De forfaitaire beroepskosten zoals veel werknemers ze toepassen, zijn voor zelfstandigen zelden interessant. En dus moeten zelfstandigen bonnetjes bijhouden, een bewijskrachtige administratie voeren en uiteraard ook bewijzen dat het om beroepskosten gaat. Geen eenvoudige taak, want daarnaast zijn lang niet alle beroepskosten integraal aftrekbaar. Een overzicht dringt zich op.

Het principe van aftrekbare beroepskosten

In principe zijn beroepskosten fiscaal aftrekbaar indien het gaat om werkelijke beroepskosten. Ze moeten met andere woorden bijdragen aan het doel om inkomsten te verwerven. Dit economisch doel wordt ruim geïnterpreteerd. Het gaat dus niet alleen om handelsgoederen die je opnieuw verkoopt (direct verbonden met inkomstenverwerving), maar het kan ook gaan om onderzoekskosten, marketingkosten en andere kosten die slechts heel indirect bijdragen aan de inkomsten. Daarnaast moeten de kosten gedragen zijn in het jaar waarin je ze wil aftrekken en ten slotte moet je ze kunnen bewijzen met bonnetjes, facturen en andere bewijsstukken.

Aftrekbare beroepskosten worden beperkt

In de meeste gevallen zijn beroepskosten integraal aftrekbaar. Toch heeft de fiscus het een en ander beperkt. Zo zijn beroepskosten uiteraard enkel aftrekbaar voor het gedeelte dat ze verband houden met het beroep. Indien een smartphone zowel zakelijk als privé wordt gebruikt, moet nagegaan worden hoe het zakelijk en privé gebruik ervan zich verhouden. Enkel het zakelijk percentage wordt vervolgens als aftrekbare beroepskost beschouwd.

Vervolgens blijven de aftrekbare beroepskosten beperkt tot de redelijke beroepsbehoeften. Exuberante uitgaven die de redelijke beroepsbehoeften overschrijden, zijn daarom niet aftrekbaar. Dat blijkt vooral een praktijkafweging te zijn. Als voetbalmakelaar bij de grootste clubs in het binnen- en buitenland is het niet onlogisch dat je naar de chicste restaurants gaat of voetballers meeneemt op je jacht. Als uitbater van een boekenwinkel gaat dat dan weer de redelijke beroepsbehoeften te boven. De fiscus mag de kost dan wel niet geheel verwerpen, maar enkel het gedeelte dat de beroepsbehoeften op onredelijke wijze overschrijdt.

Ten slotte is de fiscale aftrekbaarheid van bepaalde uitgaven ook wettelijk beperkt. Die beperking kan verschillende redenen hebben. Bij de autofiscaliteit moet het bijvoorbeeld het autogebruik ontmoedigen, terwijl van restaurantkosten steeds wordt geacht dat ze ook een privékarakter hebben (iedereen moet nu eenmaal eten).

Wettelijke aftrekbaarheid van beroepskosten

Onderstaand overzicht geeft de opgelegde beperkingen van een aantal specifieke beroepskosten weer. Let wel op, want voor de btw-aftrekbaarheid gelden er uiteraard opnieuw andere regels en bovendien kan de fiscale aftrekbaarheid ook verder beperkt worden in functie van het privégebruik of de redelijke beroepsbehoeften. Anderzijds: indien een bepaalde kost voor de btw slechts beperkt aftrekbaar is, is de btw conform onderstaande percentages aftrekbaar in de inkomstenbelastingen.

Fiscale aftrekbaarheid van beroepskledij

In principe zijn kledingkosten niet fiscaal aftrekbaar. Enkel wanneer het gaat om specifieke beroepskledij of indien arbeidsreglementering de kledij verplicht én indien de kledij niet als stads-, avond-, ceremonie-, reis- of vrijetijdskledij kan worden aangemerkt, zijn de kosten voor beroepskleding toch voor 100% fiscaal aftrekbaar. Een zelfstandig schrijnwerker kan bijvoorbeeld zijn snijbestendige werkhandschoenen fiscaal inbrengen, terwijl een slager hetzelfde kan doen voor zijn slagersjas. Een zelfstandig vertegenwoordiger kan echter zijn kostuum niet fiscaal inbrengen.

Aftrekbaarheid van onthaal- en receptiekosten

Ook onthaal- en receptiekosten zijn in principe voor 50% aftrekbaar. Omdat de btw hier in principe niet aftrekbaar is bij de btw-aangifte, is de btw voor 50% aftrekbaar in de inkomstenbelastingen. Ook hier zijn er een aantal uitzonderingen van toepassing:

  • Demonstratiekosten ( degustatie van eigen geproduceerde voedingswaren) zijn voor 100% aftrekbaar;
  • Promotie-evenementen ( opendeurdagen) zijn in principe voor 50% aftrekbaar. De eigenlijke kosten voor de showroom (bv. lonen personeel of gekochte rode loper) zijn dan weer voor 100% aftrekbaar. En indien het gaat om een verkoopbevorderend event, zijn de onthaal- en receptiekosten integraal aftrekbaar;
  • VIP-arrangementen bij sportieve of culturele manifestaties zijn in principe voor 50% aftrekbaar, tenzij wordt aangetoond dat de klanten ook worden uitgenodigd om publicitaire redenen, want dan zijn de kosten voor 100% aftrekbaar.
  • Receptiekosten georganiseerd voor al het personeel voor een specifieke gelegenheid ( pensionering of Sinterklaas) zijn voor 100% aftrekbaar, maar dit slechts een enkele maal per jaar (behalve bij pensionering) en indien het een geringe waarde heeft per personeelslid.

Aftrekbaarheid van restaurantkosten

Restaurantkosten zijn in de inkomstenbelasting voor 69% aftrekbaar. Ook de btw, die in principe niet aftrekbaar is, is voor 69% aftrekbaar in de inkomstenbelasting. Zoals steeds, is er ook bij de aftrekbaarheid van restaurantkosten een bloemlezing met uitzonderingen:

  • Restaurantkosten gemaakt voor het personeel dat buiten de onderneming belast is met de levering van een goed of dienst, op voorwaarde dat de prestatie van het betreffende personeel meer dan vijf uur per dag bedraagt, zijn toch voor 100% fiscaal aftrekbaar
  • Doorgerekende kosten zijn voor 100% aftrekbaar;
  • Sociale maaltijden verstrekt aan het personeel in de eigen bedrijfsrestaurants zijn 100% aftrekbaar indien de tussenkomst van het personeelslid minimaal 1,09 euro bedraagt. In het andere geval is het verworpen gedeelte gelijk aan het product van het aantal verstrekte maaltijden met het verschil tussen 1,09 euro en de werknemersbijdrage;
  • In bedrijfsrestaurants, voorbehouden aan zakenrelaties en/of kaderleden, zijn geserveerde maaltijden in principe ook voor 69% aftrekbaar. Enkel indien de volledige kostprijs aan de kaderleden en/of zakenrelaties wordt doorgerekend, is het wel voor 100% aftrekbaar;
  • Restaurantkosten voor het geheel van het personeel en voor specifieke gelegenheden ( nieuwjaar of patroonsfeesten) zijn, indien het gaat om één maaltijd per jaar (behalve voor pensionering) en indien het een geringe waarde heeft per personeelslid, voor 100% aftrekbaar;
  • Voor vertegenwoordigers in de voedingssector zijn de restaurantkosten voor 100% aftrekbaar, indien de tijdens het diner geconsumeerde waren ook geproduceerd worden door de vertegenwoordigde firma.

Aftrekbaarheid autokosten

De aftrekbaarheid van de autokosten moet een van de ingewikkeldste uitzonderingen zijn, vooral omdat er al zo vaak aan de regels is gesleuteld. In de praktijk is het aftrekbaar percentage afhankelijk van de CO2-uitstoot en het type wagen. De aftrekbaarheid is daarbij groter indien het gaat om een meer energiezuinige wagen. De btw-regels die hier bovendien ook nog eens sterk van afwijken, laat ik hier achterwege.

Aftrekbaarheid inkomstenjaar 2019

Voor inkomstenjaar 2019 resulteert dat in volgende regeling:

CO2-uitstoot (g/km) Aftrekbaar percentage
Dieselwagen Benzinewagen
0 gram 0 gram 120%
≤ 60 gram ≤ 60 gram 100%
61 – 105 gram 61 – 105 gram 90%
106 – 115 gram 106 – 125 gram 80%
116 – 145 gram 126 – 155 gram 75%
146 – 170 gram 156 – 180 gram 70%
171 – 195 gram 181 – 205 gram 60%
≥ 196 gram ≥ 206 gram 50%

De aftrekbaarheid van de meeste autokosten in inkomstenjaar 2019, wordt beperkt tot bovenstaand aftrekbaar percentage. Dat is bijvoorbeeld ook het geval voor de kosten voor alarminstallaties of de autoradio. Ook hier opnieuw een aantal uitzonderingen:

  • Brandstofkosten zijn steeds voor 75% aftrekbaar;
  • Financieringslasten ( intresten bij leasing) zijn voor 100% aftrekbaar;
  • Kosten voor parkeergelegenheden voor het personeel zijn voor 100% aftrekbaar;
  • Taxikosten zijn voor 75% aftrekbaar (behandeling zoals brandstofkosten);
  • Bij de terugbetaling van autokosten aan werknemers of bestuurders, wordt aangenomen dat 30% van het terugbetaald bedrag brandstofkosten zijn (75% aftrekbaarheid) en 70% autokosten zijn (beperkt in functie van de uitstoot);
  • Voor personenwagens die werden gekocht voor 1 januari 2018, blijven de oude regels tijdelijk nog gelden tot 31 december 2019.

Aftrekbaarheid inkomstenjaar 2020

Vanaf inkomstenjaar 2020 treden er opnieuw een aantal wijzigingen in werking. Zo wordt de verhoogde aftrekbaarheid van 120% afgeschaft en de tabellen worden vervangen door één enkele formule:

Aftrekbaar percentage = 120% – (0,5% x aantal gram CO2-uitstoot per kilometer x coëfficiënt)

Het aftrekbaar percentage wordt bovendien beperkt tot maximaal 100% en minimaal 50%, behoudens uitzonderingen bij wagens met een hoge uitstoot, want dan kan het ook zakken tot 40%. De coëfficiënt is afhankelijk van het type wagen en bedraagt 1 bij dieselwagens, 0.90 bij wagens op aardgas en 0.95 bij andere brandstoffen.

Ten slotte wordt de 75%-regeling bij brandstofkosten afgeschaft: ook de aftrekbaarheid van brandstofkosten zal deze formule volgen.

Aftrekbaarheid van boetes

Boetes hebben een straffend karakter en zijn in principe niet aftrekbaar. Echter zijn proportionele btw-boetes en boetes voor het laattijdig neerleggen van de jaarrekening wel aftrekbaar. Daarnaast worden parkeerretributies (geen verkeersboetes) behandeld als autokosten, waardoor zij op dat vlak wel belastbaar zijn. En indien verkeersboetes van het personeel door de werkgever worden betaald en als voordeel van alle aard op de fiscale fiche zijn weergegeven, zijn ze wel aftrekbaar als personeelskosten.

Aftrekbaarheid van sociale voordelen

Net zoals boetes zijn sociale voordelen in de regel niet aftrekbaar, tenzij er in een specifieke uitzondering werd voorzien. En dat is in de praktijk veelvuldig het geval:

  • De kosteloze verstrekking van frisdrank, koffie, soep, fruit of bier aan het personeel tijdens de werkuren is voor 100% aftrekbaar;
  • Sociale maaltijden verstrekt aan het personeel in de eigen bedrijfsrestaurants zijn 100% aftrekbaar indien de tussenkomst van het personeelslid minimaal 1,09 euro bedraagt. In het andere geval is het verworpen gedeelte gelijk aan het product van het aantal verstrekte maaltijden met het verschil tussen 1,09 euro en de werknemersbijdrage;
  • Gezelschapsreizen van maximaal 1 dag voor het personeel zijn steeds voor 100% aftrekbaar;
  • Het occasioneel gebruik van accommodatie van de onderneming door personeelsleden voor sport, vrijetijdsbesteding of cultuur is voor 100% aftrekbaar;
  • Specifieke beroepsopleidingen voor het personeel zijn voor 100% aftrekbaar;
  • Het gratis woon-werkverkeer voor personeelsleden per autocar is voor 120% aftrekbaar in aanslagjaar 2020, nadien voor 100%;
  • Bedrijfsfietsen zijn voor 120% aftrekbaar, net zoals de daaraan verbonden kosten ( fietsenstalling). Vanaf aanslagjaar 2021 is de aftrekbaarheid tot 100% teruggebracht;
  • Toegekende huwelijkspremies of premies voor wettelijk samenwonen zijn voor 100% aftrekbaar indien ze niet meer bedragen dan 245 euro;
  • De werkgeverstussenkomst voor maaltijdcheques is voor twee euro per cheque aftrekbaar, op voorwaarde dat de tussenkomst van de werknemer minimaal 1,09 euro bedraagt en de tussenkomst van de werkgever maximaal 6,91 euro;
  • Geschenken voor alle personeelsleden bij gelegenheden ( verjaardag of Kerstmis) zijn 100% aftrekbaar indien de geschenken een waarde hebben van maximaal 40 euro per werknemer per jaar. Indien de geschenken voor de kinderen van de werknemer zijn (bv. voor verjaardag van het kind of voor Sinterklaas) wordt de drempel verhoogd met 40 euro per kind ten laste. Bij geschenken voor eervolle onderscheidingen (120 euro per jaar en per werknemer) en voor pensionering (minimum 120 euro en maximum 40 euro per volledig dienstjaar per werknemer) gelden dan weer andere bepalingen.

Aftrekbaarheid van relatiegeschenken

Relatiegeschenken zijn in de inkomstenbelastingen voor 50% aftrekbaar. De beperking van één geschenk per kalenderjaar per handelsrelatie, zoals het voor de btw-administratie wel geldt, is hier niet van toepassing. Bij eventuele niet-aftrekbaarheid van de btw, is de btw voor 50% aftrekbaar in de inkomstenbelastingen.

Op de algemene regel dat relatiegeschenken voor 50% aftrekbaar zijn, gelden dan weer een aantal uitzonderingen:

  • Relatiegeschenken die tijdens zakenreizen in het buitenland worden geschonken, zijn 100% aftrekbaar;
  • Geschenken met een geringe waarde die op grote schaal worden verspreid, als gebruiksartikel worden gecatalogeerd en die de naam van de schenker blijvend en opvallend vermelden, zijn voor 100% aftrekbaar;
  • Indien je in ruil voor het geschenk reclame krijgt ( weggeven van een geschenk voor een tombola, waar je logo vervolgens op de placemats staat), zijn deze kosten voor 100% fiscaal aftrekbaar;
  • Indien het gaat om geschenkartikelen die door postorderbedrijven samen met de aankopen worden toegekend aan de klanten, zijn de kosten voor 100% fiscaal aftrekbaar;
  • Toegangskaarten en abonnementen op sportieve en culturele manifestaties, toegekend aan zakenrelaties, zijn steeds 100% aftrekbaar.