Het aanleggen van een fiscale voorziening is een interessante manier om de winst van het boekjaar te drukken, omdat je bepaalde kosten al in aftrek kan brengen nog vooraleer je ze ook effectief maakt. Die mogelijkheid werd door de wet van 25 december 2017 grotendeels aan banden gelegd, maar desondanks blijft het in sommige gevallen mogelijk en zelfs wenselijk om zo’n voorziening aan te leggen.

Wat is een voorziening voor grote herstellings- en onderhoudswerken?

Grote herstellings- en onderhoudswerken zijn herstellings- en onderhoudswerken die niet ieder jaar voorkomen. In principe moet de uitgave pas in het jaar waarin het voorkomt ten laste worden genomen van de winst, maar omdat de oorzaken van de herstelling of het onderhoud over een langdurige periode ontstaan kan er een voorziening voor worden aangelegd.

In dat geval moet er voor alle machines, installaties en gebouwen wel een inventaris worden opgesteld waarbij een vooropgestelde datum voor de herstelling en het onderhoud wordt vastgelegd, net zoals het geraamde bedrag ervan. Dit bedrag wordt eventueel jaarlijks herzien.

Hervorming van de vennootschapsbelasting

Tot zover het theoretisch kader, want de wet van 25 december 2017 betreffende de hervorming van de vennootschapsbelasting heeft van deze algemene regel eerder een uitzondering gemaakt. Voor boekjaren die ten vroegste op 1 januari 2018 starten, kan een voorziening enkel nog worden aangelegd op basis van een contractuele, wettelijke of reglementaire verplichting die bij het afsluiten van de jaarrekening bestaat. De toevoeging van voorzieningen voor grote herstellings- en onderhoudswerken is hierdoor sinds 1 januari 2018 niet automatisch meer fiscaal aftrekbaar.

Voorbeelden van situaties waarbij de voorziening wel nog aftrekbaar is:

  • Voorziening om te voldoen aan de wettelijke verplichting om de componenten van een vliegtuig periodiek te herzien
  • Voorziening voor grote herstellingen en groot onderhoud in de farmaceutische sector op basis van wettelijke of reglementaire verplichtingen
  • Voorziening voor contractueel verplicht onderhoud aan een gehuurde machine

Boekhoudkundige verwerking van grote herstellings- en onderhoudswerken

Stel dat een organisatie elke vijf jaar onderhoudswerken moet uitvoeren aan een machine. Hiervoor stelt het volgende inventaris op:

Frequentie van onderhoud Laatst uitgevoerd onderhoud Begroting van de kost voor volgende periode Herziening begroting
Datum Totale kost N1 N2 N3

 

N4 N5
5 jaar N0 100.000 € 108.000 € 108.000 € 116.640 € 125.971 € 136.049 € 146.933

Per 31 december N0 schat men de uitvoering van de werken nog op 108.000 euro, maar per 31 december N4 schat men dit reeds op 136.049 euro. Op 1 februari N5 krijgt men uiteindelijk de afrekening van de uitgevoerde werken:

Bezoldigingen (excl. 21% btw) € 120.000
Materialen (excl. 21% btw) € 30.000
Totaal (excl. 21% btw) € 150.000

De expert laat weten dat in het jaar N10 een groot onderhoud nodig is en een duur onderdeel zal moeten worden vervangen. Per 31 december N5 schat men de uitvoering van de onderhouds- en herstellingswerken in het jaar N10 dan ook op € 200.000 euro.

Aanleggen van de voorziening in N0

Per 31 december N0 schat men dat de onderhoudswerken 108.000 euro zullen kosten. Hiervoor wordt gedurende vijf jaar een voorziening aangelegd van 21.600 euro per jaar. We boeken:

6360 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken: toevoeging 21.600
162 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken 21.600

 

Bijsturen van de voorziening in N1, N2, N3 en N4

Bij de volgende inventarisdata, waarop men een steeds beter zicht krijgt op de slijtage en hierdoor beter de werkelijke onderhouds- en herstellingskosten kan inschatten, blijkt telkens dat de voorziening niet volstaat. Daarom moet men de aan te leggen voorziening herschatten in functie van het resterend bedrag en de resterende looptijd:

Per 31 december N1 schat men dat de werken € 116.640 zullen kosten. De resterende looptijd is 4 jaar.

We boeken de aan te leggen voorziening:

6360 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken: toevoeging 23.760
162 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken 23.760

 

Per 31 december N2 schat men dat de kosten van de werken € 125.971 zijn. De resterende looptijd is 3 jaar.

We boeken de aan te leggen voorziening:

6360 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken: toevoeging 26.870,33
162 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken 26.870,33

 

Per 31 december N3 schat men dat de werken € 136.049 zullen kosten. De resterende looptijd is 2 jaar.

We boeken de aan te leggen voorziening:

6360 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken: toevoeging 31.909,34
162 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken 31.909,34

 

Per 31 december N4 schat men ten slotte dat de werken € 146.933 zullen kosten. De resterende looptijd is 1 jaar.

We boeken de aan te leggen voorziening:

6360 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken: toevoeging 42.793,33
162 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken 42.793,33

 

Uitvoering van de onderhouds- en herstellingswerken in N5

Op 1 februari N5 worden de onderhouds- en herstellingswerken uiteindelijk uitgevoerd. Hiervoor ontvangen we een factuur van € 150.000, excl. 21% btw (€ 31.500). We boeken eerst en vooral de factuur van de aannemer:

61.1 Diensten en diverse goederen – onderhoud en herstellingen 150.000
411 Terug te vorderen btw 31.500
440 Leveranciers 181.500

Vervolgens wordt de resultatenrekening belast voor de kosten die vroeger werden voorzien. Omdat de kosten echter groter zijn dan de werkelijk gevormde voorziening, wordt slechts € 146.933 van de voorziening teruggenomen:

162 Voorzieningen voor grote herstellings- en onderhoudswerken 146.933
6361 Voorziening voor grote herstellings- en onderhoudswerken: besteding en terugneming 146.933

 

Hierbij nemen we aan dat de aangelegde voorziening onvoldoende groot was. Het omgekeerde kan echter ook waar zijn. In dat geval kan je toch de volledig gevormde voorziening terugnemen en wordt het resultaat van het boekjaar verbeterd met het teveel aangelegde. Echter, je kan het ook niet terugnemen en het verrekenen met de toevoeging voor de volgende periode.

Nieuwe voorziening voor werken in N10, aangelegd in N5

Per 31 december N5 schat men de kosten voor de herstellings- en onderhoudswerken in het jaar N10 op 200.000. Over de periode van vijf jaar wordt er vervolgens jaarlijks een voorziening aangelegd van € 40.000 euro, die eventueel tussentijds opnieuw kan worden bijgestuurd. We leggen in het jaar N5 alvast de voorziening van € 40.000 aan:

6360 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken: toevoeging 40.000
162 Voorzieningen voor grote herstellingswerken en grote onderhoudswerken 40.000