Wat is leasing en hoe boek ik het?

Er zijn verschillende manieren om investeringen te financieren. Zo kan je bijvoorbeeld kiezen voor een onderhandse lening, kan je aankloppen bij de bank of kan je opteren voor leasing. Stuk voor stuk hebben ze hun eigen voor- en nadelen. Maar bovendien zal ook de verwerking in jouw boekhouding variëren naargelang de optie die je kiest.

Wat is leasing?

Leasing is een financieringsvorm waarbij de leasinggever of lessor een materieel vast actief aankoopt bij een leverancier met het oog op het ter beschikking stellen ervan aan de leasingnemer of lessee. Leasing wordt vaak toegepast voor het financieren van een bedrijfswagen, maar ook onroerende leasing (leasing van bedrijfsgebouwen) of equipment leasing (leasing van bedrijfsgoederen) komen steeds vaker voor.

De lessee moet in ruil periodieke huur betalen. Inhoudelijk biedt de leasingovereenkomst veel vrijheid. Zo wordt vaak opgenomen dat de lessee op het einde van de huur een aankoopoptie krijgt. Daarnaast kan de leasingovereenkomst extra verplichtingen opleggen, zoals het uitvoeren van een periodiek onderhoud bij de (dochter)onderneming van de lessor.

Soorten leasing

Omdat leasing in het Belgisch contractenrecht geen bijzondere overeenkomst is, zijn de partijen vrij om er invulling aan te geven. Op basis van de contractvoorwaarden zijn er dan ook verschillende soorten leasing te noemen. Op boekhoudkundig niveau wordt al eens het onderscheid gemaakt tussen financiële leasing of on-balance leasing en operationele leasing of off-balance leasing. Daarnaast nemen leasingmaatschappijen soms ook andere termen in de mond, waarbij vendor leasing en sale and lease back veruit de bekendste zijn.

Wat is operationele leasing (off-balance leasing)?

Operationele leasing is een leasingvorm waarbij de materiële activa boekhoudkundig aan de lessor toebehoren, die het dan ook moet afschrijven. Hierdoor behoort het ook niet tot de schulden van de lessee. In de praktijk lijkt operationele leasing dan ook sterk op huur. Over het algemeen heeft operationele leasing een kortere looptijd en staat het gebruik van het goed centraal. De eigendom van het goed behoort aan de lessor toe, maar de kosten zijn dan weer voor de lessee. Soms wordt contractueel een aankoopoptie voorzien, maar dat hoeft bij operationele leasing zeker geen verplichting te zijn. De facturen zullen geen kapitaal of interest vermelden, daar het in theorie om huur gaat.

Wat is financiële leasing (on-balance-leasing)?

Financiële leasing is dan weer een leasingvorm waarbij de materiële activa boekhoudkundig aan de lessee toebehoren die het geleasede goed ook zal afschrijven. Gedurende de looptijd van de overeenkomst blijft de lessor wel de eigenaar van het goed. Bij financiële leasing is het doel om het goed uiteindelijk te verwerven. Een aankoopoptie zal dan ook altijd in de overeenkomst worden opgenomen. De facturen vermelden steeds kapitaal en interest.

Wat is vendor leasing?

De term vendor leasing heeft niks te maken met het onderscheid tussen operationele en financiële leasing. Het goed kan dus zowel door de lessor of door de lessee worden afgeschreven, afhankelijk van de gemaakte afspraken. De benaming heeft dan ook vooral te maken met de aanvullende diensten die in de leasingovereenkomst zijn opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan al dan niet verplichte verzekeringen, onderhoud of reparaties die bij de lessor of bij een aangewezen partner moeten worden afgenomen.

Wat is sale and lease back?

Net zoals bij vendor leasing kan het ook hier gaan om operationele leasing of om financiële leasing. Het begrip sale and lease back heeft dan ook alles te maken met de bijzondere constructie. Hier is de leverancier van het roerend goed immers ook de lessee. Het gaat om een constructie waarmee de lessee nieuwe liquide middelen kan aanwerven en de balansstructuur kan verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf die een machine verkoopt aan een lessor om het vervolgens terug te leasen.

Voor- en nadelen van leasing

Aan leasing zijn een aantal mooie voordelen verbonden, zeker ten opzichte van andere financieringsmogelijkheden. Toch zijn deze voordelen ook afhankelijk van de gekozen leasingvorm. Zo kan vendor leasing de financiële druk soms extra verhogen indien je vervolgens aan dure onderhoudscontracten bent gebonden. Onderstaande voor- en nadelen zijn dan ook vrij algemeen opgesteld, maar in de praktijk zal je het steeds moeten nagaan in functie van de bepalingen van de leasingovereenkomst.

Voordelen van leasing

Onderstaande voordelen worden met leasing in verband gebracht. Sommige voordelen zijn echter afhankelijk van de gekozen leasingvorm:

• De lessee hoeft geen eigen middelen aan te spreken en de liquiditeitspositie komt niet onder druk te staan;
• Bij operationele leasing neemt de schuldpositie van de leasingnemer niet toe;
• Leasing laat de waarborgen van traditionele kredietvormen ongemoeid (bv. hypotheek op onroerend goed), omdat de lessor de materiële activa kan verkopen om zijn investeringsbedrag te recupereren;
• Leasing biedt ruimte voor flexibiliteit omdat het eenvoudig kan worden afgestemd op de onderneming;
• Leasing is administratief eenvoudig te verwerken (overzichtelijke factuur).

Nadelen van leasing

Aan leasing zijn ook een aantal nadelen verbonden die vaak te maken hebben met de bijzonderheden van de leasingovereenkomst:

• De leasingovereenkomst kan extra (dure) verplichtingen opleggen;
• Het tussentijds openbreken van de leasingovereenkomst kan niet altijd of kost handenvol geld;
• De all-in prijs van operationele leasing is niet interessant bij beperkt gebruik;
• Indien de activa op het einde van de overeenkomst moeten worden ingeleverd, moeten ze nog in goede staat zijn.

Boekhoudkundige verwerking van leasingschulden

De eenvoudige boekhoudkundige verwerking van een leasingovereenkomst wordt wel vaker als een voordeel genoemd. Hierbij is de exacte boekhoudkundige verwerking wel afhankelijk van de gekozen leasingvorm, hoewel de basisprincipes vrij gelijklopend zijn.

Ter voorbeeld volgt hieronder de boekhoudkundige verwerking van de financiële leasing van een machine met een waarde van € 100.000,- over een contract van 5 jaar. Op het einde van de looptijd kan de lessee de machine overnemen voor € 15.000,-. Er wordt gekozen voor een jaarlijkse aflossing (vaste kapitaalaflossingen) en een JKP van 5% is van toepassing. Dat resulteert in volgende aflossingstabel:

Afsluiten van het leasingcontract

Bij financiële leasing worden de activa boekhoudkundig aan de lessee overgedragen. Het betreft enkel de leasingschulden, zonder rekening te houden met de aankoopoptie. Dat is logisch, want de lessee is nog geen eigenaar van het goed en kan dat deel van de boekhoudkundige waarde dus niet afschrijven. In de praktijk gaat het dus om een afschrijfbare waarde van € 85.000,-

Omdat een deel van de schuld (kapitaalaflossing) binnen het jaar vervalt, wordt ook dit alvast boekhoudkundig verwerkt.

Afschrijven op het einde van het jaar

Zoals eerder gezegd wordt financiële leasing op de balans van de lessee geplaatst. Op het einde van het boekjaar wordt de geleasede machine dan ook afgeschreven. Uiteraard is de afschrijvingstermijn identiek met de looptijd van de leasingovereenkomst en volgt het dus ook de kapitaalaflossingen.

Inboeken van de eerste vervaldag

Op de eerste vervaldag van de overeenkomst volgt uiteindelijk de factuur en wordt de jaarlijkse kapitaalaflossing, net zoals de jaarlijkse interest, overgemaakt aan de lessor. De factuur wordt ingeboekt.

Vervolgboekingen

Dit proces zal zich nu jaar na jaar herhalen. Op het einde van het boekjaar zal de geleasede machine worden afgeschreven, waar de aflossing op de vervaldag wordt ingeboekt. Omdat het om vaste kapitaalaflossingen gaat zal de totale aflossing (net zoals de verschuldigde btw) jaar na jaar afnemen. Het af te schrijven bedrag blijft echter constant.

De optie wordt gelicht

Indien de leasingovereenkomst uiteindelijk afloopt, kan (of moet) de lessee de optie lichten en de machine voor € 15.000,- aankopen. Hierbij moet in de eerste plaats de feitelijke kooptransactie worden geboekt. De restwaarde van de machine wordt daarbij aan de activa van de onderneming toegevoegd.

Omdat er sprake is van eigendomsoverdracht moet de geleasede machine wel uit de balans worden gehaald om er, net zoals de machines in eigendom, opnieuw aan worden toegevoegd. Het gaat om een louter boekhoudkundige ingreep, want de gebruikte machine mag uiteraard ook gewoon in functie van de eerdere kapitaalaflossingen worden afgeschreven.

Boekhoudkundig blijft er nu nog een restwaarde van € 15.000,- over. Dit wordt de komende jaren verder afgeschreven.