Op aankoopfacturen dien je btw te betalen, die je vervolgens van de Schatkist terug kan vorderen. En op verkoopfacturen houd je btw in, die je daarop aan de Staat moet doorstorten. Op het eind van elke maandelijkse of driemaandelijkse periode moet je dus nagaan of het saldo in een te betalen btw uitmondt, of het daarentegen gaat om terug te vorderen btw. Hiervoor gebruik je een aantal btw-tussenrekeningen.

Maandelijkse of driemaandelijkse btw-aangifte

Elke btw-plichtige onderneming moet een periodieke btw-aangifte indienen. Wanneer je jaaromzet hoger is dan 2.500.000 euro (excl. btw) ben je verplicht om een maandaangifte te doen. Maandelijks moet je de btw-rekeningen salderen en de aangifte en betalingen moeten binnen zijn tegen ten laatste de twintigste van de maand die erop volgt. Ook is er een voorschot verschuldigd voor de handelingen van de maand december.

Wanneer je jaaromzet daarentegen lager dan 2.500.000 euro (excl. btw) is, mag je zelf kiezen tussen maand- of kwartaalaangiften. Ook in het tweede geval geldt dat alles binnen moet zijn tegen de twintigste van de maand die volgt op het einde van het kwartaal. En ook hier is een voorschot verschuldigd op het einde van het jaar, te bepalen op de handelingen van het vierde kwartaal.

Weet ten slotte dat hierop een aantal uitzonderingen bestaan waarbij je, indien je jaaromzet hoger is dan 250.000 euro (excl. btw), alsnog maandelijkse btw-aangiften moet indienen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de leveringen van computers of energieproducten zoals minerale oliën. In dat geval moet de maandelijkse btw-aangifte betrekking hebben op het geheel van die leveringen.

De verschillende btw-rekeningen

Het MAR voorziet in twee btw-rekeningen, namelijk:

  • 411 Terug te vorderen btw: het saldo van de verschillende btw-rekeningen is negatief;
  • 451 Te betalen btw: het saldo van de verschillende btw-rekeningen is positief.

Omdat deze twee rekeningen enkel de maandelijkse of driemaandelijkse saldering betreffen, moet je ook een aantal tussenrekeningen gebruiken. In de praktijk kies je bijvoorbeeld voor de tussenrekeningen:

  • 494 Aftrekbare btw: aftrekbare btw op aankoopfacturen;
  • 495 Verschuldigde btw: aangerekende en door te storten btw op verkoopfacturen.

Uiteraard is een verdere indeling tussen de verschillende btw-rekeningen mogelijk. Maar laat het vooral duidelijk zijn dat op het einde van de maandelijkse of driemaandelijkse periode het verschil tussen de verschuldigde btw en de aftrekbare btw moet worden gemaakt:

  • Saldo rekening 494 > Saldo rekening 495: salderen via rekening 411;
  • Saldo rekening 495 > Saldo rekening 494: salderen via rekening 451.

Voorbeeld verwerking btw in boekhouding

Om aan te tonen hoe de btw boekhoudkundig wordt verwerkt, vertrekken we van een aankoop- en een verkoopfactuur. De aankoopfactuur van 1.000 euro is onderhevig aan 21% btw (€ 210,-). Vervolgens is er ook een verkoopfactuur opgesteld met een waarde van 3.000 euro, waarop eveneens 21% btw wordt aangerekend (€ 630,-). We verwerken de facturen en gaan over naar de saldering van de rekeningen.

Boekhoudkundige verwerking btw bij aankoop- en verkoopfactuur

Eerst boeken we de aankoopfactuur:

60… Aankopen 1.000
494 Aftrekbare btw 210
440 Leveranciers 1.210

Vervolgens boeken we de verkoopfactuur:

400 Klanten 3.630
704 Verkoop handelsgoederen 3.000
495 Verschuldigde btw 630

 

Salderen van de rekeningen

Op het einde van de maandelijkse of driemaandelijkse periode worden de verschillende rekeningen gesaldeerd. Hierbij brengen we de aftrekbare btw (€ 210,-) in mindering van de verschuldigde btw (€ 630,-). Er blijft een verschuldigd saldo van € 420,- over.

495 Verschuldigde btw 630
494 Aftrekbare btw 210
451 Te betalen btw 420