Sommige rechten en verplichtingen zijn nog niet opeisbaar geworden en zijn dan ook niet in de resultatenrekening te vinden. Zo kan een andere onderneming bijvoorbeeld een optierecht hebben op een vast actief van de onderneming. Zolang deze optie niet wordt gebruikt, ontstaat er geen verbintenis en dus ook geen schuld. Hoewel zo’n schuld nu nog niet bestaat, kan het in de toekomst wel grote gevolgen hebben voor de onderneming.

Hieronder leggen we uit hoe hier boekhoudkundig mee om moet worden gegaan. Eerst herhalen we een aantal basisprincipes om het een en ander te duiden en dan hebben we het over de zogenaamde orderrekeningen die onder klasse 0 te vinden zijn.

Niet alle informatie is op de jaarrekening te vinden

Op de jaarrekening staan alle transacties die het vermogen van een onderneming kunnen beïnvloeden, zoals wijzigingen in de handelsvoorraad, investeringen en nieuwe vorderingen op klanten.

Er kunnen zich echter ook gebeurtenissen voordoen die geen invloed op het vermogen hebben, maar die wel verplichtingen kunnen inhouden of rechten kunnen openen. Zo kan een onderneming zich borg stellen voor een lening van een andere onderneming. Het zou niet juist zijn om met zo’n borg, hoewel er helemaal nog geen sprake is van opeisbaarheid, geen rekening te houden in de jaarrekening.

Toelichting bij de jaarrekening

Extern zal men daarover informeren via de toelichting bij de jaarrekening. In deze toelichting is het verplicht om de rechten en verplichtingen die niet in de balans voorkomen, maar die het vermogen, het resultaat of de financiële positie van de onderneming aannemelijk kunnen beïnvloeden, op te nemen.

Om te bepalen of iets al dan niet in de toelichting moet worden opgenomen, mag het zogenaamde materialiteitsbeginsel worden gehanteerd. Het komt er in feite op neer dat de informatie waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat de weglating ervan zo’n invloed zou hebben op een derde die de jaarrekening bestudeert, verplicht moet worden opgenomen.

Orderrekeningen onder klasse 0

Daarnaast moet er ook intern een systeem op poten worden gezet om dergelijke rechten en verplichtingen op te volgen. Ze kunnen per slot van rekening een grote invloed hebben op de toekomst van de onderneming. Daarom neemt een onderneming geen genoegen aan de toelichting, maar wordt dergelijke informatie onder de klasse 0 ingebracht. Niet alle orderrekeningen die onder klasse 0 te vinden zijn, moeten dan ook in de toelichting verschijnen. Ze zullen ook niet altijd van materieel belang zijn.

Er zijn verschillende CBN-adviezen die handelen over deze zogenaamde orderrekeningen die onder klasse 0 te vinden zijn. Volgens de CBN moet de registratie van rechten en verplichtingen buiten de balans in ieder geval dagelijks gebeuren en niet enkel op de inventarisdatum.

Het MAR biedt een raamwerk met 0-rekeningen die kunnen worden gehanteerd. Het bestaat uit 9 subklassen met telkens hun eigen onderverdeling. Hieronder zijn ze weergegeven. Deze rekeningen kunnen verder voorzien worden van bijkomende subrekeningen.

00 Zekerheden door derden gesteld voor rekening van de onderneming

Deze rekening wordt gebruikt om alle persoonlijke en zakelijke zekerheden te boeken die door derden ten behoeve van schuldeisers van de onderneming zijn gesteld. Het gaat bijvoorbeeld om de zaakvoerder die zich persoonlijk borg stelt voor een lening die de onderneming is aangegaan.

Hoewel een derde de zekerheid stelt, gaat het toch om een conditionele verplichting voor de onderneming. Wanneer de onderneming zijn verplichtingen niet voldoet en de zekerheidssteller wordt aangesproken, kan de zekerheidssteller per slot van rekening de onderneming aanspreken om de terugbetaling te verkrijgen. Op dat moment ontstaat er een schuld.

01 Persoonlijke zekerheden gesteld voor rekening van derden

Hier gaat het om het omgekeerde van wat we onder de 00-rekeningen hebben gezien. Hier worden dan ook de persoonlijke zekerheden geboekt die de onderneming ten behoeve van derden heeft gesteld.

02 Zakelijke zekerheden gesteld op eigen activa

Hier boekt de onderneming zakelijke zekerheden waarmee het vaste activa heeft bezwaard om aan bepaalde actuele of potentiële schulden te voldoen. Een voorbeeld daarvan is het bezwaren van een bedrijfsgebouw met een hypotheek als zekerheid voor de terugbetalingsverbintenis van een krediet van de bank. Bij wanbetaling kan de bank dan eenvoudig het gebouw aanslaan.

03 Ontvangen zekerheden

Dit is dan weer het omgekeerde van de 02-rekening. Een voorbeeld hiervan is een onderneming die een krediet toekent aan een andere onderneming en daarbij aandelen in pand ontvangt.

04 Goederen en waarden gehouden door derden in hun naam, maar ten bate en voor risico van de onderneming

Het gaat hier om een bijzondere categorie waarbij goederen en waarden worden geboekt die ten opzichte van derden wel aan een ander toebehoren, maar waarvan de onderneming in werkelijkheid de risico’s draagt en de opbrengsten int. Deze rekening wordt enkel gebruikt wanneer deze waarden en goederen niet op de balans zijn opgenomen. Een voorbeeld hiervan zijn goederen die reeds uit de boekhouding werden geëlimineerd en naar de verkoopcommissionair zijn verstuurd.

05 Verplichtingen tot aan- en verkoop van vaste activa

Hieronder worden opties geboekt die derden op vaste activa hebben. Zo kunnen derden een optie hebben om een bepaald aankoop- of verkooprecht uit te oefenen. Pas wanneer deze optie wordt uitgeoefend, is de onderneming verplicht om te kopen of te verkopen aan een vooraf bepaalde prijs. Uiteraard moet de onderneming steeds rekening houden met het bestaan van deze optie.

06 Termijnovereenkomsten

Hier vinden we de koop- en verkoopovereenkomsten op termijn. Het gaat daarbij zowel om goederen als deviezen. De verschillende subrekeningen maken een onderscheid naargelang deze gekocht of verkocht en te ontvangen of te leveren zijn.

07 Goederen en waarden van derden gehouden door de onderneming

Dit zijn de verschillende rekeningen die betrekking hebben op gebruiksrechten op lange termijn op goederen die aan derden toebehoren en de goederen die anderzijds in consignatie, in bewaring of in bewerking aan derden zijn gegeven.

09 Diverse verbintenissen, verhaalrechten en orderrekeningen

Dit is een niet-gespecificeerde groep. Hier kan een ondernemer dan ook verbintenissen (geen rechten) onderbrengen die geen plaats hebben in een van de bovenstaande groepen. Het gaat bijvoorbeeld om technische garanties die werden geleverd op reeds verkochte goederen. Uiteraard is het wel de voorwaarde dat het een en ander nog niet in de balans is vermeld.