In een eerder artikel hadden we het al over de aftrekbaarheid van beroepskosten in de inkomstenbelasting. Hierbij is het soms ook mogelijk om de betaalde btw via de btw-aangifte te recupereren. De btw-spelregels zijn echter anders en zelfs een stuk strenger dan wat we in de inkomstenbelasting gewoon zijn.

Vier voorwaarden voor btw-aftrek

Om recht te hebben op btw-aftrek moet de ontvangen factuur 100% correct zijn. Een ontvangen factuur waarop je btw-nummer niet staat of waarop er geen btw-percentage staat, is geen geldige factuur en in dat geval is de btw niet aftrekbaar.

Vervolgens moet de btw rechtmatig aangerekend zijn. Ten onrechte aangerekende btw is nooit aftrekbaar. Wanneer een leverancier bijvoorbeeld 21% btw aanrekent terwijl hij slechts 6% btw mocht aanrekenen, kan jij ongeacht de betaling van 21% btw (en de doorstorting daarvan door de leverancier) toch slechts 6% btw aftrekken. Deze problematiek stelt zich ook bij intracommunautaire verwervingen waarbij ten onrechte btw werd aangerekend. De betaalde btw is dan niet aftrekbaar en wordt aangemerkt als aankoopkost. Op dit bedrag (incl. de onrechtmatig aangerekende btw) dien je vervolgens zelf de Belgische btw te berekenen. Deze Belgische btw zal meestal niet recupereerbaar zijn omdat het gaat om een ongeldige factuur.

Ten derde moet het gaan om een professionele aankoop die je nodig hebt voor het verwerven van professionele inkomsten. Indien een aankoop ook privé wordt gebruikt, is enkel de btw op het zakelijk gedeelte aftrekbaar. Gebruik je bijvoorbeeld een smartphone 50% privé, dan kan je ook maar 50% van de btw aftrekken. Wanneer je een zaak aanvankelijk professioneel gebruikt maar vervolgens naar je privé verplaatst, moet je de btw terugstorten. Een winkelier die een blik ravioli die morgen anders toch maar zou vervallen zelf verorbert, moet in principe dus de btw daarop terugstorten.

Ten slotte moet je ook rekening houden met wettelijke beperkingen. Bij sommige uitgaven is btw-aftrekbaarheid immers uitgesloten of beperkt. Hieronder bespreken we de vele uitzonderingsgronden en beperkingen.

Aftrekbare btw bij personenwagens en lichte vrachtwagens

De btw op personenwagens is aftrekbaar in de mate dat de wagen professioneel wordt gebruikt. Een rittenadministratie kan de verhouding tussen privé en zakelijk gebruik aantonen. Ongeacht het bekomen verhoudingsgetal is de btw echter voor maximaal 50% aftrekbaar.

Het is echter ook mogelijk om een semi-forfaitaire methode te hanteren waarbij de btw-administratie uitgaat van gemiddelde forfaitaire waarden (200 werkdagen per jaar en 6.000 privékilometers per jaar). Ook dan is de btw-aftrekbaarheid beperkt tot 50%.

Ten slotte is het ook mogelijk om te kiezen voor een forfaitaire btw-aftrek van 35%. Vereist is dan wel dat deze keuze voor alle wagens wordt gemaakt, zowel deze waarbij de forfaitaire aftrek van 35% gunstiger als ongunstiger is. In tegenstelling tot de eerste twee methodes die cumuleerbaar zijn in functie van de gunstigste btw-aftrek, is dit hier niet het geval. Bovendien moet de keuze behouden blijven tot 31/12 van het derde jaar dat volgt op de eerste toepassing van dit forfait.

Voor lichte vrachtwagens zijn er twee methodes mogelijk om de btw-aftrekbaarheid te bepalen. De eerste methode betreft opnieuw het werkelijk beroepsgebruik. Hier is de beperking van 50% niet van toepassing.

Daarnaast wordt er voor lichte vrachtwagens een vierde berekeningsmethode naar voren geschoven (voorgaande twee methodes zijn niet mogelijk). Het gaat in dit geval om een forfait van 85%, op voorwaarde dat de lichte vrachtwagen overwegend beroepsmatig wordt gebruikt. In het andere geval bedraagt het forfait 35%. Dezelfde beperkingen als bij de forfaitaire methode voor personenwagens, zijn ook hier van toepassing.

Deze algemene regels gelden niet alleen voor de aankoop van een wagen, maar ook voor alle autokosten zoals de plaatsing van een trekhaak of de financieringslasten. Indien het echter niet gaat om autokosten, geldt de beperking niet. Dat is bijvoorbeeld het geval voor de kosten voor het aanbrengen van publiciteit op de wagen (dit zijn reclamekosten en geen autokosten).

Btw-aftrekbaarheid van relatiegeschenken

Onder een aantal voorwaarden is de btw van relatiegeschenken 100% aftrekbaar:

  • De btw-aftrekbaarheid geldt voor 1 relatiegeschenk per kalenderjaar per handelsrelatie
  • De aflevering van het relatiegeschenk moet bewezen worden
  • De aankoop- of kostprijs van het relatiegeschenk moet minder bedragen dan € 50 btw

Afhankelijk van het type relatiegeschenk kunnen er echter wel uitzonderingen van toepassing zijn:

  • De btw op tabaksproducten is niet aftrekbaar
  • De btw op geestrijke dranken is in principe niet aftrekbaar, maar hierop zijn dan weer een aantal uitzonderingen van toepassing (bv. wanneer het bestemd is voor verbruik ter plaatse). Houd er ook rekening mee dat champagne, porto en wijn niet als geestrijke dranken worden bestempeld (btw is dus wel aftrekbaar);

Aftrekbaarheid btw van onthaal- en receptiekosten

De btw is in dit geval niet aftrekbaar. Enkel wanneer het niet louter gaat om onthaal- en receptiekosten, bijvoorbeeld omdat het gaat om degustatiekosten of om promotie-evenementen, is de btw wel aftrekbaar.

Btw-aftrekbaarheid bij restaurantkosten

Ook bij restaurantkosten is de btw in principe niet aftrekbaar, maar ook hier gelden er uitzonderingen.

Een eerste uitzondering is wanneer het gaat om restaurantkosten die gemaakt zijn voor het personeel dat buiten de onderneming belast is met de levering van een goed of dienst. Indien de factuur dan correct werd opgesteld (een btw-bonnetje volstaat niet), is de btw wel 100% aftrekbaar.

Ook bij het verstrekken van sociale maaltijden aan het personeel in bedrijfsrestaurants en restaurantkosten in het kader van een seminarie waarbij de maaltijd maximaal 15% van de totale kostprijs inneemt, is de btw volledig aftrekbaar.

Geen btw-aftrekbaarheid bij onredelijke uitgaven

Sommige uitgaven kunnen worden gemaakt in functie van het beroep, maar worden toch als onredelijk beschouwd. Dit is steeds een feitenkwestie. Een CEO van een topbedrijf kan dan wel kiezen voor een peperduur designbureau in grenadillehout, maar voor de lokale klusjesman die wekelijks een half uurtje aan z’n bureau zit is zo’n uitgave onredelijk. Wanneer het om onredelijke uitgaven gaat, is de btw nooit aftrekbaar.