Elke verkoop moet worden opgenomen in de boekhouding. Het maakt hierbij niet uit of er al dan niet een factuur werd opgesteld. Dat is ook logisch: de verschillende verkopen vormen de basis voor de belastingheffing en de btw-aangifte. Het verkoopdagboek is de plaats waar de verkoopfacturen terechtkomen.

Wat is het verkoopdagboek?

Het verkoopdagboek bevat de verzameling van alle uitgaande facturen van de eenmanszaak. Deze facturen mogen er echter niet zomaar in worden opgenomen, want de volgorde ervan moet een chronologisch overzicht bieden. De verkoopfacturen moeten ook met opeenvolgende factuurnummers worden opgenomen.

Wat staat er in het verkoopdagboek?

Indien je met boekhoudsoftware werkt, zal het boekhoudprogramma automatisch een passend verkoopdagboek voor je aanmaken. In het andere geval kan je dit zelf doen, bijvoorbeeld in Excel. Het is dan wel belangrijk dat je per verkoopfactuur een aantal gegevens noteert. Die gegevens zal je immers nodig hebben voor de belasting- en btw-aangifte:

  • Factuurdatum;
  • Factuurnummer;
  • Bedrag excl. btw;
  • Btw per toepasselijk percentage;
  • Bedrag incl. btw;
  • Type verkoop (fysiek product, dienst of eerdere investering);
  • Type klant (particulier, Belgisch bedrijf, bedrijf uit de EU of bedrijf buiten de EU);
  • Het btw-nummer van de klant.

In sommige gevallen zal je ook extra gegevens moeten bijhouden. Dat is bijvoorbeeld het geval in de bouwsector waarbij de btw van de leverancier naar de klant wordt verlegd. Indien dat voor een bepaalde verkoopfactuur het geval is, zal je dat moeten vermelden in jouw verkoopdagboek.

Waarvoor wordt het verkoopdagboek gebruikt?

Het verkoopdagboek is geen losstaand instrument. Zo wordt het verkoopdagboek bijvoorbeeld gebruikt voor het bepalen de verschuldigde btw, terwijl het aankoopdagboek informatie biedt met betrekking tot de terug te vorderen btw. Samen resulteren zij in het saldo dat ook in de btw-aangifte moet worden opgenomen. Daarnaast gebruik je het verkoopdagboek voor de belastingaangifte, waar verkoop- en aankoopdagboek een gelijkaardige rol spelen.

Ten slotte worden de gegevens uit het verkoopdagboek ook voor een aantal andere administratieve verplichtingen gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan de opgave van de intracommunautaire handelingen of de jaarlijkse klantenlisting.

Zelf een verkoopdagboek bijhouden of niet?

Zelf het eenvoudig bijhouden van een verkoopfactuur kan in Excel een tijdrovende aangelegenheid zijn. Boekhoudsoftware vereenvoudigt dat, zeker indien er ook facturatietools mee verbonden zijn. Een aangemaakte factuur wordt dan automatisch in het verkoopdagboek opgenomen, waarna je er verder niet van wakker hoeft te liggen. Het is dan wel belangrijk dat het boekhoudprogramma perfect beantwoordt aan de bijzonderheden van jouw zaak. Geniet je bijvoorbeeld van de btw-vrijstellingsregeling? Dan moet ook het boekhoudprogramma daarmee overweg kunnen. Twijfel je over de geschiktheid? Raadpleeg dan ons uitgebreid overzicht met boekhoudprogramma’s.

Wil je je maximaal laten ontzorgen? Dan is een boekhouder inschakelen een beter idee. Bovendien is een boekhouder veel meer dan een contactpersoon die jouw paperassen in een sluitende boekhouding omtovert. Zo’n boekhouder is per slot van rekening een raadgever die problemen helpt te voorkomen en het een en ander fiscaal weet te optimaliseren. Anderzijds werkt zo’n boekhouder natuurlijk niet gratis en doet hij graag wat peper op de rekening.