Een internationale klant zal misschien al eens vragen om een zogenoemde pro-forma factuur. Zo’n pro-forma factuur mag niet met een feitelijke factuur in verwarring worden gebracht. Voor transacties binnen de Belgische context is zo’n pro-forma factuur niet verplicht en daardoor is het hier niet zo gekend. Maar bij internationale transacties is zo’n pro-forma factuur soms toch verplicht. Wat is een pro-forma factuur en wat moet er in de pro-forma factuur staan? Dat lees je in dit artikel.

Wat is een pro-forma factuur?

Een pro-forma factuur is geen officiële factuur. Pro forma betekent immers “voor de vorm”. Het is dan ook een voorlopige factuur die de koper in staat moet stellen om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of andere formaliteiten te vervullen. Sommige internationale bedrijven verzenden ze automatisch, waar het ook dienst doet als een soort van orderbevestiging.

In de praktijk kan een pro-forma factuur diverse doelen dienen:

  • Het begeleiden van zendingen waarvoor geen betaling vereist is (bv. garantieleveringen of de levering van stalen en monsters);
  • Ter bevestiging van een order, in samenhang met de verkoopsvoorwaarden;
  • Voor het opstellen van een inklaringsdocument;
  • Voor het opstellen van een Letter of Credit (L/C of documentair krediet);
  • Voor het aanvragen van vergunningen;
  • Voor het afsluiten van een transportverzekering;
  • Omdat het een verplicht document is in het land van invoer.

De inhoud van de pro-forma factuur

De pro-forma factuur zal steeds het woord ‘pro-forma’ vermelden. Hieruit blijkt dat het geen echte officiële factuur is. Inhoudelijk zijn wel dezelfde zaken als in een klassieke factuur opgenomen. Denk onder andere aan de beschrijving van de bestelde goederen, het aantal en de prijs. Het belangrijkste verschil is echter dat er geen vraag tot betaling in de pro-forma factuur wordt opgenomen.

Dat laatste impliceert dat je de pro-forma factuur niet moet betalen, maar ook dat je het niet in de boekhouding kan opnemen. Ook voor de BTW-aftrek is het geen geldig document: je moet wachten op de ontvangst van de officiële factuur.

Anderzijds heeft zo’n pro-forma factuur wel degelijk een bewijsrechtelijke kracht. Juridisch heeft het dezelfde waarde als een aanbod. En daardoor is het toch wat opletten geblazen. Zo neem je best concreet op tot wanneer de pro-forma factuur geldig is. Hiernaast vermeld je duidelijk dat het gaat om “een voorlopige berekening op basis van de huidige beschikbare gegevens”. Zo behoud je ook ten opzichte van listige klanten de vrijheid om later alsnog prijsaanpassingen door te voeren.

Let wel op, want soms worden er bepaalde vormvereisten gesteld aan de pro-forma factuur. De douane van het betrokken land kan bijvoorbeeld eisen dat de pro-forma factuur van een handtekening is voorzien, gelegaliseerd is of in een bepaalde taal wordt opgesteld. Via de zogenoemde Market Access Database kan je nagaan of er vormvereisten zijn waar je rekening mee moet houden.

Is een pro-forma factuur noodzakelijk?

Dit moet je steeds in concreto nagaan. Dit kan je doen via:

  • De Market Access Database: Een begeleidende database bij het exporteren vanuit de Europese Unie. Hierbij dien je het land van aankomst en de productcode in te geven. Indien een pro-forma factuur noodzakelijk is, staat dit steeds aangegeven. Ook de bijzondere vormeisen zijn er weergegeven.
  • Het Export-Nachschlagewerk K und M – Konsulats- und Mustervorschriften: Een lijvig naslagwerk van de Handelskammer Hamburg. Het biedt een overzicht van alle documenten en de procedures die voor het desbetreffende land noodzakelijk zijn. Het is echter enkel in het Duits en tegen betaling verkrijgbaar.

Voorbeeld pro-forma factuur

Onderstaand voorbeeld wordt door de Europese Commissie naar voren geschoven. Echter staat het je vrij om zelf een pro-forma factuur op te stellen. Dit voorbeeld toont echter mooi aan welke verplichte vermeldingen op de pro-forma factuur aanwezig dienen te zijn.