Wanneer je als onderneming een nieuwe activiteit opstart, is het mogelijk om de kosten met betrekking tot die activiteit op de balans te zetten. Hiervoor moet je die kosten activeren. Nu is het uiteraard zo dat de fiscus hier geen vrijheid en blijheid duldt. Daarom zijn er ook een aantal regels verbonden aan het activeren van kosten.

Wat is het activeren van kosten?

Wanneer je kosten activeert behandel je hen boekhoudkundig niet langer als een kost maar als een investering. Dat wil zeggen dat de kosten op de balans worden geplaatst en je ze over een langere termijn mag afschrijven. Dat geeft een adequater inzicht in de onderneming, zorgt voor een betere afstemming van de opbrengsten en kosten en voor een efficiëntere communicatie van toekomstige producten. Anderzijds kan het activeren van kosten ook in fictief grote excess returns resulteren, waarvoor aandeelhouders wel vaker argwanend zijn.

Welke kosten activeren?

In de praktijk zal de activering van de kosten ervoor zorgen dat ze op het actief van de balans worden geplaatst en dit onder de post Immateriële vaste activa, die op haar beurt opnieuw wordt uitgesplitst in:

  • Kosten van onderzoek en ontwikkeling;
  • Concessies, octrooien, licenties, knowhow, merken en soortgelijke rechten;
  • Goodwill;
  • Vooruitbetalingen op immateriële vaste activa.

Opdat activering mogelijk zou zijn moet het resultaat van de gemaakte kosten natuurlijk ook als immateriële vaste activa kunnen worden aangemerkt. Het gaat dan om onlichamelijke ondernemingsmiddelen die duurzaam voor de bedrijfsactiviteit zullen worden gebruikt en waarvan we in de toekomst ook economische voordelen verwachten.

Vijf voorwaarden voor activering kosten

Om te voldoen aan de voorwaarden die aan immateriële vaste activa worden gesteld, moeten ook de kosten aan vijf voorwaarden voldoen. Centraal daarbij staat volgens de CBN dat het investeringskarakter van de gemaakte kost vast moet staan. De vijf voorwaarden zijn:

  • De gemaakte kosten moeten bijdragen aan de verwezenlijking van het ondernemersdoel of de concurrentiepositie;
  • De gemaakte kosten moeten aan het project gerelateerd zijn en afzonderlijk zijn bepaald;
  • Het proces of product moet nauwkeurig worden gedefinieerd en geïndividualiseerd;
  • De technische uitvoerbaarheid van het product of proces moet worden aangetoond;
  • De financiële haalbaarheid van het product of proces moet zijn bewezen.

Geen onderzoekskosten maar wel ontwikkelingskosten activeren

Vroeger kon men zowel onderzoeks- als ontwikkelingskosten activeren. Onderzoekskosten zijn de kosten die worden gemaakt om nieuwe technische of wetenschappelijke kennis te verwerven. Hieronder vallen ook de kosten voor een marktonderzoek. Ontwikkelingskosten zijn daarentegen de kosten met betrekking tot de concrete uitvoering van ontwerpen of studies voor het produceren van nieuwe producten of diensten voorafgaand aan een commercialiseerbare productie.

Sinds 2016 is het echter niet langer toegestaan om onderzoekskosten te activeren. Dat is het gevolg van een Europese richtlijn. De activering van onderzoekskosten stond echter al langer ter discussie omdat het een eenvoudige manier is om de cijfers rooskleuriger voor te stellen. De activering van ontwikkelingskosten is wel nog steeds mogelijk.

Activeren softwarekosten beperkt mogelijk

Softwarekosten die aan de vijf activeringsvoorwaarden voldoen, mogen ook worden geactiveerd. Echter legt een recent CBN-advies een aantal beperkingen op:

  • De activering kan enkel voor de uitgaven voor programmatie en testing vanaf het moment waarop de onderneming beslist te investeren in een vaststaand en afgebakend project;
  • De haalbaarheid van dit project moet zijn aangetoond;
  • Zijn uitgesloten: uitgaven i.v.m. het haalbaarheidsonderzoek, uitgaven voor een functionele analyse, onderhoudskosten, kosten voor opleiding van gebruikers of kosten voor documentatie.

Omdat er aan de activering van software nog talloze andere regels zijn verbonden, zeker indien het gaat om systeemsoftware die in de hardware wordt aangebracht, informeer je maar beter vooraf even bij een boekhouder of accountant hoe je dit het best aanpakt.

Waardering van de te activeren kosten

Aan de te activeren kosten moet ook een financieel kaartje gekleefd worden. Om te voorkomen dat de jaarcijfers al te eenvoudig worden opgesmukt, zijn er hier ook een aantal beperkingen. Indien een deel van de uitgave niet kan worden geactiveerd, moet het als kost worden ingeboekt.

Bij de aankoop van vaste activa moet u dit waarderen aan de aanschaffingswaarde die bestaat uit de aankoopprijs en bijkomende kosten zoals opslagkosten en verzekeringskosten.

Bij geproduceerde vaste activa gaat het dan meer om een waardering aan de vervaardigingswaarde. Hieronder vallen de rechtstreekse en de onrechtstreekse productiekosten. Deze vervaardigingswaarde mag echter niet hoger zijn dan de op grond van het businessplan voorgenomen geschatte toekomstige kasstromen die de geproduceerde vaste activa zal garanderen. Uitgaven die gedaan worden na de voltooiing van de productie mogen in principe niet worden geactiveerd, tenzij ze in een fundamentele verbetering resulteren. De kosten ter verbetering van een prototype kan dus wel worden geactiveerd, maar eenvoudige onderhoudskosten niet.

De kosten die verbonden zijn aan het ontleend kapitaal ter financiering van de vaste activa mogen ook worden geactiveerd. Deze kosten zijn echter beperkt tot de zogenoemde intercalaire interesten. Deze intercalaire interesten zijn de interesten die betrekking hebben op de periode van de bedrijfsklaarheid van de activa. Anderzijds hoeft het niet te gaan om interesten van leningen die specifiek voor een welbepaald actiefbestanddeel zijn aangegaan, maar kan het ook gaan om een pro rata toegekend deel van de interesten voor een globale aanwending van vreemd vermogen. De enige voorwaarde is dan uiteraard dat de financiering van dat actiefbestanddeel deel uitmaak van de globale financiering.

Let ten slotte op bij de activering van ontwikkelingskosten. Soms ontvang je immers een subsidie voor kosten van onderzoek en ontwikkeling. Echter mag je enkel de kosten ten belope van hun nettobedrag activeren. Ontwikkelingskosten mag je dan ook enkel activeren ten belope van het bedrag na aftrek van de in de resultatenrekening aanwezige subsidies.