Binnen de eigen landsgrenzen is de btw-verwerking vaak duidelijk. Maar indien het gaat om een buitenlandse factuur is het een stuk ingewikkelder. De intracommunautaire levering zonder btw is hier de regel, maar dat impliceert nog niet dat je de aankoop niet in jouw btw-aangifte hoeft op te nemen. Ook wanneer het gaat om een foutieve buitenlandse factuur met btw is dat het geval. En indien je onderworpen bent aan de btw-vrijstellingsregeling? Dan geldt er een uitzondering. Niet zo eenvoudig, zoveel is intussen wel duidelijk. En daarom leg ik graag een en ander voor jou uit.
Intracommunautaire levering
Bij een levering vanuit het buitenland spreken we van een intracommunautaire levering. In zo’n geval moet je, indien je jouw btw-nummer aan jouw leverancier hebt doorgegeven, geen btw betalen in het land van herkomst. Je zal met andere woorden een factuur zonder btw krijgen. En dat is niet onbelangrijk: indien er wel btw op de factuur werd opgenomen, kan je deze immers niet recupereren via de btw-aangifte. Het gaat immers om onverschuldigde btw. In de praktijk gaat het voor jou om een nuloperatie omdat je de te betalen btw meteen terug kan vorderen.
Intracommunautaire levering en btw-vrijstellingsregeling
Indien je de btw-vrijstellingsregeling geniet, zijn de regels anders. Hier mag je in principe jouw btw-nummer niet meedelen en moet je dus wel de btw voldoen. Dit is echter enkel het geval indien het gaat om de verstrekking van goederen, want bij de verstrekking van diensten moet het btw-nummer wel worden meegedeeld.
Verwerking buitenlandse factuur zonder btw
Indien er geen btw werd aangerekend is de verwerking van de inkomende factuur vrij eenvoudig. De factuur zelf verwerk je immers zoals klassiek (de aftrekbaarheid te beperken in functie van het beroepsgebruik en de verworpen uitgaven). Enkel voor de btw is er een bijzonderheid, want het gaat niet om een vrijgestelde handeling. Je moet het verplicht verwerken in jouw btw-aangifte. In de praktijk gaat het om een nuloperatie. Maar indien je het niet opneemt, volgen er sancties.
Voorbeeld verwerking buitenlandse factuur zonder btw
Stel bijvoorbeeld dat een Duitse leverancier kantoormeubilair levert met een waarde van €10.000,-. Indien jij jouw btw-nummer doorgeeft, zal de leverancier geen btw op de factuur vermelden. Quid?
In de praktijk neem je het factuurbedrag zowel op in rooster 81 als in rooster 86 van de btw-aangifte:
- Rooster 81: €10.000,-
- Rooster 86: €10.000,-
Vervolgens bereken je zelf de verschuldigde btw. In dit geval gaat het om 21% van €10.000,- of €2.100,-. De verschuldigde btw neem je op in rooster 55. Dit is de btw die je in principe aan de Schatkist moet doorstorten:
- Rooster 55: €2.100,-
Deze verschuldigde btw is in principe ook meteen aftrekbaar. De aftrekbaarheid is uiteraard beperkt tot het beroepsmatig gebruik. Indien je het meubilair enkel beroepsmatig gebruikt, zal de aftrekbare btw gelijk zijn aan de verschuldigde btw. Dan hoef je niks aan de Schatkist door te storten:
- Rooster 59: €2.100,-
Verwerking buitenlandse factuur met btw
Indien de tegenpartij wel btw op de factuur opneemt, vraag je steeds om een creditnota en een nieuwe factuur zonder buitenlandse btw (tenzij je natuurlijk van de btw-vrijstellingsregeling geniet). Vervolgens verwerk je de buitenlandse factuur als een factuur zonder btw. Indien de buitenlandse leverancier de factuur echter niet wilt crediteren, kan je steeds contact opnemen met Solvit België. Indien er geen correctie volgt, heeft dat verregaande gevolgen voor de boekhoudkundige verwerking van de factuur.
Voorbeeld verwerking buitenlandse factuur met btw
Stel bijvoorbeeld dat de Duitse leverancier van kantoormeubilair op zijn factuur van €10.000,- wel 19% Duitse btw aanrekent. Dan krijg je een factuur van €11.900 in de bus. Hoe verwerk je dit boekhoudkundig?
Ook in dit geval moet je zelf de verschuldigde btw berekenen. Hiervoor hanteer je het Belgische btw-tarief van 21%. Dit pas je echter toe op de volledige som (incl. onrechtmatige Duitse btw). Het gaat om 21% van €11.900,- of €2.499,-. Dit is de btw die je aan de Schatkist moet doorstorten (rooster 55). Het bijzonderste is nu dat je niet over een rechtsgeldige btw-factuur beschikt. Voor de btw-administratie gaat het met andere woorden om niet-recupereerbare btw.
Sanctie bij niet-correcte verwerking intracommunautaire levering
Bij een correcte intracommunautaire levering (en 100% beroepsgebruik) zal het steeds gaan om een nuloperatie. Je zal niks aan de Schatkist moeten doorstorten. En hierdoor wordt de btw-verwerking van de intracommunautaire levering al eens over het hoofd gezien. Toch is dat geen goed idee, want de btw-administratie lacht daar niet mee. Je loopt al snel tegen een fikse boete aan:
- De verschuldigde btw is lager dan €1.250,-: 10% van de verschuldigde btw
- De verschuldigde btw is gelijk aan of groter dan €1.250,-: 20% van de verschuldigde btw.
Boete kan worden kwijtgescholden
Onder bepaalde voorwaarden kan deze btw-boete worden kwijtgescholden. Het moet dan wel gaan om de eerste vastgestelde inbreuk van deze aard en dit in een periode van vier jaar. Bovendien moet je zelf een gemotiveerd individueel verzoekschrift tot kwijtschelding van de btw-boete indienen.
Specificaties van het boekhoudprogramma
Hedendaagse boekhoudprogramma’s hebben geen moeite met de verwerking van intracommunautaire leveringen. Indien het echter gaat om een foutieve buitenlandse factuur met btw kan het al eens lastiger worden. De verwerking hiervan verschilt van boekhoudprogramma tot boekhoudprogramma. Meestal zal je het aankoopbedrag inclusief buitenlandse btw moeten ingeven, waarna je sleutelt aan de btw-aftrekbaarheid. Bij twijfel neem je best even contact op met de klantendienst of consulteer je jouw boekhouder of accountant.
Het is in dergelijke bijzondere gevallen dat een goed boekhoudprogramma zich van zijn kleine broertjes laat onderscheiden. Kies daarom voor gebruiksgemak en opteer steeds voor boekhoudprogramma’s die vlot met uiteenlopende bijzondere situaties overweg kunnen. Om een en ander eenvoudiger te maken, stelden wij alvast een overzicht met boekhoudsoftware voor jou op. Dat is net zo handig.
