Wanneer een werknemer in opdracht van de werkgever werkgerelateerde verplaatsingen maakt met een eigen auto, een motorfiets of een bromfiets, kan de werkgever tussenkomen in deze kosten. Dit wordt de kilometervergoeding genoemd. In theorie kan een werkgever zelf het bedrag van de kilometervergoeding kiezen, maar in de praktijk moet er ook rekening worden gehouden met fiscale aandachtspunten en met afspraken die op sectoraal niveau zijn gemaakt.

Wat is de kilometervergoeding?

De kilometervergoeding is een vergoeding die door de werkgever wordt toegekend ter compensatie van de kosten die de werknemer maakt voor werkgerelateerde verplaatsingen met zijn motorvoertuig. Deze tussenkomst is in principe vrijgesteld van belastingen en RSZ-bijdragen. Dat komt omdat het geen verloning is voor het gepresteerde werk, maar louter een terugbetaling van de onkosten die de werknemer maakt.

Als werkgever kan je kiezen hoe je in deze kosten tussenkomt. Je kan bijvoorbeeld aan de werknemer vragen om stukken voor te leggen die zijn kosten bewijzen en vervolgens het juiste bedrag terugbetalen. Dit brengt uiteraard wel wat extra administratie met zich mee. Bovendien is het vaak moeilijk om het een en ander aan te tonen. De kilometervergoeding dekt namelijk niet alleen de brandstofkosten, maar bijvoorbeeld ook de slijtage aan de wagen, een deel van de onderhoudskosten, de verzekeringen en de waardevermindering van de auto. Het is in de praktijk moeilijk om dergelijke kosten te begroten en toe te wijzen. Daarom is het ook mogelijk om de werknemer een forfaitaire kilometervergoeding toe te kennen.

Bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding in 2022

Voor de fiscus is het belangrijk dat de tussenkomst de werkelijke kosten dekt en niets meer. Als het een verdoken vorm van verloning is, omdat de verloning hoger ligt dan de werkelijke kosten, wordt het een en ander wel gewoon belast. De forfaitaire kilometervergoeding mag met andere woorden niet te hoog zijn.

Bij dergelijke forfaits wordt daarom vaak gekeken naar het bedrag dat door de wetgever voor federale ambtenaren wordt vastgelegd. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Tot en met 30 juni 2022 bedraagt het forfait € 0,3707 per kilometer. Dit bedrag geldt in principe enkel voor de federale ambtenaren en niet voor werknemers in de privé. In de praktijk beschouwt de fiscus het echter als een ernstige norm. Werkgevers die in de privé hetzelfde forfait hanteren als de wetgever, hoeven dan ook geen gedoe met de fiscus te verwachten: de vergoeding wordt vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen.

Het staat de werkgever natuurlijk vrij om een lager kostenforfait te hanteren. Ook dat zal natuurlijk geen gedoe met de fiscus opleveren, maar mogelijk wel met de vakbonden. Eventueel moet er ook rekening worden gehouden met afspraken die op sectoraal niveau zijn vastgelegd. In verschillende paritaire (sub)comités is namelijk afgesproken om het forfait voor de federale ambtenaren toe te passen. Dat is bijvoorbeeld het geval in het PSC 318.02 voor de Vlaamse gezins- en bejaardenhulp en het PC 331 voor de Vlaamse welzijnssector. Werkgevers uit deze sectoren hebben met andere woorden niet te kiezen.