Elk bedrijf moet een boekhouding voeren. Het is immers dankzij deze boekhouding dat de fiscus zijn favoriete hobby kan ontplooien: belastingen heffen. Vlaanderen telt meer dan 570.000 ondernemingen. In de praktijk wordt dat voor de fiscus al snel heel tijdrovend. Daarom heeft de wetgever een set regels opgesteld die aangeven hoe een boekhouding eruit dient te zien. En dat doet het natuurlijk met het oog op het vaststellen van de fiscale winstgevendheid van een bedrijf, wat in de praktijk toch een stuk optimistischer is dan de echte winstgevendheid ervan.
Wat is een boekhouding?
Eigenlijk is een boekhouding niets meer dan het bijhouden van boeken die inzicht geven op de cijfers van de onderneming. De administratie kent immers een gigantische documentenstroom, gaande van leveringsbonnen tot verzekeringspremies, facturen en verkoopdocumenten. De boekhouding moet orde scheppen opdat de fiscus eenvoudig de winstgevendheid van het bedrijf kan nagaan en opdat je het als werkingsinstrument kan gebruiken. In de praktijk kunnen we wel een opdeling maken tussen de fiscale boekhouding en de interne boekhouding.
De fiscale boekhouding
De fiscale boekhouding baseert zich op diverse regels om zo de fiscale winstgevendheid van een bedrijf na te gaan. Over verkopen doet de fiscus niet moeilijk: verkopen zijn belastbaar zonder dat je daar zelf veel voor moet doen. Maar wat aankopen betreft, is de fiscus een stuk onbereidwilliger. Op verschillende manieren zal de fiscus de aftrekbaarheid van aankopen beperken:
- Beperking in functie van het privégebruik;
- Bepaalde uitgaven worden standaard verworpen;
- Niet alle uitgaven zijn fiscaal aftrekbaar;
- De juiste documenten en bewijsmaterialen moeten worden voorgelegd.
De fiscale boekhouding kan zowel enkel- als dubbelvoudig gebeuren.
De interne boekhouding
De fiscale winstgevendheid is in de praktijk veel optimistischer dan de werkelijke winstgevendheid van een bedrijf. Hierdoor is de fiscale boekhouding geen goed werkinstrument. Daarom zullen ondernemingen vaak een interne boekhouding bijhouden. Grote ondernemingen doen dat heel uitgebreid, terwijl dat voor kleine zelfstandigen meestal onmogelijk is. Weet wel dat steeds meer boekhoudprogramma’s automatisch een onderscheid kunnen maken. En zeker voor een eenmanszaak is dat toch een grote meerwaarde.
Een enkelvoudige boekhouding kan echter niet zomaar als interne boekhouding worden gebruikt. Het biedt immers te weinig gegevens voor de bedrijfsvoering van de onderneming. De interne boekhouding voer je dan ook enkel, op jouw kosten, om het de fiscus eenvoudiger te maken. Daarom raden vele boekhouders aan om ook als kleine eenmanszaak een dubbele boekhouding te voeren.
Welke boeken moet je houden?
Om voldoende orde te brengen, moet je de boekhouding in verschillende boeken opsplitsen. Het gaat met name om:
- Het aankoopdagboek: de verzameling van aankoopfacturen en -creditnota’s;
- Het verkoopdagboekboek: de verzameling van verkoopfacturen en -creditnota’s;
- Financiële dagboeken: de verzameling van kastickets (kasboek) en bankafschriften (één of meerdere bankdagboeken);
- Diversen dagboek: de verzameling van alle andere documenten.
Hiernaast moeten sommige ondernemingen nog een aantal extra boeken bijhouden, zoals:
- Het dagontvangstenboek: ter registratie van contante verkopen zonder factuur;
- Het inventarisboek: biedt een overzicht van alle bezittingen en schulden van de onderneming;
- Centralisatieboek: centraliseert losbladige boekhoudingen.
