In principe is het de leverancier of de dienstverrichter die de factuur opstelt, een en ander int en vervolgens de btw doorstort. Echter is het onder specifieke voorwaarden mogelijk dat de afnemer de factuur opstelt. Dit noemen we self-billing. Self-billing is al langer toegelaten in België, maar wordt niet zo vaak toegepast. Vroeger waren er dan ook strikte voorwaarden aan verbonden die al snel in een formalistische drempel resulteerden. Sinds 2013 en mede onder Europese impuls werden deze regels veel soepeler. De verwachting is dat self-billing steeds belangrijker wordt in het zakelijk verkeer.

Wat is self-billing?

Normaal is het de leverancier die een factuur opstelt en het aan de klant overmaakt. Bij self-billing is dit omgekeerd en zal de klant de factuur opmaken in naam en voor rekening van de leverancier of de dienstverrichter. Daaraan worden wel een aantal voorwaarden gesteld.

Het stelsel van self-billing werd vroeger vooral in de land- en tuinbouwsector gebruikt. Met de opkomst van allerlei digitale toepassingen lijkt het echter ook in andere sectoren vaker te worden gebruikt.

Voorwaarden voor self-billing

Opdat self-billing is toegelaten, gelden er nog steeds een aantal bijzondere eisen. Sinds 1 januari 2013 zijn zij wel veel soepeler geworden. In de eerste plaats moet er een voorafgaandelijk akkoord bestaan tussen de partijen. Daarnaast moet het het voorwerp uitmaken van een aanvaardingsprocedure. En tot slot gelden dezelfde regels als bij een gewone factuur. Hieronder zijn de verschillende voorwaarden weergegeven.

# 1. Afnemer moet btw-plichtige zijn

In principe kan self-billing enkel worden toegepast indien de afnemer ook zelf een btw-plichtige is. Een particulier kan dus niet door middel van self-billing een factuur opstellen. Hierop zijn wel uitzonderingen mogelijk indien het de particulier is die de btw moet voldoen. Dit is onder andere het geval bij de intracommunautaire verwerving van een nieuwe wagen.

# 2. Voorafgaandelijk akkoord tussen de partijen

In het geval van self-billing stelt de afnemer in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter een factuur op. En daarvoor moet de leverancier of dienstverrichter natuurlijk eerst zij toestemming verlenen. Die toestemming moet aan het opstellen van de eerste factuur voorafgaan.

Er zijn geen vormvereisten aan de toestemming verbonden. Zo kan de toestemming perfect mondeling worden gegeven, hoewel dat vooral bewijsrechtelijk problematisch is. Daarnaast kan de toestemming betrekking hebben op één factuur, maar kan de toestemming zich ook zo ver strekken dat alle facturen door de afnemer mogen worden opgemaakt. De partijen zijn eveneens vrij om te bepalen vanaf wanneer ze het systeem van self-billing zullen toepassen. Zo kunnen ze in onderling overleg een ingangsdatum afspreken. Spreken ze daarentegen niets af, dan wordt aangenomen dat het vanaf de eerstvolgende handeling van toepassing is. Een afspraak met terugwerkende kracht, kan niet.

Het feitelijk akkoord moet niet aan de administratie worden voorgelegd, maar het bestaan van het akkoord moet wel worden bewezen. Daarom blijft het aangeraden om toch voor een schriftelijk document te opteren. De gevolgen indien het bestaan van het akkoord niet kan worden bewezen, zijn immers niet min:

  • De afnemer mag de betaalde btw niet aftrekken;
  • De leverancier wordt geacht de facturatieverplichtingen niet te hebben nageleefd en boetes dringen zich op.

# 3. Aanvaardingsprocedure bij self-billing

Vroeger was de aanvaardingsprocedure heel ingewikkeld. De aanvaarding diende expliciet te zijn, waardoor de leverancier of dienstverrichter de factuur steeds moest ondertekenen en terugsturen. Dat was heel omslachtig en daarom werd self-billing zelden toegepast.

Sinds 2013 is de aanvaardingsprocedure echter veel soepeler geworden en kunnen de partijen daar zelf invulling aan geven. Impliciete aanvaarding ten gevolge van het niet-reageren binnen een afgesproken termijn, is mogelijk. Het is dan wel belangrijk dat daarover afspraken zijn gemaakt. Ook hier staat een en ander best op papier.

Indien de partijen impliciete aanvaarding overeenkomen, heeft de leverancier of dienstverrichter wel nog steeds het recht om de inhoud van de factuur te betwisten. Dan is de afnemer verplicht om een verbeterend stuk op te maken.

# 4. Opschrift en vermeldingen self-billing

Ook bij self-billing gelden er een aantal vormvoorwaarden ten aanzien van de factuur. Zij verschillen niet ten opzichte van de verplichte vermeldingen die op elke factuur moeten staan. Enkel moet het wel duidelijk zijn dat het gaat om een door de afnemer opgestelde factuur. Daarom moet de factuur verplicht het opschrift “factuur uitgereikt door afnemer” vermelden.

De afnemer zal een eigen boek gebruiken en de opgestelde self-bills een uniek opeenvolgend nummer toekennen. Als leverancier of dienstverrichter moet je de ontvangen self-bills als verkoopfacturen opnemen. Eigenlijk heb je hierbij twee keuzes: je kan ze in het gewone verkoopdagboek opnemen en ze zelf een opeenvolgend nummer toekennen of je kan een speciaal subdagboek gebruiken waarbij je de door de afnemer gehanteerde nummering respecteert.

Wat bij internationale transacties?

Bovenstaande regels zijn deze die in België gelden. Bij internationale EU-transacties volgt men de regels die van toepassing zijn in de lidstaat waar de levering of dienst werd verricht. Het voordeel is wel dat de factureringsregels de laatste jaren steeds uniformer zijn geworden, waardoor er zich binnen de EU zelden problemen stellen.

Self-billing en btw-administratie

De administratie kan steeds vragen om het bewijs te leveren van het bestaan van het voorafgaandelijk akkoord tussen de partijen. De administratie hoeft het akkoord niet in te zien. Hiernaast moet de afnemer zelf het btw-controlekantoor op de hoogte brengen van zijn keuze om het systeem van self-billing toe te passen. Dit systeem ontslaat de leverancier bovendien niet van zijn verplichting om zijn afnemers te identificeren. De leverancier moet de identiteit van zijn afnemers die voor het systeem van self-billing hebben gekozen, dan ook aan het btw-controlekantoor doorgeven.

Omdat de factuur door de afnemer wordt uitgereikt, is het de klant die de btw aan de Schatkist moet doorstorten. De leverancier zal met andere woorden het factuurbedrag excl. btw ontvangen. De leverancier blijft wel de eindverantwoordelijkheid dragen en doet er goed aan om ontvangen facturen goed te controleren. Btw-boetes en naheffingen ten aanzien van foutieve gegevens, komen dus gewoon bij de leverancier terecht.

De leverancier kan natuurlijk wel nog steeds een schadeclaim indienen ten aanzien van de klant, maar in de praktijk zal dat zelden soelaas bieden. De leverancier of dienstverrichter heeft immers een controleplicht en in het voorafgaandelijk akkoord zal de klant zich waarschijnlijk wel even exonereren …