Tip: eenvoudig creditnota’s opstellen inclusief automatische boekhouding? Ontdek Silvasoft! All-in en betaalbare bedrijfssoftware voor Belgische zelfstandigen. 30 dagen gratis proberen.

Eigenlijk is een creditnota niks meer of minder dan een negatieve factuur. Je stelt het op omdat je geld terugstort aan de klant of een deel van de vordering kwijtscheldt. In de praktijk gaat het om een correctie door het verminderen van de aangerekende prijs en/of van de geleverde hoeveelheid. Er zijn verschillende redenen waarom een leverancier een creditnota kan opstellen. Bovendien zijn er een aantal zaken waar je rekening mee dient te houden.

Waarom een creditnota opstellen?

Het opstellen van een creditnota kan verschillende oorzaken kennen. Een fout bij het opstellen van de factuur, een achteraf toegekende volumekorting of een reeds gefactureerd product dat niet langer voorradig is: stuk voor stuk kunnen ze aanleiding geven tot het opstellen van een creditnota.

Soms wordt een creditnota ook gebruikt om onbetaalde facturen kwijt te schelden. Het geld ben je dan kwijt, maar je hoeft er op zijn minst geen belastingen meer op te betalen en je kan de btw recupereren… De fiscus aanvaardt die praktijk, maar dan moet er wel sprake zijn van een oninbare factuur. Dat is geen probleem indien de klant failliet is of zich in gerechtelijke reorganisatie bevindt. Maar in het andere geval zal je toch moeten aantonen dat je alles gedaan hebt om jouw schuldvordering ook effectief te innen…

Hoe een creditnota opstellen?

Een creditnota wordt net zoals een factuur opgesteld en kent gelijkaardige verplichte vermeldingen. Zo moet een creditnota de datum van de uitreiking bevatten, net zoals de naam en de gegevens van de leverancier, de naam en de gegevens van de klant, het bedrag excl. btw, de aangerekende btw, het btw-percentage en het totaal bedrag incl. btw.

Bijzonder is dan weer dat niet het woord factuur maar het woord creditnota moet worden aangebracht. Ook het volgnummer moet niet dat van de verkoopfacturen volgen maar moet volgen op de eerdere creditnota. Creditnota’s beschikken met andere woorden over een eigen volgnummer.

Indien de creditnota ook gevolgen heeft voor de btw, moet er een extra vermelding op de creditnota worden aangebracht: “Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.

Boekhoudkundige verwerking creditnota

Een ontvangen of verstuurde creditnota heeft natuurlijk gevolgen voor zowel de belastbare winst als voor de btw-aangifte. En daarom is het belangrijk dat je de creditnota correct in jouw boekhouding verwerkt. Hieronder geef ik kort de gevolgen voor de btw-aangifte weer, in de veronderstelling dat het gaat om 2 Belgische ondernemingen.

Boekhoudkundige verwerking verzonden creditnota

De verzonden creditnota wordt net zoals een factuur in de boekhouding opgenomen, maar dan met een negatief factuurbedrag. Het zal met andere woorden het belastbaar resultaat verminderen. Hiernaast moet de verstuurde creditnota ook in jouw btw-aangifte worden opgenomen :

  • Vak 49: het bedrag excl. btw, zoals vermeld in de creditnota;
  • Vak 64: de terugvorderbare btw ten gevolge van de creditnota.

Boekhoudkundige verwerking ontvangen creditnota

Wanneer je de oorspronkelijke factuur ontving, heb je hem uiteraard ingeboekt. Door de creditnota in te boeken, zal de aangegeven kost dalen. Maar bovendien schreef je de factuur ook voor de btw-aangifte reeds in de vakken 81, 82 of 83 (bedrag excl. btw) en 59 (verschuldigde btw) in.

Na het ontvangen van de creditnota moet je het ontvangen bedrag zoals aangegeven in de creditnota in mindering brengen van hetgeen aangegeven werd in de vakken 81, 82 of 83. Let wel op, want in vak 59 mag je dit niet doen: het op de creditnota aangegeven btw-bedrag noteer je in vak 63.