Als eenmanszaak mag je, indien je aan een aantal voorwaarden voldoet, een vereenvoudigde boekhouding voeren. Hiervoor dien je onder andere een financieel dagboek bij te houden. In het financieel dagboek worden alle ontvangen en verstuurde betalingen opgenomen en doorlopend genummerd. Daarbij wordt elke verkoop of aankoop twee keer in de boekhouding opgenomen. Enerzijds in er het aankoop- of verkoopdagboek en anderzijds het financieel dagboek. Het zijn echter niet alleen eenmanszaken die een financieel dagboek moeten bijhouden, want ook voor vennootschappen met een dubbele boekhouding is dat het geval. En in beide gevallen is het bankdagboek een onderdeel van het financieel dagboek.

Het bankdagboek als onderdeel van het financieel dagboek

Omdat een ondernemingen ­op verschillende manieren geld kan aanhouden, bestaat het financieel dagboek op haar beurt uit verschillende andere boeken. Denk bijvoorbeeld aan het kasboek waarin de stroom aan contanten wordt bijgehouden of aan een speciaal financieel dagboek voor PayPal-betalingen. Indien het gaat om een rekening bij een bancaire instelling, spreken we van een bankdagboek. Een onderneming kan verschillende rekeningen hebben in het binnen- en buitenland en dus ook verschillende bankdagboeken. Het is dan wel belangrijk dat betaalde of geïnde bedragen steeds in het juiste bankdagboek worden geboekt.

Waarom is het bankdagboek belangrijk?

Voor het bepalen van de belastbare winst zal de fiscus enkel rekening houden met wat in het verkoop- of aankoopdagboek is weergegeven. Op het moment van het opstellen van een uitgaande factuur wordt die factuur dan ook al meteen belastbaar, ongeacht het feit dat de klant misschien pas enkele boekjaren later tot betalen overgaat. Ook voor de btw-administratie is dat overigens het geval. Toch is een bankdagboek om verschillende redenen belangrijk. Voor de vennootschap wordt er bijvoorbeeld rekening gehouden met de staat van de rekening voor het bepalen van het vermogen van de onderneming. Voor een eenmanszaak waar er geen scheiding is met het privévermogen is dat in dat opzicht minder relevant, tenzij je in het vaarwater zou komen van een staat van onvermogen.

Toch is het dan ook een belangrijk controle-instrument voor zowel de fiscus als voor andere (sociale) controle-instanties. De geldstromen van en naar het bankdagboek kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om de werkelijke inkomsten van de onderneming na te gaan en eventueel een belastingverhoging op te leggen.

Wat als je geen bankdagboek hebt?

In België moet elke onderneming over een zichtrekening beschikken en is een bankdagboek dus ook wettelijk verplicht. Het volstaat dus niet om netjes de getuigschriftboekjes en rekeninguittreksels voor te leggen. Zonder bankdagboek mag de fiscus immers overgaan tot een aanslag van ambtswege, waarbij ook de bewijslast wordt omgekeerd. Daarnaast loop je ook al snel tegen een sanctie of belastingverhoging aan.

In principe is het zelfs verplicht om het bankdagboek dagelijks bij te werken en kunnen ook de opsporingsdiensten van de fiscus dat komen controleren en eventueel een (beperkte) boete opleggen als het dagboek toch niet zou zijn bijgewerkt. Omdat deze opsporingsdiensten vooral focussen op de horecasector en winkels is dat voor velen echter niet zo relevant en volstaat het in de praktijk om het bankdagboek wekelijks of zelfs maandelijks bij te werken.