Wat is factoring en hoe werkt het?

Factoring is een vorm van financiering en debiteurenbeheer. Het bezorgt niet alleen extra ruimte aan de cashflow, maar bovendien hoef je ook niet achter onbetaalde facturen aan te hollen. Anderzijds is factoring natuurlijk niet gratis. Hoe het werkt en hoe je het boekhoudkundig moet verwerken? Dat lees je in dit artikel.

Wat is factoring?

Factoring is een vorm van debiteurenfinanciering waarbij een ondernemer zijn vorderingen overdraagt aan een factoringmaatschappij, die nu over de vordering ten opzichte van de klant beschikt. De factoringmaatschappij kan een bank zijn, maar er zijn tegenwoordig ook steeds meer bankonafhankelijke factoringmaatschappijen op de markt te vinden.

De klant moet de openstaande factuur dus niet aan zijn leverancier betalen, maar wel aan de factoringmaatschappij. De factoringmaatschappij zal de ondernemer een vergoeding betalen die lager ligt dan de vordering. Dit kan ook gaan om een voorschot, waarbij het restbedrag pas na betaling van de vordering wordt vergoed.

Traditionele factoring

In het geval van traditionele factoring ben je verplicht om jouw integrale debiteurenportefeuille uit te besteden. Zowel de toekomstige vorderingen op klanten die snel betalen als op minder consequente klanten maken dan het voorwerp uit van de factoring. Het voordeel is dat jouw volledige administratie via de factoringmaatschappij verloopt en dat men eenvoudiger het risico kan bepalen, waardoor het kostenpercentage vaak beperkt is.

American factoring

Daarnaast is er het regime van American factoring waarbij je zelf beslist welke facturen of debiteuren je uit handen geeft. Hierbij heb je zelf de touwtjes in handen en kan je, in functie van het aanzwengelen van de cashflow, beslissen om enkele facturen uit handen te geven. Ook kan het worden toegepast om de administratieve druk tijdelijk te verlichten. De kosten worden per factuur geïnd, maar zijn meestal wel hoger dan bij traditionele factoring.

Hoe werkt factoring?

Elke factoringmaatschappij hanteert zijn eigen werkwijze, maar meestal worden bij factoring dezelfde stappen doorlopen. Zo heb je een vordering ten opzichte van een klant die wordt overgedragen. Vervolgens ontvang je van de factoringmaatschappij een factuur en een voorschot, waarbij vaak schuldvergelijking wordt toegepast. Tot slot zal het saldo, bij betaling door de debiteur, aan jou worden overgemaakt. Deze stappen zullen ook de verwerking in de boekhouding beïnvloeden.

Wat kost factoring?

In het geval van factoring is er geen vaste kostprijs te benoemen. Het is immers afhankelijk van de gekozen factoringmethode (traditionele factoring of American factoring), het kredietrisico en de inbegrepen diensten zoals debiteurenbeheer. Eventueel kunnen ook extra kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld wanneer de debiteur de betalingstermijn overschrijdt. Over het algemeen zal klassieke factoring een kostprijs van zo’n 2 tot 6% inhouden. Bij American factoring kan de kostprijs oplopen tot 10% van de factuurwaarde.

De voor- en nadelen van factoring

Aan factoring zijn zowel een aantal voor- als nadelen verbonden. Hierboven kwamen ze reeds subtiel aan bod. Hieronder zijn ze nogmaals samenvattend weergegeven.

De voordelen van factoring

Factoring heeft over het algemeen drie grote voordelen:

• Je krijgt sneller werkkapitaal ter beschikking;
• De financiering evolueert automatisch mee met de omzet;
• Je hoeft openstaande facturen niet zelf op te volgen.

Onthoud wel dat sommige voordelen bij American factoring worden uitgehold. Dan moet je immers alle facturen afzonderlijk indienen en moet je de resterende facturen zelf opvolgen.

De nadelen van factoring

Aan factoring zijn ook een aantal nadelen verbonden die vooral te maken hebben met het financieel aspect:

• Factoring is over het algemeen duurder dan bankfinanciering;
• Factoringmaatschappijen sluiten soms bepaalde risicovolle vorderingen of debiteuren uit. Ook buitenlandse facturen zijn niet altijd toegestaan;
• Bij wanbetaling krijgen klanten te maken met factoringmaatschappijen. Zij kunnen dit als invasief en afschrikwekkend ervaren;
• Factoringmaatschappijen dringen soms extra diensten en verzekeringsformules op.

Een aantal van deze nadelen kan je wel counteren door te kiezen voor American factoring. Zo kies je zelf welke klanten te maken krijgen met de factoringmaatschappij en kan je de kosten van factoring ook beperken tot het broodnodige. Weet wel dat die kosten per factuur dan hoger zijn.

Hoe verwerk je factoring in jouw boekhouding?

Stel bijvoorbeeld dat jij een vordering ten opzichte van een klant hebt met een waarde van € 1.000,-. Deze vordering wordt op de factoringmaatschappij overdragen volgens de verhouding 75% voorschot en 25% saldo. De factoringmaatschappij houdt een commissie in van 10%. Dat wordt via schuldvergelijking verwerkt bij de betaling van het eerste voorschot.

De vordering wordt overgedragen aan de factoringmaatschappij

In de eerste plaats wordt de vordering aan de factoringmaatschappij overgedragen. Hierdoor gaat de integrale vordering over, maar beschik jij wel over een vordering ten opzichte van de factoringmaatschappij. Boekhoudkundig ziet die vordering er zo uit:

Ontvangst factuur en voorschot factoringmaatschappij
Vrij snel na het overdragen van de vordering zal de factormaatschappij tot uitbetalen overgaan. In dit geval keert de factoringmaatschappij een voorschot van 75% of € 750,- uit. Echter rekent de factoringmaatschappij ook een commissie aan van 10%. In dit geval gaat het om een commissieloon van € 100,-. Hierop is eveneens 21% btw (€ 21,-) te betalen.

De factoringmaatschappij zal jou een factuur bezorgen waardoor je een en ander in mindering kan brengen.

Na enkele dagen zal het saldo op jouw bankrekening verschijnen. Het gaat om een bedrag van € 629,-.

Ontvangst van het saldo

Wanneer de klant uiteindelijk tot betalen overgaat, ontvang je het resterend saldo van 25% of € 250,-. Hierop worden geen verdere kosten in rekening gebracht, omdat de factoringmaatschappij eerder al haar commissie van het voorschot heeft afgetrokken.

Factoring zelf verwerken in jouw boekhouding

Het verwerken van factoring in de boekhouding is vrij eenvoudig. Hiervoor hoef je geen dure boekhouder in te schakelen. Wij stelden daarom een lijst met uitstekende boekhoudprogramma’s samen die ook perfect met factoring om kunnen gaan.