Het financieel dagboek is het onderdeel van de boekhouding dat de financiële verrichtingen van de onderneming in kaart brengt. Hierin staan alle ontvangen en verstuurde betalingen die ook doorlopend zijn genummerd. Het financieel dagboek omvat alle ontvangen en uitgaande betalingen, ongeacht of het nu gaat om contante betalingen, betalingen per bankoverschrijving of betalingen via platformen als PayPal.
Opsplitsing van het financieel dagboek
Omdat betalingen op verschillende manieren plaatsvinden, wordt het financieel dagboek in verschillende dagboeken opgesplitst. Over het algemeen gaat het om een kasboek en een bankboek.
Het kasboek als onderdeel van het financieel dagboek
Het kasboek bestaat uit een overzicht van alle contante transacties, met name de ontvangen betalingen en de contante uitgaven. Denk bijvoorbeeld aan het cash betalen van een leverancier of het cash ontvangen van een betaling door een klant. Ook wanneer je cash geld uit de kas neemt voor privégebruik, cash geld op de bank stort of cash geld afhaalt van de bankrekening om de kassa aan te vullen, neem je deze transacties op in het kasboek.
Opgelet: Het kasboek is niet gelijk aan het dagontvangstenboek. Het dagontvangstenboek omvat per slot van rekening alleen de transacties waarvoor geen factuur moet worden opgemaakt of waarvoor vrijwillig geen factuur wordt opgemaakt. Bovendien wordt enkel het totale bedrag van de dagontvangsten, uitgesplitst per btw-tarief, in het dagontvangstenboek genoteerd.
Het bankdagboek als onderdeel van het financieel dagboek
Het bankdagboek omvat dan weer alle uitgaven en ontvangsten die je via een bankrekening hebt gedaan. Denk aan aankopen met Bancontact, overschrijvingen van klanten of stortingen naar je privérekening. In de praktijk is het bankboek dan ook gelijk aan je bankrekeninguittreksels.
Andere financiële dagboeken
Heden ten dage kunnen ondernemingen nog talloze andere financiële dagboeken bijhouden. Zeker bij webshops die vaak verschillende betaalmethoden aanbieden, is dat niet ongewoon. Het is dus perfect toegestaan om naast het kasboek en het bankboek nog andere financiële dagboeken te gebruiken.
Belang van het financieel dagboek
Het financieel dagboek is een moeilijk te doorgronden document, waardoor de fiscus je ook verplicht om andere boeken te gebruiken. In principe is de inkomstenbelasting dan ook steeds gebaseerd op de andere dagboeken. Toch is het voor de fiscus geen onbelangrijk gegeven bij het controleren van de boekhouding. Het stelt de fiscus immers in staat om vreemde geldstromen bloot te leggen of bepaalde uitgaven in twijfel te trekken. Anderzijds is het financieel dagboek dan weer een instrument om bewijsrechtelijk sterk te staan tegenover een schrandere fiscus.
Maar bovenal is het bijhouden van een financieel dagboek wettelijk verplicht. Bij het ontbreken daarvan kan de fiscus overgaan tot een zogenaamde aanslag van ambtshalve, waarbij de fiscus zelf de inkomsten raamt. Indien er sprake is van bedrieglijk opzet, resulteert dat zelfs in een belastingverhoging. Ten slotte organiseren de opsporingsdiensten regelmatig onaangekondigde controles en kunnen ook zij een boete opleggen, maar resulteert dat nog niet automatisch in een aanslag van ambtswege. Vooral winkels en horecazaken lopen het risico op zo’n controles.
Samengevat: je houdt maar beter het financieel dagboek met alle ontvangen en uitgaande betalingen goed bij. Want anders loopt dat al snel in de papieren.
