België is niet het grootste land en dus kijken veel Vlaamse ondernemers ook naar de andere kant van de grens. Het aanbieden van producten en diensten in andere lidstaten van de Europese Unie of daarbuiten brengt echter specifieke btw- en douaneregels met zich mee. Wie deze regels niet correct toepast, loopt niet alleen het risico op fiscale correcties en boetes, maar ook op vertragingen bij leveringen en discussies met klanten. Het is daarom essentieel om de juridische en boekhoudkundige verplichtingen helder voor ogen te hebben.

Intracommunautaire leveringen en btw-regels

Binnen de Europese Unie geldt het principe van de intracommunautaire levering. Wanneer een Belgische onderneming goederen levert aan een btw-plichtige onderneming in een andere EU-lidstaat, is deze levering in België vrijgesteld van btw. De btw verschuift naar de afnemer via het mechanisme van de verlegging van heffing. Dit kan enkel als het btw-nummer van de klant geldig is en de goederen daadwerkelijk de grens overschrijden. Deze transacties moeten correct worden opgenomen in de btw-aangifte en de intracommunautaire opgave.

Een voorbeeld: een Vlaamse schrijnwerker levert meubelstukken aan een Nederlandse winkel. De factuur vermeldt het Nederlandse btw-nummer van de afnemer en wordt zonder Belgische btw uitgereikt. De Nederlandse winkel moet de btw aangeven in Nederland. Indien de leverancier nalaat het btw-nummer te verifiëren via het VIES-systeem, kan de Belgische fiscus de vrijstelling weigeren en alsnog Belgische btw heffen.

Afstandsverkopen aan particulieren

Verkoop aan particulieren in andere EU-lidstaten wordt onderworpen aan de regels voor afstandsverkopen. Sinds 1 juli 2021 geldt het Europese OSS-systeem (One Stop Shop), waarbij ondernemingen zich in hun eigen lidstaat kunnen registreren om buitenlandse btw af te dragen. Zodra de totale omzet aan grensoverschrijdende verkopen aan particulieren de drempel van 10.000 euro overschrijdt, moet de btw van het land van de klant worden aangerekend.

Stel dat een Vlaamse webshop voor sportartikelen levert aan Franse consumenten. Zolang de grens van 10.000 euro niet wordt overschreden, kan Belgische btw worden toegepast. Zodra de drempel wél wordt overschreden, moet Franse btw worden aangerekend en via de OSS-aangifte worden doorgestort.

Diensten over de grens

Voor diensten gelden specifieke regels. In principe is de plaats van dienst de zetel van de afnemer indien deze btw-plichtig is. Een Vlaamse IT-consultant die advies verleent aan een Duitse onderneming factureert dus zonder Belgische btw, met vermelding van de verlegging van heffing. Bij diensten aan particulieren is doorgaans de plaats van de dienst de vestiging van de dienstverlener, tenzij uitzonderingen gelden (zoals bij onroerende zaken).

Een concreet voorbeeld: een Vlaamse architect ontwerpt een woning voor een Nederlandse particulier. Omdat de dienst betrekking heeft op een onroerend goed, is de plaats van dienst Nederland. De factuur moet dus Nederlandse btw vermelden.

Invoer en uitvoer buiten de EU

Bij handel met landen buiten de Europese Unie speelt naast btw ook de douane een rol. Goederen die vanuit België naar een land buiten de EU worden uitgevoerd, zijn in België vrijgesteld van btw, op voorwaarde dat het vertrek uit de EU met de nodige douanedocumenten wordt aangetoond. Omgekeerd moeten ingevoerde goederen bij aankomst in de EU worden aangegeven bij de douane, waarbij invoerrechten en Belgische btw verschuldigd kunnen zijn.

Een Vlaamse groothandel die onderdelen importeert uit de Verenigde Staten moet bij inklaring invoerrechten en btw betalen. Deze btw kan worden gerecupereerd in de periodieke aangifte, maar enkel wanneer er correcte douanedocumenten aanwezig zijn. Ontbreken deze documenten, dan kan de administratie de aftrek weigeren.