Wanneer we het over de opstartformaliteiten hebben, komt ook het UBO-register al eens ter sprake. Het UBO-register is een vrij recent register dat onder het toeziend oog van de FOD Financiën staat. Het UBO-register werd opgericht ten gevolge van een Europese richtlijn waarmee men witwaspraktijken en de financiering van terrorisme een halt tracht toe te roepen. Maar wat is het UBO-register nu net en wat moet je nog zoal weten? Dat lees je in dit artikel.
Wat is het UBO-register?
Het UBO-register wordt ook wel eens het rijkenregister genoemd. Het register wordt door de FOD Financiën beheert en omvat alle uiteindelijke begunstigden of UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) van de onder het Belgisch recht vallende vennootschappen, trusts (en gelijkaardige juridische constructies), (internationale) vzw’s, stichtingen, fiducieën (en gelijkaardige juridische constructies) en maatschappen.
Wie zijn de uiteindelijke begunstigden (UBO’s)?
Het zijn enkel de uiteindelijke begunstigden die in het UBO-register moeten worden opgenomen. Wie als uiteindelijke begunstigden wordt aanzien? Dat is afhankelijk van het type ondernemingsvorm. Het volstaat immers niet om je zomaar te baseren op de verklaring uiteindelijke begunstigde.
Uiteindelijke begunstigden (UBO’s) bij vennootschappen
In het geval van een vennootschap gaat het om de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van het eigendomsbelang of van de stemrechten bezitten. Maar ook indien het zeggenschap van de vennootschap via andere middelen zoals aandeelhoudersovereenkomsten aan de natuurlijke persoon toebehoort, spreken we van een uiteindelijke begunstigde. Indien op basis van deze criteria niemand als UBO kan worden aangewezen, gaat het om de natuurlijke personen die tot het hoger leidinggevend personeel behoren.
Uiteindelijke begunstigden (UBO’s) bij vzw’s en stichtingen
Ook de uiteindelijke begunstigden van vzw’s, internationale vzw’s en stichtingen moeten in het UBO-register worden opgenomen. Het gaat hier om:
- De leden van de raad van bestuur;
- De natuurlijke personen die gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen;
- De natuurlijke personen die met het dagelijks bestuur zijn belast;
- De stichters van een stichting;
- De natuurlijke personen in wiens hoofdzakelijk belang de vzw of stichting werd opgericht of voor wiens hoofdzakelijk belang het werkzaam is;
- Alle andere natuurlijke personen die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefenen.
Uiteindelijke begunstigden (UBO’s) bij fiducieën en trusts (of gelijkaardige constructies)
Ook ten aanzien van trusts en fiducieën, die we voornamelijk kennen van het buitenlands vennootschapsrecht, gelden gelijkaardige bepalingen. Hier spreken we in volgende gevallen van uiteindelijke begunstigden:
- De oprichters;
- De trustees of de fiduciebeheerders;
- De eventuele protector;
- De begunstigden;
- Elke andere natuurlijke persoon die uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de trust of de fiducie.
De praktische registratie in het UBO-register
Recent heeft de minister de inschrijvingsplicht uitgesteld tot eind september 2019. Hierbij is het de wettelijke vertegenwoordiger die een en ander in het UBO-register moet inputten. En deze verplichting wordt maar beter nagekomen, want er kunnen fikse administratieve boetes volgen.
Welke gegevens worden in het UBO-register opgenomen?
In het register neemt men niet alleen de personen op die als uiteindelijke begunstigde worden aanzien, maar ook de categorie waartoe ze behoren. Indien een persoon tot verschillende categorieën behoort, dien je elke categorie individueel te registreren.
In de praktijk neemt men volgende gegevens op het in het UBO-register:
- De naam en de eerste voornaam van de uiteindelijke begunstigde;
- Geboortedag, -maand en -jaar van de uiteindelijke begunstigde;
- De nationaliteit(en) van de uiteindelijke begunstigde;
- Het land van verblijf en het volledig verblijfsadres van de uiteindelijke begunstigde;
- De datum vanaf wanneer men een uiteindelijke begunstigde is geworden;
- Het identificatienummer van het Rijksregister of van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid;
- De categorie(ën) waartoe de uiteindelijke begunstigde behoort en of dit afzonderlijk of samen met andere personen is;
- Of het gaat om een rechtstreekse of om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde;
- Rechtstreekse uiteindelijke begunstigde: vermelding van het percentage van de aandelen of de stemrechten;
- Onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde: het aantal tussenpersonen (incl. de volledige identificatiegegevens van elke tussenpersoon) en de gewogen percentages van de aandelen of de stemrechten.
Indien de informatieplichtige een trust, een fiducie of een gelijkaardige juridische entiteit is, zijn er nog een aantal andere vermeldingen die verplicht moeten worden opgenomen. De ingavetool zal een en ander verduidelijken.
Wie moet registreren en tegen wanneer?
Het zijn de wettelijke vertegenwoordigers (bestuurders of zaakvoerders van de vennootschappen of de beheerders van stichtingen of vzw’s) die de melding in het UBO-register moeten doen. Echter kan er ook een extern mandaat worden toegewezen aan een expert-boekhouder of een andere derde om de UBO-registratie uit te voeren. De deadline voor de registratie werd uitgesteld tot 30 september 2019. Nadien moeten de gegevens up-to-date worden gehouden.
Hoe moeten de gegevens worden geregistreerd?
De registratie in het UBO-register verloopt via het portaal MyMinFinPro. Vervolgens ga je naar het formulier van de entiteit en klik je op Wijzigen. Via het plusje voeg je een uiteindelijke begunstigde toe. Stap voor stap zal je nu de noodzakelijke gegevens moeten inputten.
Wie kan de gegevens zien?
Het is de Thesaurie van de FOD Financiën die de gegevens van het UBO-register bewaart, beheert en controleert. Zij kunnen de gegevens dus steeds inkijken. Bovendien zijn de gegevens van het UBO-register openbaar. Zowel de bevoegde autoriteiten, de entiteiten in het kader van de nakoming van hun verplichtingen (bv. banken, advocaten en notarissen), andere rechtspersonen en burgers kunnen de gegevens van het UBO-register inkijken. Echter is de raadpleegbare informatie voor rechtspersonen en burgers beperkt.
Sancties bij niet-naleving verplichte registratie UBO-register
Zoals wel vaker kan de controleur niet lachen met vergetelheden. De tekst van het KB geeft immers aan dat men een administratieve geldboete kan opleggen. De voorwaarde is wel dat de dader van de inbreuk gehoord werd of behoorlijk werd opgeroepen. Vervolgens zal de dader van de inbreuk een aangetekend schrijven in de bus ontvangen met daarin de kennisgeving van de beslissing om een administratieve geldboete op te leggen, net zoals een verzoek tot betaling. De administratieve geldboete varieert tussen €250,- en €50.000,-.
