In ons eerdere artikel hebben we het gehad over de subsidie voor toeristische evenementen in Oost-Vlaanderen. De provincie Oost-Vlaanderen kent echter niet alleen een subsidie toe voor de organisatie van toeristische evenementen in Oost-Vlaanderen, maar ook voor de promotie van toeristische evenementen. Deze twee subsidies kunnen niet worden gecumuleerd.

Wat komt in aanmerking voor de betoelaging promotie toeristische evenementen?

Zowel openbare besturen (bv. toeristische diensten of steden) als regionale en plaatselijke toeristische samenwerkingsverbanden en private organisatoren komen in aanmerking voor de betoelaging promotie toeristische evenementen. Voor private organisatoren geldt wel een aanvullende voorwaarde: ze moeten samenwerken met een openbaar bestuur of met een toeristisch samenwerkingsverband.

Eisen aan het toeristische evenement in Oost-Vlaanderen

Niet zomaar alle toeristische evenementen komen in aanmerking. Zo moet het evenement minstens voor een belangrijk deel plaatsvinden op Oost-Vlaams grondgebied. Daarnaast moet het evenement een bovenlokale uitstraling hebben, voor iedereen openstaan, een groot publiek bereiken en moet er uitgebreid promotie voor worden gevoerd. Het evenement moet ook een positieve beeldvorming en de lokale aantrekkingskracht van de gemeente en/of de regio ten goede komen. Ten slotte moet het een positieve impact hebben op de lokale bezienswaardigheden, horeca en attracties.

Toeristische evenementen die al een subsidie voor de ondersteuning van toeristische evenementen van het provinciebestuur Oost-Vlaanderen krijgen, komen niet in aanmerking voor deze subsidie. De subsidie voor de ondersteuning van toeristische evenementen van het provinciebestuur Oost-Vlaanderen is royaler, maar daarvoor gelden er wel een aantal extra eisen.

Eisen aan de promotievormen

De betoelaging promotie toeristische evenementen subsidieert wervende toeristische publicaties die toeristische evenementen promoten op bovenlokaal niveau. Het gaat bijvoorbeeld om de verspreiding van flyers en affiches, maar ook om websites en digitale platformen die ter promotie van het event worden gemaakt.

Een aantal promotievormen zijn expliciet uitgesloten van de subsidie:

  • Reeds gedrukte brochures
  • Algemeen wervende websites die maar vaag aan het toeristische evenement zijn gewijd
  • Algemeen wervende toeristische publicaties
  • Algemeen wervende toeristische (overzichts)kaarten
  • Informatieve brochures
  • Publicaties die voor meer dan 50% met advertenties worden gevuld
  • De publicatie van autoroutes, wandelroutes, fietsroutes en/of ruiterroutes

Houd er rekening mee dat de gesubsidieerde promotiemiddelen het logo van de toeristische regio moeten vermelden op de cover van het promotiemiddel of op de homepagina van de website. Ook het logo van Toerisme Oost-Vlaanderen moet er worden weergegeven. Het ontwerp van de publicatie- en promotiemiddelen moet vooraf door Toerisme Oost-Vlaanderen worden goedgekeurd.

Bedrag van de betoelaging promotie toeristische evenementen in Oost-Vlaanderen

In overleg met de aanvrager wordt de aanvraag door de administratie van Toerisme Oost-Vlaanderen onderzocht. Het management van Toerisme Oost-Vlaanderen zal vervolgens beslissen over het al dan niet toekennen van de aanvraag en over het bedrag van de subsidie. Het houdt daarbij rekening met het advies van de administratie en met de voorgelegde documenten. Ook de begroting en de beschikbare financiële middelen van Toerisme Oost-Vlaanderen spelen een rol. Als er geen budget beschikbaar is, wordt er ook geen subsidie toegekend. De subsidie kan in ieder geval niet meer bedragen dan 50% van de werkelijk gedane kosten (excl. btw), met een maximum van 2.500 euro.

Aanvragen van de betoelaging promotie toeristische evenementen in Oost-Vlaanderen

De aanvraag dient voorafgaand en ten laatste in de ontwerpfase gedaan te worden bij Toerisme Oost-Vlaanderen (Woodrow Wilsonplein 2, 9000 Gent). Hiervoor wordt gebruikgemaakt van een aanvraagformulier. Volgende informatie is bij de aanvraag te overhandigen:

  • Een beschrijving van het evenement
  • De partners of samenwerkingsverbanden (een bewijs van samenwerking is verplicht voor private organisatoren)
  • Een motivatie
  • Een distributieplan
  • Informatie over de oplage en de kostenraming (met offertes)
  • Financiële gegevens

De subsidie wordt toegekend nadat de promotie is gerealiseerd en de betaalstukken zijn voorgelegd.