Bij het invullen van de belastingaangifte zijn er drie soorten fiscale voordelen waarop we kunnen rekenen. Het gaat om de belastingverminderingen, de belastingkredieten en de fiscaal aftrekbare uitgaven. Waar de wetgever duidelijkheid schept met betrekking tot die twee eerste categorieën, is dat voor de fiscale aftrekbaarheid niet steeds het geval. En dat is logisch, want het moet immers de nodige bewegingsruimte bieden. Elke onderneming is nu eenmaal uniek en dus is een praktijkgerichte aanpak de enige juiste.
Wat zijn fiscaal aftrekbare uitgaven?
Fiscaal aftrekbare uitgaven, ook wel eens de belastingaftrek genoemd, mag niet in verwarring worden gebracht met een zogenaamde belastingvermindering. Bij fiscaal aftrekbare uitgaven gaat het immers om uitgaven die je doet om een inkomen te verwerven of te behouden. De fiscaal aftrekbare uitgave wordt hierbij van de omzet afgetrokken, waarna men de belastbare winst bekomt. Dit staat in schril contrast met belastingverminderingen die rechtstreeks van het te betalen belastingbedrag (dus na de berekening) worden afgetrokken.
Wanneer worden uitgaven fiscaal aftrekbare uitgaven?
Lang niet alle zakelijke uitgaven zijn zomaar fiscaal aftrekbaar. De uitgave moet immers aan drie voorwaarden voldoen.
De kost moet gedragen zijn tijdens het belastbaar tijdperk
Opdat een beroepskost fiscaal aftrekbaar zou zijn, moet het in het belastbaar tijdperk betaald zijn. Hierbij maakt het niet uit of het betrekking heeft op hetzelfde of op een later belastbaar tijdperk. Het volstaat echter ook dat de uitgave in het belastbaar tijdperk is gedragen (toewijsbaar aan het boekjaar waarop de uitgave werkelijk betrekking heeft).
In sommige gevallen zijn beroepskosten die niet gedragen of betaald zijn in het desbetreffend belastbaar tijdperk toch aftrekbaar. Dan moet er wel aan twee voorwaarden voldaan zijn:
- De schuld moet zijn geboekt; en
- Het moet gaan om een zekere en vaststaande schuld (zekerheid m.b.t. het voorwerp en het bedrag ervan).
De kost moet zijn gemaakt met het oog op het verkrijgen of het behouden van winst
Opdat het zou gaan om fiscaal aftrekbare uitgaven, moet het economisch doel centraal staan. Je moet de kost met andere woorden hebben gemaakt om beroepsinkomsten te verwerven of te behouden. Dit kan ruim worden geïnterpreteerd want ook relatiegeschenken, restaurantkosten en de deelname aan seminaries vallen hieronder. Het hoeft dus zeker niet rechtstreeks in het genereren of het behouden van beroepsinkomsten te resulteren. En ook de betaling van sociale bijdragen of de VAPZ-stortingen worden gewoon als fiscaal aftrekbare beroepskosten aanzien.
Hiernaast moet de uitgave een noodzakelijk verband hebben met de uitoefening van de beroepsactiviteit. En daarvoor komen we al snel terecht bij het maatschappelijk doel van de vennootschap.
Je moet de beroepskosten kunnen verantwoorden
Opdat uitgaven fiscaal aftrekbaar zouden zijn, moet je ze kunnen verantwoorden. Dit doe je best aan de hand van schriftelijke bewijsstukken. Het kan hierbij gaan om facturen, bestelbonnen, bankafschriften, mailcorrespondentie e.d. In sommige gevallen (bv. onmogelijkheid om een bewijsstuk te verkrijgen of bij verlies ten gevolge van brand) zal de fiscus ook genoegen nemen met andere bewijzen zoals getuigenverklaringen.
Fiscale aftrekbaarheid beperkt tot zakelijk gebruik
Na het nagaan of de uitgave aan de voorwaarden van de fiscale aftrekbaarheid voldoet, moet het worden opgesplitst in een deel zakelijk- en privégebruik. Vooral in een eenmanszaak is het immers niet ongewoon dat de uitgave ook een persoonlijk voordeel oplevert. Denk bijvoorbeeld aan een wagen, een smartphone of een internetabonnement dat je ook privé gebruikt.
De fiscale aftrekbaarheid is echter beperkt tot het zakelijk gebruik. Het privégebruik moet je dus wegfilteren. Er bestaan verschillende manieren om dat te doen.
Gedetailleerde gegevens bijhouden
Soms is het mogelijk om gedetailleerd een opsplitsing te maken. Zo kan je bijvoorbeeld een rittenadministratie bijhouden waaruit het zakelijk gebruik blijkt. Of zo kan je op de maandelijkse afrekening nagaan welke telefoontjes al dan niet een zakelijk karakter hadden. Dergelijke methoden zijn uiteraard heel tijdrovend, waardoor ze maar zelden worden toegepast.
Forfaitaire berekeningsmethoden
Interessanter is het om kosten via forfaitaire berekeningsmethoden uit te dokteren. Zo kan je de kosten van een thuiskantoor (internet, elektriciteit, verwarming…) bijvoorbeeld omrekenen door de verhouding van het oppervlak van het thuiskantoor te vergelijken met het oppervlak van de woning. Of zo kan je de zakelijke autokosten berekenen door de afstand tussen de werk- en woonplaats te vermenigvuldigen met het aantal gewerkte dagen, te delen door 365. Het resultaat daarvan vergelijk je uiteraard met het totaal aantal gereden kilometers.
Er bestaan verschillende berekeningsmethoden en in principe ben je vrij om de meest passende methode te hanteren. Het is belangrijkste is natuurlijk dat je jouw berekeningsmethode kan onderbouwen en dat het overeenstemt met de werkelijkheid.
Verworpen uitgaven
Lang niet alle zakelijke uitgaven worden integraal als fiscaal aftrekbare uitgave aanzien. Sommige uitgaven worden immers automatisch (gedeeltelijk) verworpen. We spreken dan van verworpen uitgaven. Het gaat onder andere om autokosten, relatiegeschenken en restaurantkosten. Dit verwerpen doet men na het bepalen van het wegfilteren van het persoonlijk gebruik.
Verhoogde 120% aftrekbaarheid
Terwijl sommige uitgaven slechts beperkt fiscaal aftrekbaar zijn, kent de wetgever voor andere uitgaven dan weer een verhoogde fiscale aftrekbaarheid toe. Dergelijke uitgaven zijn voor 120% fiscaal aftrekbaar. De fiscale aftrekbaarheid ligt met andere woorden 20% hoger dan de werkelijk gedragen kosten. Het gaat onder andere om:
- De kosten voor het aanmoedigen van werknemers om met de fiets naar het werk te rijden (bv. fietsenstalling, aankoop fietsen en toebehoren…);
- Autokosten van elektrische voertuigen;
- Kosten voor de organisatie van collectief vervoer van personeelsleden i.h.k.v. woon-werkverkeer;
- Kosten van beveiligingsdiensten.
De 120%-aftrekbaarheidsregeling gaat echter op de schop. Vanaf aanslagjaar 2021 zijn ook deze kosten nog maximaal 100% fiscaal aftrekbaar.
Niet eenvoudig?
Dat lijkt wel een understatement te zijn. Er moet immers worden nagegaan of er aan de aftrekbaarheidsvoorwaarden is voldaan. Vervolgens moet je een onderscheid maken tussen uitgaven die integraal aftrekbaar zijn in het betrokken tijdperk of die moeten worden afgeschreven. Nadien is er de beperking tot het zakelijk gebruik en krijg je mogelijks ook nog eens te maken met een verlaagde of verhoogde aftrekbaarheid, hoewel dat laatste vanaf aanslagjaar 2021 zal verdwijnen. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de btw-administratie die er soms compleet andere regels op nahoudt.
Bij twijfel raadpleeg je daarom maar beter een boekhouder of accountant. Maar weet ook dat moderne boekhoudprogramma’s de berekening steeds vaker automatisch maken. Meestal zijn zij immers voorzien van standaard keuzemogelijkheden waarbij het boekhoudprogramma automatisch rekening houdt met het verworpen karakter en met de achterliggende btw-regels. Maar ook dan blijft het natuurlijk belangrijk dat je jouw beroepskosten voldoende kan verantwoorden. Vergeet dus niet de nodige bewijsstukken te verzamelen. Want op het einde van de rit zal de fiscus vooral daarin neuzen.
