Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige ondernemers verplicht gebruikmaken van Peppol, althans bij de facturatie aan andere bedrijven. De papieren facturen en klassieke pdf-facturatie is dus vervangen door volledig elektronische uitwisseling van documenten. Het internationale Peppol-netwerk maakt het mogelijk om elektronische facturen en andere bedrijfsdocumenten veilig en automatisch uit te wisselen tussen organisaties.

Internationaal netwerk voor elektronische facturatie

Peppol staat voor “Pan-European Public Procurement Online” en is uitgegroeid tot een internationaal netwerk voor digitale transacties tussen bedrijven en overheden. Via dit netwerk kunnen organisaties elektronische documenten, zoals facturen, bestellingen en andere administratieve berichten, op een gestandaardiseerde manier uitwisselen. Het systeem is ontworpen om de verwerking van administratieve documenten te automatiseren, waardoor handmatige verwerking grotendeels overbodig wordt.

Het netwerk werkt op basis van internationale standaarden en duidelijke afspraken over hoe documenten worden opgebouwd en verzonden. Daardoor kunnen verschillende softwarepakketten met elkaar communiceren, zelfs wanneer bedrijven totaal verschillende systemen gebruiken. Dit principe van interoperabiliteit is een van de belangrijkste kenmerken van Peppol: een factuur die via het netwerk wordt verzonden, kan door elke aangesloten organisatie worden ontvangen en verwerkt.

Connecteer één keer met het netwerk

Een belangrijk uitgangspunt van Peppol is het zogenaamde “connect once, reach all”-principe. Bedrijven hoeven slechts één keer een verbinding met het netwerk te maken om met alle andere aangesloten organisaties te kunnen communiceren. Dat gebeurt via een zogenaamde access point, een dienstverlener die toegang biedt tot het beveiligde netwerk.

Wanneer een onderneming een elektronische factuur verstuurt, wordt deze via het gekozen access point naar het netwerk gestuurd. Het systeem bepaalt vervolgens automatisch via welk toegangspunt de ontvanger bereikbaar is. Hierdoor hoeft een verzender niet te weten welke software of infrastructuur de ontvanger gebruikt. Het netwerk zorgt ervoor dat de factuur correct wordt afgeleverd.

Dit principe kan worden vergeleken met telefonie: met een abonnement bij één provider kan men iedereen bellen, ongeacht bij welke provider de andere persoon is aangesloten.

De bouwstenen van het Peppol-netwerk

Het Peppol-netwerk is opgebouwd rond enkele belangrijke technische en organisatorische elementen. Een eerste component is de zogenaamde “gele gids”, een register waarin organisaties worden opgenomen die op het netwerk zijn aangesloten. In dit register worden onder meer identificatiegegevens opgeslagen, zoals het ondernemingsnummer of btw-nummer van een bedrijf.

Daarnaast spelen access points een centrale rol. Dit zijn de toegangspoorten tot het netwerk. Zonder zo’n toegangspunt kunnen organisaties geen elektronische documenten verzenden of ontvangen via Peppol. Veel boekhoud- en facturatiesoftwarepakketten hebben vandaag al een geïntegreerde koppeling met een access point, waardoor gebruikers automatisch toegang krijgen tot het netwerk.

Een derde belangrijk element is het documentformaat. Facturen binnen Peppol worden opgesteld volgens internationale standaarden, zoals het UBL-formaat. Dankzij deze standaardisatie kunnen systemen facturen automatisch herkennen en verwerken. Hierdoor wordt het mogelijk om administratieve processen verder te automatiseren.

Beheer van het Peppol-netwerk

Het beheer van het Peppol-netwerk gebeurt via een internationale organisatie, OpenPeppol. Deze vereniging brengt overheden, technologiebedrijven en andere stakeholders samen om de regels, standaarden en technische specificaties van het netwerk te beheren. De organisatie zorgt er ook voor dat de verschillende partijen binnen het netwerk op een uniforme manier samenwerken.

Peppol is opgebouwd rond verschillende lagen van interoperabiliteit. Zo zijn er organisatorische afspraken over de rollen van deelnemers, dienstverleners en autoriteiten. Daarnaast bestaan er juridische afspraken die ervoor zorgen dat de uitwisseling van documenten rechtszeker verloopt. Semantische standaarden beschrijven hoe documenten inhoudelijk moeten worden opgebouwd, terwijl technische specificaties bepalen hoe de gegevens veilig worden verzonden.