Een sociaal secretariaat is een dienstverlener die bedrijven helpt bij de administratieve en sociale verplichtingen die gepaard gaan met personeelsbeheer. In België maken de meeste ondernemingen gebruik van een sociaal secretariaat om ervoor te zorgen dat hun loonadministratie correct en tijdig wordt afgehandeld. Het sociaal secretariaat neemt heel wat complexe taken uit handen, wat ondernemers toelaat om zich te focussen op hun kernactiviteiten zonder zich zorgen te maken over complexe wetgeving en administratieve verplichtingen.
Taken en verantwoordelijkheden van een sociaal secretariaat
Een van de belangrijkste taken van een sociaal secretariaat is de loonverwerking. Dit omvat niet alleen het berekenen van de lonen, maar ook de verwerking van bedrijfsvoorheffing, vakantiegeld, eindejaarspremies en eventuele vergoedingen, zoals opzegvergoedingen. Daarnaast zorgt het sociaal secretariaat ervoor dat alle verplichte documenten correct worden gegenereerd, zoals loonbrieven en C4-formulieren bij een ontslag.
Naast de loonverwerking staat het sociaal secretariaat ook in voor de aangiften en stortingen bij de overheid. Dit houdt onder meer in dat de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) correct en tijdig wordt betaald, dat de bedrijfsvoorheffing wordt doorgestort en dat elektronische aangiften, zoals Dimona (aangifte van in- en uitdiensttreding) en DmfA (multifunctionele aangifte), in orde zijn. Werkgevers kunnen er zo op vertrouwen dat ze steeds in regel zijn met de wetgeving en boetes vermijden.
Voordelen van een sociaal secretariaat inschakelen
De administratieve taken die gepaard gaan met het beheren van personeel kunnen tijdrovend en complex zijn. De wetgeving rond arbeidsrecht, sociale zekerheid en belastingen verandert regelmatig, waardoor het voor een ondernemer moeilijk is om alles op te volgen. Het is wel belangrijk om hiermee in orde te zijn, want anders kan dit financieel worden afgestraft. Een sociaal secretariaat neemt die zorgen weg en zorgt ervoor dat alle verplichtingen correct worden nageleefd. Bovendien bieden deze organisaties vaak juridisch en strategisch advies op maat van de onderneming. Dit kan gaan over de correcte toepassing van sociale wetgeving, de optimalisatie van loonkosten of eventuele begeleiding bij het aanwerven en ontslaan van personeel.
Daarnaast zorgt een sociaal secretariaat voor continuïteit en efficiëntie. Een onderneming die zelf haar loonadministratie beheert, loopt het risico dat fouten worden gemaakt of dat de verantwoordelijke persoon tijdelijk uitvalt. Een sociaal secretariaat werkt met gespecialiseerde medewerkers en software, waardoor deze risico’s sterk verminderen. Werkgevers hebben bovendien toegang tot digitale platforms waar ze loonfiches en personeelsgegevens kunnen raadplegen, wat de administratieve opvolging vergemakkelijkt.
Nadelen van een sociaal secretariaat inschakelen
Hoewel een sociaal secretariaat inschakelen vooral voordelen biedt, zijn er ook enkele nadelen waarmee rekening moet worden gehouden. Ten eerste: het kostenplaatje. De kosten kunnen voor kleine ondernemingen een aanzienlijke uitgave vormen, zeker als er extra kosten worden aangerekend voor bijkomende diensten. Ten tweede hebben ondernemers die een sociaal secretariaat inschakelen vaak wat minder zicht op de loonadministratie, aangezien de verwerking grotendeels uitbesteed wordt. Dit kan leiden tot afhankelijkheid van externe partijen en minder flexibiliteit in de aanpassingen van loonverwerking of HR-beleid. Ook kunnen sommige sociale secretariaten verschillen in servicekwaliteit, waardoor het belangrijk is om goed te vergelijken voordat een keuze wordt gemaakt.
Erkenning en betrouwbaarheid
In België moeten sociale secretariaten in ieder geval erkend zijn door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Dit betekent dat ze aan strikte voorwaarden moeten voldoen en onder toezicht staan van de overheid. Die erkenning is essentieel omdat een sociaal secretariaat namens de werkgever sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing int en doorstort. Werkgevers die kiezen voor een erkend sociaal secretariaat kunnen erop vertrouwen dat hun administratie in veilige en deskundige handen is.
De keuze voor een sociaal secretariaat is dan ook niet per se afhankelijk van de kwaliteit van de basisdienst, want die zou overal even goed moeten zijn. Het hangt eerder af van de specifieke behoeften van een onderneming. Grote bedrijven hebben vaak behoefte aan uitgebreide diensten en strategisch HR-advies, terwijl kleine ondernemingen vooral belang hechten aan een eenvoudige en efficiënte loonverwerking. Ook wijzigende prijskaartjes spelen natuurlijk een rol. In België zijn er in ieder geval verschillende sociale secretariaten actief, elk met hun eigen sterktes en specialisaties. De meest gekende zijn Acerta, Securex, Liantis, SD Worx en Partena Professional. Deze organisaties bieden niet alleen loonadministratie, maar ook advies over personeelsbeleid, welzijn op het werk en andere HR-gerelateerde diensten.
Is een sociaal secretariaat verplicht?
Hoewel de aansluiting bij een sociaal secretariaat niet wettelijk verplicht is, maakt meer dan 90% van de Belgische bedrijven er gebruik van. Zelf instaan voor loonadministratie en sociale aangiftes is namelijk enorm complex en vereist gespecialiseerde kennis. Dat wil zeggen dat die dure kennis dan ook in huis moet worden gehaald. Vaak is het gewoon voordeliger om het uit te besteden. Werkgevers die ervoor kiezen om alles zelf te doen, moeten ervoor zorgen dat ze steeds op de hoogte zijn van de laatste wijzigingen in de sociale en fiscale wetgeving. Dit brengt extra werk en verantwoordelijkheid met zich mee en kan risicovol zijn als er fouten worden gemaakt. Daarom wordt het sterk aangeraden om een sociaal secretariaat in te schakelen, maar verplicht is het dus zeker niet.
Kosten en tarieven
De kosten voor een sociaal secretariaat kunnen variëren afhankelijk van de omvang en behoeften van een onderneming. Er is doorgaans een vaste periodieke bijdrage, aangevuld met extra kosten voor specifieke diensten. Denk dan bijvoorbeeld aan juridische bijstand, rapportages en dergelijke meer. Sommige sociale secretariaten werken met een all-intarief, terwijl anderen een basisbedrag hanteren en bijkomende diensten apart aanrekenen. Ondernemers doen er met andere woorden goed aan om verschillende sociale secretariaten te vergelijken en offertes op te vragen om een goed beeld te krijgen van de totale kostprijs.
Niet te verwarren met een sociaal verzekeringsfonds!
Opgelet: een sociaal secretariaat wordt soms verward met een sociaal verzekeringsfonds, maar beide organisaties hebben verschillende functies. Een sociaal verzekeringsfonds is verantwoordelijk voor het innen en doorstorten van de sociale bijdragen van zelfstandigen. Dit fonds zorgt ervoor dat zelfstandigen in regel zijn met hun sociale zekerheid en recht hebben op sociale uitkeringen. In tegenstelling tot een sociaal secretariaat, dat zich richt op loonadministratie en personeelsbeheer voor werkgevers, is een sociaal verzekeringsfonds dus specifiek bedoeld voor zelfstandigen en niet voor de loontrekkenden in de onderneming.
