Een dubbele boekhouding is een boekhoudkundig systeem waarbij men de boekingen in minimaal twee registers bijhoudt, namelijk het grootboek en het journaal of dagboek. In de praktijk wordt de transactie zowel aan de credit- als aan de debetkant geboekt. Elke verrichting kent met andere woorden een tegenverrichting. Hierbij moet het credittotaal gelijk zijn aan het debettotaal.

Weetje: In Nederland verstaat men onder de dubbele boekhouding een zwarte boekhouding. Met een Nederlandse klant spreek je dan ook beter over het eveneens in Vlaanderen gangbare “dubbel boekhouden”. Zo voorkom je misverstanden.

Het principe van de dubbele boekhouding

Net zoals bij een enkelvoudige boekhouding wordt elke inkomende en uitgaande transactie geregistreerd. Maar terwijl dat bij een enkelvoudige boekhouding enkel in een aan- of verkoopboek moet gebeuren, kennen de transacties bij een dubbele boekhouding steeds een tegenverrichting. Tegenover elke ontvangst staat er immers een wegvallende vordering, terwijl een betaling dan weer invloed heeft op de openstaande schulden. Iedere transacties moet dan ook dubbel verwerkt worden. Daarom wordt er gesproken van een dubbele boekhouding.

Voorbeeld van dubbele boekhouding

De dubbele boekhouding en het verschil met de enkele boekhouding laat zich misschien nog het best uitleggen aan de hand van een eenvoudig praktisch voorbeeld. Stel bijvoorbeeld dat je als meubelproducent op factuur een tafel levert met een waarde van €500,-. De klant voldoet de openstaande rekening 30 dagen na leveringsdatum. Quid?

Verwerking bij enkelvoudige boekhouding

Bij een enkelvoudige boekhouding verloopt de boekhoudkundige verwerking heel eenvoudig. De verkoop wordt immers als verkooptransactie geboekt. Hierdoor stijgen jouw belastbare inkomsten. De betaling wordt vervolgens, 30 dagen later, in het bankboek genoteerd. Klaar is Kees.

Verwerking bij dubbele boekhouding

Bij een dubbele boekhouding is de boekhoudkundige verwerking anders. In eerste instantie wordt de verkoop immers gewoon als verkooptransactie geboekt. Je genereert immers omzet. Hierdoor komt het ook terecht in de grootboekrekening handelsdebiteuren: je hebt een vordering ten opzichte van de klant. Zoals je merkt zijn debet en credit aan elkaar gelijk, wat ook logisch is.

Grootboekrekening Debet Credit Boeking
Handelsdebiteuren 500 0 Verkoop tafel
Omzet verkopen en diensten 0 500
500 500

Wanneer je vervolgens 30 dagen later de betaling per banktransactie ontvangt, wordt ook de banktransactie geregistreerd. Bij een vereenvoudigde boekhouding zou dit enkel gevolgen hebben voor het bankdagboek. Bij een dubbele boekhouding zal de vordering ten opzichte van de klant echter afnemen, terwijl de bankrekening wordt gespijsd. Ook hier heeft de ontvangst van de betaling een dubbel gevolg.

Grootboekrekening Debet Credit Boeking
Handelsdebiteuren 0 500 Verkoop tafel
Bankrekening 500 0
500 500

Wie moet een dubbele boekhouding bijhouden?

De dubbele boekhouding is in België de regel. In principe moet elke eenmanszaak of vennootschap dus een dubbele boekhouding bijhouden. Echter hebben sommige ondernemingen ook het recht om te opteren voor een vereenvoudigde boekhouding. In de praktijk moet een dubbele boekhouding gevoerd worden door:

  • De eenmanszaak met een jaaromzet (excl. btw) van maximaal €500.000,- die niet opteert voor een enkelvoudige boekhouding;
  • De vof met een jaaromzet (excl. btw) van maximaal €500.000,- die niet opteert voor een enkelvoudige boekhouding;
  • De commanditaire vennootschap met een jaaromzet (excl. btw) van maximaal €500.000,- die niet opteert voor een enkelvoudige boekhouding;
  • De eenmanszaak met een jaaromzet (excl. btw) van meer dan €500.000,- ;
  • De vof met een jaaromzet (excl. btw) van meer dan €500.000,- ;
  • De commanditaire vennootschap met een jaaromzet (excl. btw) van meer dan €500.000,- ;
  • De coöperatieve vennootschap, ongeacht de jaaromzet;
  • De naamloze vennootschap, ongeacht de jaaromzet;
  • De besloten vennootschap, ongeacht de jaaromzet.

Volledigheidshalve moet ik zeggen dat een enkelvoudige boekhouding in een aantal sectoren, ongeacht de ondernemingsvorm en de jaarlijkse omzet, automatisch verboden is. Zij moeten steeds een dubbele boekhouding voeren. Het gaat onder andere om de verzekeringssector, de beleggingssector, de beurssector en de sector van de kredietverrichtingen.

Voordelen van een dubbele boekhouding

Hoewel men vaak voor een vereenvoudigde boekhouding opteert, zijn er een aantal voordelen aan de dubbele boekhouding verbonden. En alleen al daarom valt het ook voor starters met een beperkte omzet te overwegen.

  • Een dubbele boekhouding biedt een heel gedetailleerd beeld van de bedrijfsvoering;
  • De dubbele boekhouding kan dienen als beleidsinstrument;
  • Het maakt het mogelijk om een strategie uit te dokteren en het vergroot aldus de slaagkansen van het project;
  • Het is eenvoudiger om de financiële gezondheid te monitoren en tijdig in te grijpen;
  • De dubbele boekhouding staat bewijsrechtelijk sterker.

Nadelen van een dubbele boekhouding

Anderzijds zijn er ook een aantal nadelen aan de dubbele boekhouding verbonden. En dat is meteen ook de reden waarom veel starters toch liever teruggrijpen naar de enkelvoudige boekhouding.

  • Ingewikkelder om zelf uit te voeren;
  • Zwaardere administratieve last;
  • Duurder bij uitvoering door boekhouder;
  • Verplichte openbaarmaking (neerlegging jaarrekening bij de NBB).

Het belang van geautomatiseerde boekhoudpakketten

Zelfs indien je verplicht bent om een dubbele boekhouding te voeren, ben je niet verplicht om beroep te doen op een boekhouder. Je mag met andere woorden zelf jouw ‘boeken bijhouden’. En zo komen we al snel terecht in het vaarwater van de boekhoudpakketten.

Weet vooral dat de nadelen van een dubbele boekhouding de laatste jaren steeds eenvoudiger worden gecounterd. En dat heeft alles te maken met de opkomst an geautomatiseerde boekhoudpakketten. Zij vereenvoudigen het dubbel boekhouden drastisch waardoor het een stuk minder ingewikkeld is geworden. Bovendien hoef je lang niet meer zo veel tijd te investeren in de dubbele boekhouding. En hiernaast is zo’n boekhoudpakket veel goedkoper dan een boekhouder. De prijs is identiek of vergelijkbaar met deze van enkelvoudige boekhoudpakketten.

Kies je alsnog voor een enkelvoudige boekhouding? Dan is dat uiteraard geen probleem. Maar zorg er wel voor dat jouw boekhoudpakket eenvoudig kan overschakelen naar een dubbele boekhouding. Zeker indien je groei ambieert, is dat geen overbodige luxe. Via onze vergelijkingstool voor boekhoudpakketten vind je eenvoudig een geschikt boekhoudprogramma.