In de Belgische fiscale en boekhoudkundige praktijk wordt vaak gesproken over werkelijke kosten en forfaitaire vergoedingen. Beide begrippen spelen een belangrijke rol in de aftrekbaarheid van kosten en de vergoeding van onkosten, zowel in de inkomstenbelasting als in de beroepspraktijk. Het verschil tussen beide zit in de manier waarop kosten worden aangetoond en afgetrokken. Werkelijke kosten vereisen bewijsstukken, terwijl forfaitaire vergoedingen zijn gebaseerd op vooraf vastgelegde schattingen of bedragen.
Werkelijke kosten: bewijzen en aftrekken wat echt werd uitgegeven
Wanneer kosten als werkelijke beroepskosten worden ingebracht, moeten ze aantoonbaar zijn. Dat betekent dat er een rechtstreekse link moet zijn met de beroepsactiviteit en dat de uitgaven gestaafd moeten worden met facturen, kastickets of andere boekhoudkundige bewijsstukken. Denk aan beroepsverplaatsingen met de wagen, kantoorbenodigdheden, abonnementen, verplaatsingen met het openbaar vervoer of representatiekosten. Voor elke uitgave die wordt ingebracht, moet dus worden aangetoond dat ze werkelijk heeft plaatsgevonden én dat ze noodzakelijk is voor het uitoefenen van het beroep. De belastingplichtige mag in dat geval het volledige bedrag aftrekken, mits hij of zij de nodige bewijslast kan leveren bij een eventuele controle.
Forfaitaire vergoedingen: eenvoud met fiscale grenzen
In plaats van elk kasticket of factuur te verzamelen, kunnen bepaalde kosten ook forfaitair worden ingeschat. Men laat toe om zonder bewijsstukken een vast bedrag in te brengen dat wordt aanvaard door de fiscus. De forfaitaire beroepskosten in de personenbelasting zijn daarvan een bekend voorbeeld: loontrekkenden, ambtenaren of kunstenaars kunnen in plaats van hun werkelijke kosten in te brengen, kiezen voor een forfaitair percentage dat automatisch wordt toegepast op het beroepsinkomen. Dit forfait is begrensd en is onder meer afhankelijk van de hoogte van het inkomen. Ook zelfstandigen kunnen gebruikmaken van forfaitaire beroepskosten.
Woon-werkverkeer en internet: specifieke regels voor vergoedingen
In bepaalde situaties kunnen werkgevers een forfaitaire vergoeding toekennen voor kosten die gedeeltelijk beroepsmatig zijn. Een klassiek voorbeeld is het woon-werkverkeer. Werknemers kunnen hiervoor een belastingvrije tussenkomst van de werkgever ontvangen. Ook bij het gebruik van een thuiskantoor, persoonlijk internet of een eigen telefoon is een forfaitaire vergoeding gangbaar. Bij werknemers mag de werkgever onder bepaalde voorwaarden een onkostenvergoeding toekennen zonder dat deze belast wordt. Deze bedragen moeten wel in overeenstemming zijn met richtlijnen van de fiscus en RSZ.
Forfaitaire kosten bij auteursrechten: een bijzonder regime
Een bijzonder geval waarin forfaitaire kosten een prominente rol spelen, is het auteursrechtenregime. Wie inkomsten haalt uit auteursrechten – bijvoorbeeld schrijvers, grafisch ontwerpers, softwareontwikkelaars of muzikanten – kan tot een bepaald plafond genieten van een gunstig fiscaal regime waarbij slechts een deel van de inkomsten belast wordt als roerend inkomen. Daarbovenop mag tot 50 procent van het roerend inkomen worden afgetrokken als forfaitaire kost, afhankelijk van de hoogte van de inkomsten. Hierbij hoeft de auteur of kunstenaar geen bewijs te leveren van de gemaakte kosten. Aan dit regime zijn heel specifieke voorwaarden gekoppeld.
Keuze tussen forfaitair en werkelijk
De keuze tussen werkelijke en forfaitaire kosten hangt af van de situatie, het bedrag van de kosten en de bereidheid om bewijsmateriaal te bewaren. Voor wie weinig beroepskosten maakt, is een forfait vaak eenvoudiger. Het kan ook gewoon gunstiger uitpakken. Wie daarentegen veel kosten heeft die aantoonbaar beroepsmatig zijn, is doorgaans beter af met het inbrengen van de werkelijke kosten. Je hebt geen boekhouder nodig om deze afweging te maken. Wel is het belangrijk om er eens goed over na te denken.
