouren een uitgaande creditnota opmaakt. De creditnota’s zullen de vermelding ‘Het btw-bedrag is aftrekbaar voor zover het in rekening gebracht werd bij de facturatie’ bevatten.

Herroepingsrecht en retourneren

Het retourrecht of herroepingsrecht kennen we voornamelijk als onderdeel van het consumentenrecht. Het geeft consumenten het recht om af te zien van de aankoop van een op afstand gekocht goed. Hierdoor kunnen ze het bij ontvangst eerst uittesten. De consumenten beschikken daarbij over een bedenktermijn van minimaal veertien dagen, behoudens uitzonderingen. Het staat de verkoper wel vrij om de koper te laten opdraaien voor de kosten van het retourneren, maar de verkoper moet wel de volledige aanschaffingsprijs en de originele verzendingskosten (verzending van verkoper naar koper) vergoeden.

Het herroepingsrecht vormt een onderdeel van het consumentenrecht. Natuurlijk blijft het ook als zakelijke klant mogelijk om goederen te retourneren, bijvoorbeeld omdat het een verkeerde levering betreft of omdat de partijen hierover afspraken hebben gemaakt.

Voorbeeld inkomende retouren verwerken in boekhouding

Stel dat je voor 5.000 euro handelsgoederen levert, exclusief 21% btw. De klant retourneert echter een aantal goederen met een waarde van 500 euro (exclusief 21%) btw. Voor deze goederen stel je een uitgaande creditnota op.

In de eerste plaats is er de originele boeking van de verkochte handelsgoederen:

Bij het opstellen van de uitgaande creditnota neemt de vordering op de handelsdebiteuren af, terwijl de terug te vorderen btw wegens regularisaties (hiervoor is een aparte btw-rekening voorzien) toeneemt.

Voorbeeld uitgaande retouren verwerken in boekhouding

Aan de kant van de koper werd de originele aankoopfactuur reeds ingeboekt. Hierdoor ontstond er een aftrekbaar btw-bedrag. De originele aankoopfactuur zal dan ook als volgt zijn verwerkt in de boekhouding.

Wanneer de koper echter de inkomende creditnota ontvangt, zal hij de nodige correcties moeten uitvoeren. Het fiscaal aftrekbaar bedrag van de aangekochte handelsgoederen zal immers dalen, net zoals de schuld ten opzichte van de leverancier. Ook verliest de klant het recht op de btw-aftrek voor de geretourneerde goederen. Deze btw is in principe terug te storten aan de Staat (maar kan bij eenzelfde aangifte natuurlijk gewoon worden verrekend). Hiervoor gebruikt men bij de btw-aangifte een eigen btw-rekening waarop we de btw-gevolgen van de inkomende creditnota’s noteren. Boekhoudkundig volstaat het dus niet om een tegenboeking uit te voeren op de rekening 411 Terug te vorderen btw.