Wie een vereenvoudigde boekhouding voert, moet onder andere een aankoopdagboek bijhouden. En omdat in het aankoopdagboek aftrekbare uitgaven worden opgenomen, zijn de vereisten uiteraard heel strikt.

Wat is het aankoopdagboek?

Het aankoopdagboek is een bij te houden boek waarin alle niet af te schrijven aankopen doorlopend en genummerd worden opgenomen. Zowel Belgische als buitenlandse facturen worden dus in het aankoopdagboek opgenomen. Hetzelfde geldt voor de zuiver zakelijke aankopen en de aankopen met een gemengd gebruik. In het tweede geval moet het privépercentage wel mee worden opgenomen in het aankoopdagboek.

Wat staat er in het aankoopdagboek?

In het aankoopdagboek worden alle aankopen opgenomen. Echter is dat het niet het enige dat we in het aankoopdagboek aantreffen, want er worden nog heel wat andere gegevens in opgenomen.

Datum van de aankoop

De datum waarop de aankoop werd verricht, moet in het aankoopdagboek worden opgenomen. In principe is dit gelijk aan de factuurdatum, maar bij het ontbreken van een factuur dien je zelf een en ander na te gaan.

Doorlopende nummering

Op basis van de datum van de aankoop worden alle ontvangen facturen en bewijsstukken genummerd en doorlopend in het aankoopdagboek opgenomen. De factuur of het bewijsstuk neem je ook op in de boekhouding. Het vormt het bewijs voor wat in het aankoopdagboek werd opgenomen.

Bedragen

In het aankoopdagboek worden ook de verschillende bedragen opgenomen. Met name het aankoopbedrag exclusief btw en het -bedrag inclusief btw.

Gegevens leverancier

In het aankoopdagboek neem je de gegevens van de leverancier op, met inbegrip van diens BTW-nummer.

Gegevens aankoop

De aankoop wordt steeds als een aankoop van een fysiek product of een dienst gespecificeerd, mits subspecificatie. Hiernaast maak je duidelijk wat het gedeelte privégebruik is.

Fiscale gevolgen

Tot slot wordt de ingegeven informatie gebruikt om de aftrekbaarheid voor de btw en voor de inkomstenbelasting te verduidelijken. Dit door rekening te houden met de aftrekbaarheid van de BTW op het beroepsgedeelte, de aftrekbaarheid van de beroepskosten in de personenbelasting en het gedeelte privégebruik. Niet-aftrekbare btw kan uiteraard (deels) in de personenbelasting worden gerecupereerd.

Aankoopdagboek als onderdeel van de boekhouding

Bij een enkelvoudige boekhouding staat een ingave in principe op zichzelf. Vandaar ook de benaming. Toch is dat in de praktijk niet automatisch het geval. Zo zal aan elke aankoop ook een betaling vasthangen. Die betaling wordt in het financieel dagboek genoteerd en zal op zijn beurt naar het aankoopdagboek verwijzen. Hiernaast houdt het aankoopdagboek natuurlijk ook verband met de btw-administratie en de belastingaangifte.

Het belang van een goed boekhoudprogramma

Het lijkt inderdaad veel werk om een en ander zelf bij te houden en zelfs de kracht van Excel is niet altijd opgewassen tegen de verregaande administratieve verplichtingen. Met een goed boekhoudprogramma is het bijhouden van een aankoopdagboek echter al veel eenvoudig.

Dit heeft alles te maken met de eenvoudige input en de automatische verwerking van het privépercentage, het verworpen karakter of de aftrekbaarheid in de btw. Vanaf de input van een enkele aankoop beïnvloed je immers automatisch de btw-aangifte en de aangifte in de personenbelasting. Hiernaast digitaliseer je eenvoudig bestaande facturen die je meteen aan de aankoop kan koppelen. Ook tussen het financieel dagboek en het aankoopdagboek leg je simpel verbindingen.

Ben je op zoek naar een goed boekhoudprogramma voor enkelvoudig boekhouden? Maak dan gebruik van ons handig overzicht met boekhoudprogramma’s. Zo doe je heel eenvoudig jouw eigen boekhouding.