Sommige ondernemingen moeten naast hun dagontvangstenboek een zogenaamd centralisatieboek bijhouden. Dit centralisatieboek werd in 2002 ingevoerd en moet het mogelijk maken om de dagontvangsten van verschillende winkels gecentraliseerd onder de loep te nemen. Net zoals bij het dagontvangstenboek gelden er ook hier een aantal bijzondere vereisten.

Wat is het centralisatieboek?

Het centralisatieboek groepeert de ontvangsten die in de dagontvangstenboeken zijn weergegeven en neemt het op in één enkel voorafgaandelijk genummerd boek of in een elektronische variant. Dit centralisatieboek moet steeds op de hoofdzetel liggen en is uiteraard enkel nodig indien je verschillende winkels hebt.

Wat staat er in het centralisatieboek?

Het centralisatieboek dient uiteraard niet alle individuele verrichtingen van de dagontvangstenboeken over te nemen. Het volstaat om op het einde van elke aangifteperiode (maandelijks of per kwartaal, afhankelijk van het type aangever) volgende gegevens op te nemen:

  • Het totaalbedrag van de ontvangsten (incl. btw) van die periode, ingeschreven in de verschillende dagboeken van ontvangsten en dit per btw-tarief;
  • Per btw-tarief het totaalbedrag van de maatstaf van heffing en de verschuldigde btw.

Hoe moet je het centralisatieboek bijhouden?

Wanneer er minimaal één dagontvangstenboek elektronisch wordt bijgehouden, moet het centralisatieboek ook digitaal zijn. Enkel wanneer alle dagontvangstenboeken op papier zijn, mag je dus zelf kiezen of je het centralisatieboek elektronisch of op papier bijhoudt.

Voor de elektronische variant heeft de administratie in 2007 een aantal regels uitgewerkt waarbij de onomkeerbaarheid van inschrijvingen via een digitale versleuteling wordt gegarandeerd. Net zoals bij een fysiek centralisatieboek kan je achteraf dus niet zomaar ingeschreven bedragen aanpassen. Het volstaat met andere woorden niet om het centralisatieboek in Excel bij te houden: je moet beroep doen op speciale software.

Indien het zou gaan om een centralisatieboek op papier, gelden dezelfde vereisten als bij de papieren dagontvangstenboeken. In dat geval zijn losbladige boeken verboden en moeten ze vooraf genummerd zijn. Houd bovendien ook rekening met de specifieke correctieregels: bij correcties moet het oorspronkelijk geschrevene nog steeds leesbaar zijn. Ga dus nooit schrappen en gebruik geen Tipp-Ex, maar maak een aantekening of doorstreep het met een fijn lijntje.

Je merkt dat de regels voor het bijhouden van een centralisatieboek vrij strikt zijn. Daarom is het toch aangeraden om een digitaal centralisatieboek bij te houden. De meeste boekhoudprogramma’s bieden dat aan, maar maak toch vooraf even de vergelijking opdat je achteraf niet met een papieren versie zit opgescheept. Via onze partnersite kan je eenvoudig een geschikt boekhoudprogramma vinden.

Hoe lang moet ik het centralisatieboek bijhouden?

Op elke ondernemer rust er een bewaarplicht en ook voor het centralisatieboek is dat niet anders. Net zoals de dagontvangstenboeken moet het centralisatieboek zeven jaar worden bewaard. Deze termijn begint te lopen op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar van de afsluiting van de boekhouding. Echter moet het centralisatieboek niet doorlopend op de hoofdzetel aanwezig blijven: die verplichting geldt pas tot het einde van de derde maand die volgt op de maand van het afsluiten van het dagboek. Nadien kan het dus gewoon naar een elders gelegen archief worden overgebracht.