Hoe verwerk ik personeelskosten in mijn boekhouding?

Voor veel ondernemingen nemen personeelskosten een erg grote hap uit het budget. Dergelijke personeelskosten omvatten niet alleen de bezoldiging, maar bijvoorbeeld ook de sociale lasten, de voorzieningen voor het vakantiegeld en de werkgeversbijdragen voor sociale verzekeringen. Hiervoor worden verschillende rekeningen voorzien. Daarnaast maken we boekhoudkundig een onderscheid tussen arbeiders, bedienden en directieleden. Voor directiepersoneel boeken we de kosten echter enkel in een speciaal daarvoor geopende rekening, indien hiervoor geen individualiseerbare situatie ontstaat.

Rekeningen met betrekking tot personeelskosten

Volgende rekeningen worden voornamelijk gebruikt om personeelskosten boekhoudkundig te verwerken, met opsplitsing naar de aard van de personeelskost en mits onderscheid tussen bedienden, bestuurders of zaakvoerders met een arbeidscontract, arbeiders en directieleden:

Bovenstaande kostenrekeningen gebruik je in combinatie met deze schuldenrekeningen:

Boekhoudkundige verwerking van personeelskosten

De storting van verschuldigde sommen voer je chronologisch uit. Het gaat hierbij om de (twee)wekelijkse of maandelijkse storting van de bezoldigingen en de betaling van de ingehouden voorheffing binnen 15 dagen na het einde van het kwartaal of volgend op de betaling. Binnen de maand die volgt op het kwartaal verwerk je ook de storting aan de RSZ van de verschuldigde sommen (wanneer de werkgever minder van vijf werknemers in dienst heeft).

Boekhoudkundige verwerking van de afrekening van een personeelslid

Stel dat bediende Leonard een brutoloon van € 2.100,- per maand ontvangt. Hij werkt bij een klein bedrijf met slechts zes personeelsleden in dienst. We nemen aan dat de RSZ-bijdrage van de werkgever 672 euro bedraagt. Bovendien ziet de afrekening er als volgt uit:

Al deze kosten moeten boekhoudkundig worden verwerkt. Let er wel op dat je op rekening 454 de totaal te betalen RSZ moet boeken met inbegrip van het deel dat verschuldigd is door de werkgever.

Bij de afrekening boek je dan:

In dit voorbeeld werd de berekening voor een individuele bediende afgewerkt. Wanneer er meerdere personeelsleden in dienst zijn, is het uiteraard niet nodig om zo’n individuele verwerking uit te voeren. Het is dus perfect mogelijk om de maandelijkse RSZ-werknemersbijdrage of het totaal van de bezoldigingen van de bedienden meteen te verwerken. Ter controle moeten de verwerkte cijfers dan wel overeenkomen met het totaal van de bedragen die op de individuele afrekeningen te vinden zijn.

Boekhoudkundige verwerking van andere personeelskosten

De rekening 623 Andere personeelskosten omvat alle lasten die niet in de bezoldigingen begrepen zijn. Denk bijvoorbeeld aan een geschenk voor het huwelijk, de verstrekking van ecocheques of gratis soepbedeling in de kantine op het werk. Het kan hierbij zowel gaan om voordelen in natura als om geldelijke voordelen.

Bij voordelen in natura boek je het gewoon in functie van de door een leverancier uitgereikte factuur ten aanzien van de rekening 623 Andere personeelskosten. Stel bijvoorbeeld dat het gaat om een factuur van 1.000 euro incl. 21% btw:

In voorgaand geval verwerk je de betaling in functie van de 440-rekening. Bij een geldelijk voordeel is zo’n verwerking natuurlijk niet mogelijk. Hier voer je de boeking uit bij het toekennen van het voordeel. Bij het uitvoeren van de betaling, is een extra boeking noodzakelijk. Stel bijvoorbeeld dat een werknemer 1.000 euro ontvangt als tussenkomst in de verplaatsingskosten van de woonplaats. Bij het toekennen van de vergoeding, voeren we volgende boeking uit:

Bij het uitvoeren van de betaling, volgt ten slotte volgende boeking: