Voor zelfstandige ondernemers, werkgevers en werknemers biedt het gebruik van openbaar vervoer een scala aan voordelen, zeker op fiscaal gebied. Dit artikel werpt een licht op de verschillende aspecten van openbaar vervoer voor zelfstandigen, van de btw-aftrekbaarheid tot de terugbetaling van de woon-werkverkeerkosten van werknemers.
Btw-aftrekbaarheid bij openbaar vervoer
Als zelfstandige zijn professionele verplaatsingen met het openbaar vervoer financieel gezien een slimme keuze. Of je nu de trein (NMBS) neemt of kiest voor een busrit met De Lijn, de kosten hiervoor zijn volledig aftrekbaar. Dit natuurlijk op voorwaarde dat het een zakelijke verplaatsing betreft. Dit houdt in dat de betaalde btw, die voor het openbaar vervoer op slechts 6% ligt, volledig kan worden teruggevorderd. In tegenstelling tot bij de auto zijn er geen aftrekbeperkingen. Voor het terugvorderen van de btw op de reiskosten heb je in dit geval niet per se een factuur nodig. De NMBS reikt deze ook niet uit. Een ticket, een e-mailbevestiging of zelfs een bankafschrift van de betaling volstaat als bewijs van aankoop. Je hoeft dus geen factuur aan te vragen bij de openbaarvervoersmaatschappij.
Aftrekbaarheid in de inkomstenbelasting
Bij het bepalen van je winst voor de inkomstenbelasting, kun je de kosten voor je professionele verplaatsingen met het openbaar vervoer volledig aftrekken. Dit past binnen de algemene richtlijnen voor de aftrekbaarheid van beroepskosten. Zolang de reis te maken heeft met je zakelijke activiteiten, mag je de volledige kostenpost opnemen in je boekhouding en deze aftrekken. Dit betekent dat elke euro die je uitgeeft aan trein-, bus-, of tramtickets die je voor werkdoeleinden gebruikt, kan bijdragen aan het verlagen van je belastbaar inkomen, waardoor je uiteindelijk minder belasting betaalt.
Tussenkomst werkgever in kosten openbaar vervoer
Als werkgever ben je veelal verplicht om financieel bij te dragen aan de reiskosten met betrekking tot werknemers hun woon-werkverkeer. Deze verplichting is gebaseerd op sectorale of nationale collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s). De mate waarin je als werkgever moet tussenkomen, hangt af van het vervoermiddel dat de werknemer gebruikt en de afgelegde afstand naar het werk.
Tussenkomst werkgever bij treinverkeer
De werkgeversbijdrage in de kosten van het treinverkeer wordt berekend volgens een tabel met forfaitaire bedragen, zoals vastgelegd in CAO nr. 19/9 van de Nationale Arbeidsraad. Deze bedragen worden elke twee jaar herzien. Het kan ook dat er in jouw sector een CAO van toepassing is die een ruimere bijdrageplicht voorziet. Als er in jouw sector geen specifieke CAO is die een minstens gelijkwaardig voordeel biedt, wordt de schaal uit CAO nr. 19/9 toegepast. Het is uiteraard toegestaan dat werkgevers ruimer bijdragen aan de treinkosten van het personeel. Ze mogen ook het abonnement van hun werknemers volledig vergoeden.
Tussenkomst werkgever bij andere kosten openbaar vervoer
Vroeger was het zo dat men minstens vijf kilometer diende af te leggen met het openbaar vervoer opdat de werkgever diende tussen te komen, maar deze regel is afgeschaft. Wel wordt er nagegaan of de vervoerprijs evenredig is met de afstand, dan wel vast is. Bij een vervoersprijs die evenredig is met de afstand is de tegemoetkoming gelijk aan deze bij een treinkaart voor dezelfde afstand, maar niet hoger dan 75% dan de werkelijke vervoersprijs. Bij een vaste prijs is de werkgever verplicht om een forfait van 71,8% van de prijs te betalen, zonder dat dit hoger is dan de tegemoetkoming voor een treinkaart voor een afstand van 7 kilometer. Ook hier is het uiteraard toegestaan om de werknemer royaler te vergoeden en bijvoorbeeld een busabonnement te vergoeden.
