Een scholingsbeding geeft aan dat de werknemer zich gedurende een bepaalde tijd aan de werkgever verbindt, omdat de werknemer op kosten van de werkgever een opleiding kon volgen. Indien de werknemer daarop vervroegd opstapt, is de werknemer verplicht om een deel van de opleidingskosten aan de werkgever terug te betalen.

Zo’n scholingsbeding moet enerzijds de belangen van de werkgever bewaken. Het kan immers niet de bedoeling zijn dat een werkgever de opleiding van een werknemer bekostigt, om de werknemer vervolgens naar een concurrent te zien overstappen. Anderzijds mag het scholingsbeding de vrijheid van arbeid niet al te sterk beperken. Daarom zijn er strikte regels en beperkingen aan het scholingsbeding verbonden. Hieronder lees je aan welke voorwaarden het scholingsbeding moet voldoen.

Niet voor alle arbeidsovereenkomsten

Een scholingsbeding is enkel geldig voor arbeidsovereenkomsten die gesloten zijn voor onbepaalde duur. In arbeidsovereenkomsten voor bepaalde duur, kan het scholingsbeding dus nooit uitwerking hebben. Daarnaast kunnen bepaalde categorieën van werknemers door een sectorale cao worden uitgesloten. Indien dat het geval is, mogen ook die specifieke arbeidsovereenkomsten (ongeacht of het gaat om overeenkomsten van bepaalde of onbepaalde duur) geen scholingsbeding bevatten.

Vervolgens heeft de wetgever een jaarloongrens opgelegd. Het scholingsbeding is dan ook enkel geldig indien het jaarloon van de werknemer hoger is dan 34.819 euro (inkomstenjaar 2019). Voor het bepalen van de jaarloongrens dien je rekening te houden met het totale loonpakket, dus ook met pakweg bonussen of vakantietoeslagen. Indien het om een deeltijdse werknemer gaat, moet dit bedrag bovendien proportioneel worden toegepast.

Ten slotte heeft de wetgever een enkele uitzondering voorzien: de jaarloongrens is niet van toepassing indien het gaat om een opleiding voor een beroep dat op de lijst van knelpuntberoepen staat of op de lijst met moeilijk in te vullen functies van de Gewesten.

En niet voor alle vormingen

De wetgever legt uit dat niet alle vormingen in aanmerking komen voor de toepassing van het scholingsbeding. Zo moet de vorming in de eerste plaats de medewerker toelaten om nieuwe professionele competenties te verwerven die ook buiten de onderneming inzetbaar zijn. Indien de vorming bijvoorbeeld enkel betrekking heeft op specifieke softwaresystemen die enkel intern worden gebruikt, kan de factuur via een scholingsbeding niet naar de medewerkers worden verschoven. Ook met het woord ‘nieuw’ mag niet lichtzinnig worden omgesprongen, een loutere herhaalcursus volstaat dan ook niet.

Eveneens mag het niet gaan om een vorming opgelegd door een wettelijke of reglementaire bepaling om het beroep uit te oefenen. In dat geval is het enkel de werkgever die voor de kosten moet opdraaien. Anderzijds heeft men hier opnieuw een uitzondering voorzien, want deze beperking geldt niet indien het gaat om een opleiding voor een beroep dat op de lijst van knelpuntberoepen staat of op de lijst met moeilijk in te vullen functies van de Gewesten.

Vervolgens moet de (financiële) impact van de vorming voldoende groot zijn. De wetgever neemt immers aan dat beperkte vormingen of bijscholingen voor rekening van de werkgever zijn. Enkel voor vormingen met een grotere financiële impact is het dan ook mogelijk om een scholingsbeding op te stellen. Dit zal het geval zijn indien:

  • De vorming een duur van tachtig uur overschrijdt; of
  • De kostprijs van de vorming hoger is dan het dubbel van het GGMMI (gewaarborgd gemiddeld minimum maandinkomen). Sinds 2018 bedraagt het GGMMI 1.593,81 euro. De grens ligt hier met andere woorden op 187,62 euro.

Ten slotte maakt de wetgever ook duidelijk dat de werknemer steeds in het bezit moet blijven van diploma’s of certificaten die via de vorming of opleiding worden verkregen.

Het door de werknemer terug te betalen bedrag

Het bedrag dat de werknemer terug moet betalen moet degressief evolueren in functie van de looptijd van het beding. Hierbij hanteert men volgende drie grenzen:

  • Indien de werknemer tijdens het eerste derde van de overeengekomen periode vertrekt, moet de werknemer maximaal 80% van de vormingskost terugbetalen;
  • Indien de werknemer tussen 1/3de en 2/3de van de overeengekomen periode vertrekt, moet de werknemer maximaal 50% van de vormingskost terugbetalen;
  • Indien de werknemer na 2/3de van de overeengekomen periode vertrekt, moet de werknemer maximaal 20% van de vormingskost terugbetalen.

Ten slotte legt de wetgever ook een maximumgrens van 30% van het jaarloon van de werknemer op, ongeacht wanneer de werknemer vertrekt.

Vormvoorwaarden van het scholingsbeding

De wetgever verplicht het schriftelijk opstellen van het scholingsbeding. Bovendien moet dit scholingsbeding ten laatste op het moment van de aanvang van de opleiding zijn opgesteld, anders is het ongeldig. Ook moet het gaan om een individueel geschrift. Vervolgens moet dit geschrift verplicht een aantal vermeldingen bevatten:

  • Een omschrijving van de vorming;
  • De duur van de vorming;
  • De plaats waar de vorming wordt gegeven;
  • De kostprijs of raming van de vorming (enkel de reële kost, exclusief verplaatsingskosten, verloning en verblijfsonkosten);
  • De begindatum en de periode waarin het scholingsbeding kan worden toegepast (maximum drie jaar en het moet in verhouding staan met de duur en kost van de vorming). De begindatum valt, indien van toepassing, samen met de datum van de aflevering van een attest;
  • Het bedrag dat de werknemer terug moet betalen.

Wanneer is het scholingsbeding van toepassing?

Het scholingsbeding is zowel van toepassing wanneer de werknemer vrijwillig vertrekt als wanneer de werknemer om dringende redenen wordt ontslaan. Zo wordt voorkomen dat een werknemer zijn eigen ontslag bewerkstelligt om aan de toepassing van het scholingsbeding te ontsnappen.

Het scholingsbeding zal in een aantal gevallen geen uitwerking hebben:

  • Indien het ontslag plaatsvindt tijdens de eerste zes maanden van de arbeidsovereenkomst;
  • Indien het ontslag nadien plaatsvindt op initiatief van de werkgever, zonder dringende redenen;
  • Indien het ontslag nadien plaatsvindt op initiatief van de werknemer, behalve omwille van dringende redenen. Hiermee voorkomt men dat een werkgever een werknemer buitenpest om zo de vergoeding te claimen;
  • Wanneer het ontslag een gevolg is van een herstructurering.