Maandelijks ontvang je van VISA een afschrift waarin alle uitgevoerde acties zijn weergegeven. Op een later tijdstip dien je dan ook een en ander te vergoeden, afhankelijk van de afgesproken terugbetalingsmodaliteiten. Het VISA-afschrift is een ideaal instrument om bepaalde uitgaven aan te tonen. Toch blijkt er regelmatig onduidelijkheid te bestaan over de boekhoudkundige verwerking ervan. In de praktijk heb je twee keuzes: je kan het VISA-afschrift als een financieel document of als een factuur verwerken.

Wat staat er op een VISA-afschrift?

Het VISA-afschrift of de VISA-uitgavenstaat vermeldt alle gedane betalingen inclusief het bedrag en het moment waarop de betaling werd verricht. Hiernaast geeft het VISA-afschrift concreet aan op welke periode en op welke kaart het betrekking heeft. Het geeft met andere woorden geen informatie prijs over het type kostenpost, de achterliggende aankoop of het toepasselijk btw-tarief. Ook bevat het niet de verplichte factuurvermeldingen voor btw-aftrek. In de praktijk zal je dus nog steeds over andere btw-conforme documenten moeten beschikken.

VISA-afschrift als financieel document verwerken

In dit geval verwerk je het VISA-afschrift net zoals je dat voor bankafschriften doet. Je maakt met andere woorden een VISA-dagboek aan dat naast het bankdagboek en het kasboek zal bestaan. Vervolgens overloop je regel per regel het VISA-afschrift en neem je de verschillende bedragen over. In de praktijk zal je dus voor elke uitgave over een factuur moeten beschikken waarnaar je in het VISA-dagboek zal verwijzen. Uiteraard heeft jouw VISA-afschrift eveneens bewijskracht en kan het de fiscale aftrekbaarheid van een uitgave helpen aan te tonen, ook wanneer je niet over een factuur beschikt. Op vlak van btw-aftrek is het omgekeerde echter waar.

Voordelen VISA-afschrift verwerken als financieel document

  • Eenvoudigste optie bij beperkte boekhouding;
  • Je doet steeds beroep op rechtsgeldige en btw-conforme facturen;
  • De facturen verwerk je zoals je gewoon bent;
  • Je kan je toch beroepen op de bewijskracht van het VISA-afschrift.

Nadelen VISA-afschrift verwerken als financieel document

  • Moeilijker om foute boekingen op te sporen;
  • Minder geschikt bij uitgebreide boekhoudingen.

VISA-afschrift inboeken als een aankoopfactuur

Het VISA-afschrift kan eveneens als een aankoopfactuur worden verwerkt. In zo’n geval moet je wel zelf de opsplitsing maken tussen de verschillende btw-tarieven en uitgavenposten en bereken je zelf de verschillende totalen. In de praktijk moet je een en ander dus in een Excel-documentje gieten. De verschillende subtotalen worden vervolgens op de uiteenlopende rekeningen geboekt. Het voordeel van deze methode is dat je de verschillende bedragen samen kan boeken en dat de administratieve last afneemt.

Verwijzen naar btw-conforme facturen

Een VISA-afschrift is nog geen btw-conforme factuur. Inzake de btw-aftrekbaarheid kan je het met andere woorden niet gebruiken. Daarom zal je nog steeds btw-conforme facturen moeten toevoegen die de btw-aftrek moeten verantwoorden.

Wachtrekeningen gebruiken

Het is uiteraard mogelijk dat je op het moment van het verwerken van het VISA-afschrift nog niet over de nodige btw-conforme facturen beschikt. In zo’n geval zal je een deel van het VISA-afschrift met behulp van de wachtrekeningen moeten verwerken.

Voordelen VISA-afschrift verwerken als aankoopfactuur

  • Eenvoudig volledige kostengroepen financieel inboeken;
  • Meer controlemogelijkheden en sneller opsporen van fouten.

Nadelen VISA-afschrift verwerken als aankoopfactuur