Wanneer een klant de originele factuur verloren is en een dubbel aanvraagt, dan moet je in principe een duplicaatfactuur uitreiken. Je mag met andere woorden niet gewoon opnieuw een afdruk maken van de originele factuur. Ook het vermelden van het opschrift “kopij” volstaat niet. Het is niet onlogisch dat veel zelfstandigen hiertegen zondigen.

Factuur kwijt of verloren

Volgens de fiscus moet je steeds de originele factuur voor kunnen leggen. Anders moet je daarvan de fiscale gevolgen dragen en spreekt de fiscus al snel van verworpen uitgaven. Indien je daarentegen de factuur verliest, mag je wel een duplicaatfactuur opvragen. Indien de duplicaatfactuur aan de nodige voorwaarden voldoet, geldt deze als sluitend bewijs. Indien je later toch de originele factuur terugvindt, dien je die gewoon aan de ontvangen duplicaatfactuur te hechten.

Voorwaarden voor een geldige duplicaatfactuur

De duplicaatfactuur moet in alle opzichten overeenstemmen met het origineel exemplaar. Het moet dus ook aan de verplichte factuurvoorwaarden voldoen en ook de factuurdatum mag je niet aanpassen. Echter moet het wel duidelijk zijn dat het om een duplicaatfactuur gaat. Daarom moet er een specifieke vermelding op de duplicaatfactuur worden opgenomen: “Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur.” Hieronder moet je vervolgens de datum van de uitreiking schrijven en moet je ook nog even jouw handtekening plaatsen. Enkel dan is er sprake van een rechtsgeldige duplicaatfactuur. Uiteraard mag de klant de ontvangen duplicaatfactuur niet opnieuw boeken.

Kijk de algemene voorwaarden na

Er gaan wel vaker cowboyverhalen de ronde waarbij klanten al voor de vierde keer om een duplicaatfactuur vragen. Het zijn die cowboyverhalen die ervoor zorgen dat leveranciers daar al eens moeilijk over doen. Steeds vaker worden dan ook een aantal bepalingen opgenomen in de algemene voorwaarden. Sommige leveranciers clausuleren bijvoorbeeld dat er per factuur slechts één duplicaat wordt uitgereikt, terwijl anderen automatisch een administratieve toeslag in rekening brengen. Lees dus vooraf even de algemene voorwaarden na, zeker indien de factuur slechts een beperkte waarde had.

Wat als de verkoper geen duplicaatfactuur bezorgt?

In principe is de verkoper niet verplicht om een duplicaatfactuur aan te maken. De factuurverplichtingen eindigen bij het aanmaken van de originele factuur. Dat is ook logisch, want anders zou iedereen de verkoper lastig kunnen vallen en om de haverklap kunnen vragen om een duplicaat. Je kan de duplicaatfactuur niet afdwingen en je bent integraal afhankelijk van de goodwill van de verkoper.

Beschik je niet over een rechtsgeldige (duplicaat)factuur? Dan is de btw automatisch niet aftrekbaar. Of de kost al dan niet verworpen wordt, is dan weer afhankelijk van de controleur. Een rechtsgeldige factuur is per slot van rekening geen verplichting, maar je moet natuurlijk wel het beroepsmatig karakter van de uitgave bewijzen. Bankafschriften, leveringsbonnen of mailcorrespondentie kunnen jou daarbij helpen. Ook is het aangeraden om de duplicaatfactuur steeds schriftelijk of per mail aan te vragen. Ook dat kan je dan aan de controleur voorleggen. Als je de btw dan toch niet kan terugvorderen, verklein je ten minste nog de belastbare basis.