Na het harde werk is het tijd om een factuur op te stellen. Dat is nu eenmaal de eerste stap in de richting van een betaling. Of misschien had je wel al een betaling ontvangen? Ook dan zijn er een aantal verplichte vermeldingen die we op de factuur moeten aantreffen. En die verplichtingen leef je maar beter na, want de administratie strooit al snel met boetes.
Algemeen verplichte vermeldingen op de factuur
Op elke factuur aan een Belgische klant moet je een aantal verplichte vermeldingen opnemen. Zo moet het document duidelijk het woord ‘factuur’ bevatten, net zoals een volgnummer van de factuur en de datum ervan. Hiernaast moet de factuur ook jouw gegevens, de gegevens van de klant en de gegevens met betrekking tot het belastbare feit bevatten.
Eventueel voeg je daar ook een PO-nummer of een gestructureerde mededeling aan toe, hoewel dat niet verplicht is. Wat wel verplicht is, is het verwijzen naar voorgaande facturen indien voor eenzelfde handeling meerdere facturen werden opgemaakt. En ook de datum van het belastbare feit of van de ontvangst van (een deel van) de prijs, moet op de factuur worden vermeld.
Verplichte vermeldingen op de factuur: gegevens van jouw onderneming
De factuur moet de identiteit van jouw onderneming duidelijk maken. Het moet met andere woorden niet alleen jouw btw-nummer vermelden, maar ook de naam van jouw onderneming, het adres van de maatschappelijke zetel en het bankrekeningnummer. Indien het om een rechtspersoon gaat, moet je eveneens verwijzen naar de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waar de vennootschap haar zetel heeft. Dit is de befaamde RPR-vermelding.
Verplichte vermeldingen op de factuur: gegevens van jouw klant
Ook de identiteit van de tegenpartij moet vaststaan. Daarom neem je steeds de naam en het adres van de klant op. Indien de klant over een BTW-nummer beschikt, moet dit BTW-nummer eveneens op de factuur worden opgenomen.
Verplichte vermeldingen op de factuur: gegevens van de geleverde goederen of diensten
Hiernaast zijn er ook een aantal verplichte vermeldingen ten aanzien van de geleverde goederen en diensten. Zo moet het duidelijk zijn om welke goederen en diensten het gaat, waardoor een beschrijving moet worden opgenomen. Deze beschrijving moet voldoende gedetailleerd zijn om vast te stellen om welke goederen het gaat of wat de aard is van de verrichte handeling. Ook de hoeveelheid moet concreet op de factuur worden opgenomen, net zoals de eenheidsprijs.
Vervolgens moet de prijs zijn weergegeven, evenals het btw-tarief. Het percentage en het totaalbedrag van de verschuldigde btw, eventueel per tarief, moet eveneens op de factuur worden opgenomen. Afronden doe je met het totaalbedrag exclusief en inclusief btw. Dit alles uiteraard uitgedrukt in de passende munteenheid.
Bijzondere verplichte vermeldingen op de factuur
In sommige gevallen moeten er nog een aantal extra vermeldingen op de factuur worden opgenomen. Vaak zijn deze vermeldingen het gevolg van (het ontbreken van) btw-verplichtingen. Geval per geval zal moeten worden nagegaan of deze vermeldingen al dan niet moeten worden opgenomen.
BTW door medecontractant te betalen
Bij een intracommunautaire levering aan een afnemer met een eigen btw-nummer, zal de afnemer de btw in zijn eigen land moeten voldoen. In zo’n geval moet je dus geen btw vermelden op de factuur. Echter volstaat het niet om ‘0% btw’ te vermelden. De btw-administratie geeft immers aan dat je duidelijk moet vermelden waarom er geen btw wordt geheven. Daarom moet de factuur verplicht de vermelding ‘BTW verlegd’ bevatten. Ook bij werken in onroerende staat aan een BTW-plichtige klant, wordt deze vermelding op de factuur opgenomen.
Self-billing
In sommige gevallen zal je als klant zelf een factuur opstellen. Dan zal je ook zelf de btw aan de Schatkist doorstorten. Het systeem is enkel mogelijk indien de afnemer zelf een btw-plichtige is en dit moet voorafgaand ook door de partijen overeen zijn gekomen. Hiernaast moet de factuur verplicht de vermelding ‘Factuur uitgereikt door afnemer’ bevatten.
BTW-vrijstelling
Indien de btw-vrijstellingsregeling van toepassing is, dient dit concreet te worden aangegeven op de factuur. Dit met de vermelding: “Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk”. Maar ook bij andere vrijgestelde handelingen zoals de export van goederen buiten de EU (“Vrijgestelde handeling – Uitvoer”) specificeer je steeds waarom het om een vrijgestelde handeling gaat.
Toepassing margeregeling
Indien de margeregeling wordt toegepast bij de verkoop van gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten, moet een specifieke vermelding op de factuur worden opgenomen:
- “Bijzondere regeling – gebruikte goederen”
- “Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen”
- “Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten”
Duplicaatfacturen
Wanneer een klant vraagt om een dubbel van een factuur, bijvoorbeeld omdat het origineel verloren is gegaan, moet je nadrukkelijk vermelden dat het om een duplicaatfactuur gaat: “Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur”. Ook de datum van uitreiking en de handtekening van de uitreiker moeten op de duplicaatfactuur zijn opgenomen.
Creditnota
Indien er later correcties moeten worden uitgevoerd, zal je een creditnota moeten opstellen. Het is belangrijk dat de gevolgen voor de btw-aangifte duidelijk zijn. Daarom neem je de vermelding “Btw terug te storten aan de staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht” op. Uiteraard verwijs je ook naar de oorspronkelijke factuur en de oorspronkelijke factuurdatum.
Algemene voorwaarden
Je bent niet verplicht om algemene voorwaarden op te nemen. Indien je de achterzijde van de factuur echter met jouw algemene voorwaarden bedrukt, is het aangeraden om er op de voorkant van de factuur naar te verwijzen (“Op deze factuur zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, zoals weergegeven op de achterzijde”). Zo zijn jouw algemene voorwaarden ook tegenstelbaar.
Andere bijzondere vermeldingen
Weet tot slot dat er nog talloze andere situaties bestaan waarbij de administratie een aantal verplichte vermeldingen oplegt. Dit is onder het geval bij de verkoop van motorvoertuigen (opnemen specificaties motorvoertuig, bv. jaartal, model en cilinderinhoud) en bij facturen van reisbureaus (“Bijzondere regeling – Reisbureaus”).
Wat bij een overtreding?
In de eerste plaats kan je jezelf in de problemen brengen. Indien er geen bankrekeningnummer op de factuur werd aangebracht, kan de klant immers niet tot betalen overgaan. En zonder vervaldatum hoeft de klant zich al helemaal niet te haasten. Bovendien zijn jouw algemene voorwaarden misschien wel helemaal niet tegenstelbaar, met alle gevolgen van dien.
Hiernaast zal ook de administratie niet lachen met facturen die niet aan de vormvereisten voldoen. Het kan hierbij verschillende boetes opleggen:
- Bij een eerste overtreding: een boete van €50,- tot €500,-
- Bij een tweede overtreding: een boete van €125,- tot €1.250,-
- Alle volgende overtredingen: een boete van €250,- tot €5.000,-.
Indien de factuur wel aan de vormvereisten voldoet maar indien de gegevens niet correct zijn, riskeer je eveneens een geldboete:
- Er is geen sprake van fraude: een geldboete van 60%-100% van het gefactureerde bedrag;
- Er is sprake van fraude: de geldboete kan oplopen tot 200% van het gefactureerde bedrag.
