Wat is de kmo-portefeuille en hoe boek je het?

De kmo-portefeuille is een Vlaamse subsidie waarbij ondernemers financiële steun krijgen voor de aankoop van diensten die de kwaliteit van hun onderneming verbeteren. Het gaat met name om adviesverlening en opleidingen. Het maximaal bedrag van de kmo-portefeuille loopt op tot €15.000,- voor middelgrote ondernemingen. Er moet wel aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. De subsidie wordt op een bijzondere manier toegekend, waardoor de boekhoudkundige verwerking ook de nodige toelichting hoort te krijgen.

Voorwaarden voor de kmo-portefeuille

Om beroep te kunnen doen op de kmo-portefeuille moet er aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. Zowel ten aanzien van de aanvragende onderneming als ten aanzien van de opleiding of het advies worden voorwaarden gesteld.

Ondernemingen die in aanmerking komen voor de kmo-portefeuille

Ten aanzien van de onderneming gelden vijf vereisten:

• Het moet gaan om een kmo volgens de Europese kmo-definitie;
• De onderneming moet een aanvaardbare rechtsvorm hebben;
• De onderneming moet in Vlaanderen gevestigd zijn en ook de werkenden in het bedrijf moeten daar aan de slag zijn;
• Het moet gaan om activiteiten in de privésector. Een eventuele overheidsparticipatie kan, maar moet minder dan 25% bedragen;
• Het bedrijf heeft een aanvaardbare hoofdactiviteit.

Opleidingen die in aanmerking komen voor de kmo-portefeuille

Ook ten aanzien van de opleiding gelden een aantal voorwaarden:

• Het moet gaan om een geregistreerde dienstverlener;
• Er moet een overeenkomst worden gesloten met de geregistreerde dienstverlener;
• Bij elke les moet een aanwezigheidslijst worden getekend (schriftelijk of elektronisch);
• Je moet de opleiding betalen voor 31 december van het jaar na de steunaanvraag;
• Er moet sprake zijn van rechtstreekse interactie met de docent (e-learning is onder die voorwaarden mogelijk);
• De steunaanvraag moet ingediend worden binnen een termijn lopende tot 14 dagen na de start van de lessen;
• Na de opleiding moet je een gepersonaliseerd vormingsattest ontvangen;
• De opleiding moet minimaal €100,- kosten (excl. btw).

Adviesdiensten die in aanmerking komen voor de kmo-portefeuille

Ook wat de adviesverlening betreft, zijn er een aantal criteria waaraan moet zijn voldaan. Het gaat onder andere om het soort advies, maar ook om het kostenplaatje. En een aantal vormen van adviesverlening zijn uitdrukkelijk uitgesloten:

• Het moet gaan om (i) schriftelijk advies bestaande uit een analyse van een probleemstelling, een eigenlijk advies, een implementatieplan en de begeleiding bij de implementatie; of (ii) schriftelijk advies bestaande uit het identificeren, het in kaart brengen en het onderzoeken van opportuniteiten met betrekking tot het bedrijfsfunctioneren;
• De dienstverlening moet minimaal €500,- kosten (excl. btw);
• Het moet gaan om een geregistreerde dienstverlener en er moet een overeenkomst worden gesloten;
• Je moet het adviesproject betalen voor 31 december van het jaar volgende op de steunaanvraag;
• De steunaanvraag moet binnen 14 dagen na de start van de samenwerking ingediend zijn;
• Na de adviesprestatie moet je een gepersonaliseerd adviesrapport ontvangen;
• Het mag niet gaan om advies met betrekking tot de gewone bedrijfsuitgaven, advies inzake subsidies of wettelijk verplichte diensten.

Hoe groot is de subsidie van de kmo-portefeuille?

De steun die je krijgt is afhankelijk van de vraag of jouw onderneming een kleine of middelgrote onderneming is:

• Kleine onderneming: 40% van de gedane uitgaven met een maximum van €10.000,- per jaar;
• Middelgrote onderneming: 30% van de gedane uitgaven met een maximum van €15.000,- per jaar.

Hoe vraag je een subsidie aan?

De subsidie vraag je aan via de website van het Agentschap Innoveren en Ondernemen. Vervolgens moet je de eigen bijdrage storten op de kmo-portefeuille van Sodexo en zal het Agentschap Innoveren & Ondernemen de subsidie daarop overmaken. De ontvangen factuur betaal je tot slot via de rekening van jouw kmo-portefeuille. Btw en niet-aanvaarde kosten dien je wel nog zelf naar de dienstverlener over te maken.

Boekhoudkundige verwerking van de kmo-portefeuille

Het aanvragen van de subsidie mag dan wel heel eenvoudig zijn, boekhoudkundig is het een stuk ingewikkelder. Er worden dan ook drie stappen doorlopen: het overmaken van de eigen bijdrage in de kmo-portefeuille, het ontvangen van de subsidie door de Vlaamse Overheid en het uitvoeren van de betaling via de elektronische kmo-portefeuille.

Storten van de eigen bijdrage in de kmo-portefeuille

Boekhoudkundig boek je de eigen bijdrage over op een subrekening van de liquide middelen. Bedraagt de eigen bijdrage bijvoorbeeld €100, dan verwerk je het als volgt:

Ontvangen subsidie Vlaamse overheid

Nadat jij jouw eigen aandeel in de kmo-portefeuille hebt gestort, zal ook de overheid haar aandeel storten. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen heeft eerder al aangegeven dat dit als een bedrijfsopbrengst moet worden geboekt en dit op het ogenblik dat het recht op de subsidie vaststaat (en dus niet op het moment van de overschrijving). Stel bijvoorbeeld dat de overheid een subsidie toekent van €56, dan verwerk je dit boekhoudkundig als volgt:

Op een later ogenblik zal de Vlaamse Overheid de elektronische portefeuille ook effectief aanvullen. Ook dit moet je in jouw boekhouding verwerken:

Het is eveneens mogelijk dat de toekenning van de subsidie niet samenvalt met het jaar waarin men de opleiding geniet. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin de subsidieaanvraag al werd ingediend maar de opleiding pas in het volgend boekjaar plaatsvindt. Dat zorgt voor een afwijkende boekhoudkundige verwerking omdat de subsidie via de overlopende rekeningen aan het correcte boekjaar moet worden toegekend

De uiteindelijke betaling van de opleiding

Wanneer je tot slot de factuur van de dienstverlener ontvangt, wordt de volledig aangerekende prijs boekhoudkundig ten laste genomen van de onderneming. Dat is ook logisch, daar de ontvangen subsidie als een bedrijfsopbrengst wordt aangemerkt. Hier stelt zich boekhoudkundig geen probleem. Houd er wel rekening mee dat de btw (net zoals eventuele niet-aanvaarde kosten) nog apart aan de dienstverlener moeten worden overgemaakt en dat dit dus in een extra boeking resulteert.