Restaurantkosten zijn fiscaal aftrekbaar op voorwaarde dat ze een beroepskarakter hebben. Het restaurantbezoek moet met andere woorden verband houden met de uitoefening van jouw beroep. Denk bijvoorbeeld aan een restaurantbezoek met een leverancier of met een (potentiële) klant. De aftrekbaarheid van de restaurantkosten is wel beperkt. Bovendien gelden er veel uitzonderingen waar je maar beter rekening mee houdt.

Basisregel: beperkte aftrekbaarheid restaurantkosten

In principe zijn de restaurantkosten voor 69% aftrekbaar, op voorwaarde dat ze een beroepskarakter hebben. Bij een restaurantbezoek met een potentiële klant stelt zich geen probleem. Indien jullie daarentegen de metgezellen meenemen, zijn de voor hen gemaakte kosten uiteraard niet aftrekbaar.

Voor de btw-aangifte is de btw op de restaurantkosten niet aftrekbaar: de betaalde btw kan je met andere woorden niet recupereren. Wel kan je de niet-aftrekbare btw in de inkomstenbelasting aftrekken, uiteraard beperkt tot de 69%-grens.

Voorbeeld: Je ontvangt een rekening van €250,- incl. 12% btw. Het bedrag van €223,21 (excl. btw) is dan voor 69% aftrekbaar, namelijk voor €154,02. Voor de btw (€26,79) is er geen sprake van btw-aftrekbaarheid. Deze niet-aftrekbare btw mag met andere woorden ook gewoon voor 69% worden afgetrokken in de inkomstenbelasting, of voor €18,49. In de praktijk mag je dus gewoon heel eenvoudig de volledige factuur, inclusief btw, voor 69% aftrekken in de inkomstenbelasting.

Beperkt tot redelijke restaurantkosten

Naast de 69%-regeling is er nog een tweede grens waar je rekening mee moet houden: beroepskosten zijn enkel aftrekbaar indien ze een redelijk karakter hebben. Indien je met andere woorden beperkte inkomsten hebt, kan je niet zomaar wekelijks voor €1.000,- in peperdure restaurants gaan eten: de fiscus zal de uitgaven beperken tot het deel dat de redelijke beroepsbehoefte niet overtreft. Waar die grens ligt? Dat is een feitenkwestie. Onder andere de uitstraling, de bedrijfsnoden en de sector waarin je actief bent spelen hier een rol.

Uitzonderingen voor restaurantkosten door personeelsleden

Indien de restaurantkosten gemaakt werden voor het personeel, gelden verschillende uitzonderingen die in een verhoogde aftrekbaarheid resulteren.

Personeel dat > 5 uur belast is met levering goederen of diensten

In de eerste plaats gaat het om de restaurantkosten die gemaakt werden voor het personeel dat buiten de onderneming belast wordt met de levering van een goed of een dienst. Denk bijvoorbeeld aan IT-consultants die bij de klant werken en ’s middags op kosten van de werkgever in de plaatselijke bistro een hapje mogen gaan eten. Er geldt wel de bijkomstige voorwaarde dat de prestaties van het personeel meer dan vijf uur per dag bedragen.

Voor de inkomstenbelasting zijn dergelijke restaurantkosten voor 100% aftrekbaar. Voor de btw is dat ook het geval indien er een correcte factuur op naam van de onderneming werd opgesteld.

Sociale maaltijden in bedrijfsrestaurants

Bij het verstrekken van sociale maaltijden in bedrijfsrestaurants is de aftrekbaarheid afhankelijk van de tussenkomst van het personeelslid:

  • Het personeelslid draagt minimaal €1,09 bij: 100% aftrekbaar in inkomstenbelastingen;
  • Het personeelslid draagt minder dan €1,09 bij: het verworpen gedeelte is gelijk aan het verschil tussen €1,09 en de werknemersbijdrage, te vermenigvuldigen met het aantal maaltijden.

Op vlak van btw behandelt men het bedrijfsrestaurant net zoals alle andere activiteiten van restauranthouders: de btw op de gemaakte uitgaven is voor 100% aftrekbaar en op de verstrekte maaltijden moet btw worden aangerekend.

Maaltijden in bedrijfsrestaurant voorbehouden voor kaderleden en zakenrelaties

In sommige ondernemingen is het bedrijfsrestaurant enkel voorbehouden voor kaderleden en zakenrelaties. In zo’n geval is er geen sprake van sociale maaltijden en zijn de uitgaven voor 69% aftrekbaar in de inkomstenbelasting. Dit is niet het geval indien de volledige kostprijs wordt doorgerekend. Dan is het wel voor 100% aftrekbaar.

Wat de btw betreft volgt men, voor maaltijden verstrekt aan kaderleden, de regeling zoals het geldt voor personeelsleden. Ten aanzien van zakenrelaties is de btw niet aftrekbaar, tenzij een vergoeding wordt betaald. Indien de zakenrelaties zo’n vergoeding betalen, is er btw over de vergoeding verschuldigd maar is er eveneens sprake van btw-aftrek.

Restaurantkosten voor het geheel van het personeel

Het gaat om restaurantkosten die voor het geheel van het personeel buiten de onderneming worden gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan het jaarlijks bedrijfsfeestje of een feestje ter gelegenheid van een pensionering.

Deze restaurantkosten zijn voor 100% aftrekbaar indien het feestje één maal per jaar plaatsvindt, alle personeelsleden zijn uitgenodigd en indien het een geringe waarde heeft. Ten aanzien van pensionering kan het wel vaker plaatsvinden, maar dan moet wel nog steeds aan de andere voorwaarden zijn voldaan. Is er niet aan de voorwaarden voldaan? Dan worden de kosten 100% verworpen als sociaal voordeel. De btw is hoe dan ook niet aftrekbaar omdat de restaurantkosten buiten de onderneming worden gemaakt.

Andere uitzonderingen

Hiernaast zijn er nog tal van andere uitzonderingen die vooral van praktische aard zijn. Denk bijvoorbeeld aan een hotelrekening waarin ook restaurantkosten begrepen zijn. Dat zorgt vaak voor een afwijkende of bijzondere fiscale behandeling.

Restaurantkosten bij een seminarie of studiedag

Bij een seminarie, studiedag of colloquium is er vaak ook een heerlijke maaltijd in de prijs begrepen. Indien deze restaurantkosten apart op de facturen worden vermeld, zijn deze restaurantkosten voor 69% aftrekbaar. De btw op de maaltijd is hoe dan ook niet aftrekbaar. Indien de btw op de seminarie apart op de factuur is weergegeven, is deze van de seminarie wel gewoon aftrekbaar.

Restaurantkosten in hotelrekeningen

Hier gelden in principe dezelfde regels als bij een studiedag of seminarie.

Restaurantkosten bij culturele of sportieve manifestaties

Deze restaurantkosten zijn voor 69% aftrekbaar en de btw is niet aftrekbaar.

Opgelet: Indien de tickets echter aan zakenrelaties worden geschonken en de naam van de onderneming duidelijk aanwezig is (bv. zitjes met aangebrachte vlagjes met het bedrijfslogo en een inbegrepen lunch in het restaurant) is er sprake van reclamekosten. Deze zijn wel voor 100% aftrekbaar.

Restaurantkosten in het buitenland

Ook restaurantkosten in het buitenland zijn voor 69% aftrekbaar. De btw is recupereerbaar in de mate dat de in het buitenland geldende regels en beperkingen dat toelaten.

Vertegenwoordigers in de voedingssector

Voor vertegenwoordigers in de voedingssector geldt tot slot een bijzondere uitzondering. Voor hen zijn de gemaakte restaurantkosten immers voor 100% aftrekbaar. De voorwaarde is natuurlijk wel dat de voedingsproducten die de firma produceert geschikt zijn voor menselijke consumptie en tijdens een diner met een mogelijke klant worden verbruikt. De btw is sowieso niet aftrekbaar.